
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Στο Outlook, επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες > Ρυθμίσεις λογαριασμού > Ρυθμίσεις λογαριασμού.
- μεταβείτε στο Φάκελος δεδομένων καρτέλα και επιλέξτε Προσθήκη. Στο Νέο αρχείο δεδομένων του Outlook πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε Αρχείο δεδομένων του Outlook και μετά επιλέξτε Εντάξει.
- Ονομάστε το αρχείο, επιλέξτε μια τοποθεσία για αυτό και επιλέξτε Εντάξει. Σύρετε και αποθέστε ολόκληρους φακέλους στο νέο φάκελο αρχειοθέτησης.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να διατηρήσετε μικρό το αρχείο PST αρχειοθετώντας το παλιό σας μήνυμα. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook για Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 και Outlook 2010.
Πώς να αρχειοθετήσετε την παλιά αλληλογραφία στο Outlook για να διατηρήσετε το αρχείο PST μικρό
Καθώς ο σωρός των μηνυμάτων που διατηρείτε στο Outlook αυξάνεται, έτσι, συνήθως, χρειάζεται ο χρόνος που χρειάζεται το Outlook για να κάνει ό, τι θέλετε να κάνει. Το όριο μεγέθους αρχείου PST εμφανίζεται. (Το αρχείο PST ή «Προσωπικοί φάκελοι» είναι το σημείο όπου το Outlook διατηρεί όλα τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων ημερολογίων, επαφών και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.) Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο παλαιών μηνυμάτων στο Outlook ξεχωριστό από το αρχείο PST που χρησιμοποιείτε καθημερινά:
-
Επιλέγω Αρχείο και επιλέξτε Πληροφορίες.
-
Επιλέγω Ρυθμίσεις λογαριασμού και επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού από το μενού. Θα ανοίξει το παράθυρο Ρυθμίσεις λογαριασμού.
-
Επίλεξε το Φάκελος δεδομένων αυτί.
-
Επιλέγω Προσθήκη. Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Νέο αρχείο δεδομένων Outlook.
-
Επιλέγω Αρχείο δεδομένων του Outlook και επιλέξτε Εντάξει.
-
Εισαγάγετε το όνομα για το αρχείο κάτω Ονομα αρχείου και επιλέξτε την τοποθεσία όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.
-
Επιλέγω Εντάξει και κλείστε το παράθυρο.
Μετακίνηση αλληλογραφίας στο αρχείο
Για να συμπληρώσετε το αρχείο PST που δημιουργήσατε πρόσφατα, σύρετε και αποθέστε ολόκληρους φακέλους στον ριζικό φάκελο που εμφανίζεται πρόσφατα κάτω Φάκελοι αλληλογραφίας. Αυτό είναι βολικό εάν έχετε ήδη ένα Αρχείο φάκελο που περιέχει, για παράδειγμα, όλα τα μηνύματα του περασμένου έτους. Απλώς ρίξτε το στο αρχείο PST. Εναλλακτικά, για την αρχειοθέτηση μεμονωμένων στοιχείων:
-
Κάντε δεξί κλικ στον ριζικό φάκελο που πήρε το όνομά του από το αρχείο PST κάτω Φάκελοι αλληλογραφίας.
-
Επιλέγω Νέος φάκελος από το μενού.
-
Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα φακέλου. Συγουρεύομαι Αντικείμενα αλληλογραφίας και ταχυδρομείου επιλέγεται κάτω από Ο φάκελος περιέχει αν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για αρχειοθέτηση άλλων στοιχείων, επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία.
-
Μεταφέρετε και αποθέστε μεμονωμένα ή ομάδες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον νέο φάκελο.
-
Για να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα που προηγούνται μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας σε ένα φάκελο (ή ένθετους φακέλους), επιλέξτε Αρχείο > Πληροφορίες.
-
Επιλέγω Εργαλεία και επιλέξτε Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.
-
Επιλέγω Αυτόματη αρχειοθέτηση από το μενού που έχει εμφανιστεί.
Κλείστε το αρχείο αρχείων PST
Αφού αρχειοθετήσετε όλα τα στοιχεία, μπορείτε να κλείσετε το αρχείο PST στο Outlook:
-
Κάντε δεξί κλικ στον ριζικό φάκελο του αρχείου σας PST κάτω Φάκελοι αλληλογραφίας.
-
Επιλέγω Κλείσε «___» από το μενού.
Πρόσβαση σε αλληλογραφία από ένα αρχείο κλειστού αρχείου PST
Για να ανακτήσετε μηνύματα από ένα αρχείο PST που έχετε κλείσει:
-
Επίλεξε το Αρχείο καρτέλα και επιλέξτε Άνοιγμα & εξαγωγή.
-
Επιλέγω Ανοίξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook.
-
Το αρχείο PST και οι φάκελοί του θα εμφανίζονται κάτω Φάκελοι αλληλογραφίας, έτοιμος για δράση.
Ένα μικρό αρχείο PST είναι ένα γρήγορο αρχείο PST
Πληρώνει για να διατηρήσετε το μέγεθος του κύριου αρχείου PST μικρό και διαχειρίσιμο. Μπορείτε να κάνετε το Outlook να κάνει μερικά από αυτά χρησιμοποιώντας το AutoArchive ή να διαιρέσετε τα μηνύματά σας μεταξύ περισσότερων αρχείων PST, τα οποία μπορεί να είναι ανώδυνα και γρήγορα.