Saltar al contenido

Δημιουργία βάσης δεδομένων πρόσβασης στο Microsoft 365

22 de abril de 2021

Η Microsoft Access – μέρος της σουίτας γραφείου του Microsoft 365 – προσφέρει μια ισχυρή σχεσιακή βάση δεδομένων επιτραπέζιων υπολογιστών που δεν χρειάζεται διακομιστή για να εκτελεστεί. Οι βάσεις δεδομένων πρόσβασης λειτουργούν από ένα σταθερό αρχείο στον σκληρό σας δίσκο ή σε κοινόχρηστο δίκτυο και προσφέρει εξελιγμένα εργαλεία για τη δημιουργία πινάκων, ερωτημάτων, φορμών και αναφορών.

Έναρξη και σημαντικοί όροι στην πρόσβαση

Εκκινήστε τη Microsoft Access. Από το Δημιουργώ στοιχείο μενού, επιλέξτε Τραπέζι. Ένας πίνακας είναι η βασική μονάδα αποθήκευσης σε μια βάση δεδομένων. Μέσα σε ένα αντικείμενο όπως ένας πίνακας, οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε συνδυασμούς χαρακτηριστικών / τιμών. Ακολουθούν ορισμένοι σημαντικοί όροι που πρέπει να γνωρίζετε κατά τη χρήση της Access:

  • Πεδία: Στοιχεία δεδομένων σε έναν πίνακα που αντιστοιχεί σε στήλες.
  • Βάση δεδομένων: Μια βάση δεδομένων είναι μια σειρά καλά καθορισμένων αντικειμένων που συνδέεστε με σχέσεις.
  • Μορφή: Ένα γραφικό front-end στο οποίο εισάγετε πληροφορίες σε έναν πίνακα.
  • Ερωτήματα: ΕΝΑ ερώτηση αποστάζει κάποιο υποσύνολο ενός ή περισσότερων πινάκων για να φτάσει σε ένα μοναδικό σύνολο πληροφοριών on-the-fly.
  • Εγγραφές: Στοιχεία δεδομένων σε έναν πίνακα που αντιστοιχεί σε σειρές.
  • Αναφορές: Τα περιεχόμενα ενός πίνακα ή τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος. Οι αναφορές είναι εκτυπώσιμες περιλήψεις πληροφοριών.
  • Πίνακες: Δομημένες, καλά καθορισμένες συλλογές χαρακτηριστικών. Η οργάνωση ενός πίνακα προέρχεται από πεδία (στήλες) και εγγραφές (σειρές).

Το μενού Δημιουργία

Σχέσεις αντικειμένων στην πρόσβαση

Όλοι οι πίνακες σχετίζονται μεταξύ τους μέσω μιας σειράς σχέσεις. Η Microsoft Access είναι ένα σχεσιακό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, που σημαίνει ότι επιβάλλει κανόνες που διέπουν τον τρόπο με τον οποίο τα δεδομένα σε έναν πίνακα σχετίζονται με δεδομένα σε έναν άλλο πίνακα.

πρόσβαση στις σχέσεις

Πώς να χρησιμοποιήσετε φόρμες στην Access

Χρησιμοποιήστε μια φόρμα για να διευκολύνετε την ομαλή εισαγωγή εγγραφών στη βάση δεδομένων. Οι φόρμες είναι εργαλεία γραφικών βελτιστοποιημένα για την υποστήριξη εισαγωγής δεδομένων. Αντί να προσθέτουν πληροφορίες στον πίνακα απευθείας, οι χρήστες θα τις εισαγάγουν σε μια φόρμα, η οποία θα είναι πιο εύκολη στην πλοήγηση και την ανάγνωση.

Ερωτήματα στην Access

Τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος δεν ταιριάζουν απόλυτα με τα αποτελέσματα ενός πίνακα. Αντ ‘αυτού, ένα ερώτημα αντλείται από έναν ή περισσότερους πίνακες χρησιμοποιώντας σύνθετους κανόνες φιλτραρίσματος και ταξινόμησης για να επιστρέψει ένα αποτέλεσμα τύπου πίνακα που τροφοδοτεί μια αναφορά ή ένα δομημένο αρχείο εξαγωγής.

Αναφορές στην Access

Χρησιμοποιήστε μια αναφορά για να λάβετε τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος ή τα περιεχόμενα ενός πίνακα και να δημιουργήσετε μια αναγνώσιμη έκδοση που μπορείτε εύκολα να εκτυπώσετε ή να μοιραστείτε σε μια οθόνη. Οι αναφορές συνοψίζουν το σύνολο ή μέρος των περιεχομένων ενός πίνακα.

Ειδικές πηγές δεδομένων στην πρόσβαση

Η Microsoft Access είναι ένα εργαλείο αναφοράς διεπαφής που αντλεί δεδομένα από δοκιμαστικά αρχεία, υπολογιστικά φύλλα Excel, βάσεις δεδομένων SQL ή Azure, Microsoft Outlook ή δεκάδες άλλες πηγές πληροφοριών. Με την εισαγωγή συνδεδεμένων πινάκων ή εισαγόμενων πηγών δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access ως εργαλείο ερωτημάτων και πράκτορας αναφοράς. Η πρόσβαση υποστηρίζει επίσης τη δημοσίευση αναφορών και δεδομένων σε άλλες βάσεις δεδομένων και την πλατφόρμα Microsoft SharePoint.

Μορφές εξόδου στην Access

Ως επί το πλείστον, οι πληροφορίες σε μια βάση δεδομένων της Access παραμένουν εντός αυτής. Ωστόσο, τα ερωτήματα και οι αναφορές εξάγονται καθαρά από τη βάση δεδομένων σε μορφές Excel, απλού κειμένου, XML, PDF ή XPS. Επιπλέον, η Access τροφοδοτεί λίστες διανομής Microsoft Outlook και Microsoft Word.