Δημιουργία και χρήση προτύπων email στο Outlook

Σε αυτό το άρθρο

Όταν στέλνετε συχνά πολύ παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποθηκεύστε ένα από αυτά τα μηνύματα ως πρότυπο μηνύματος πρώτα στο Outlook. Στη συνέχεια, αντί να δημιουργήσετε το email από την αρχή, ξεκινήστε με ένα πρότυπο και προσαρμόστε το ώστε να ταιριάζει στον παραλήπτη του email σας. Θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί στις εργασίες email σας. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007. και το Outlook για Microsoft 365.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο email (για νέα μηνύματα) στο Outlook

Για να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ως πρότυπο στο Outlook:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα email. Επιλέγω Σπίτι > Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμαή πατήστε Ctrl + Ν.

2. Εισαγάγετε ένα θέμα εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα για το πρότυπο μηνυμάτων σας.

   

   Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο email χωρίς προεπιλεγμένο θέμα στο Outlook.

3. Εισαγάγετε κείμενο, εικόνες και άλλα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στο πρότυπο μηνύματος email.

   

   Καταργήστε τις υπογραφές εάν ρυθμίσετε το Outlook για να προσθέσετε μια υπογραφή αυτόματα κατά τη δημιουργία ενός νέου μηνύματος.

4. Μόλις ρυθμίσετε το πρότυπο email σας, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως. Στο Outlook 2007, επιλέξτε Γραφείο Κουμπί > Αποθήκευση ως.

   

5. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου.

6. Επίλεξε το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook (* .oft). Στο Outlook 2007, επιλέξτε το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπο του Outlook.

   

7. Επιλέγω Σώσει.

8. Κλείστε το αρχικό email.

Συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο στο Outlook

Για να γράψετε ένα νέο μήνυμα (δείτε παρακάτω για απαντήσεις) χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο μηνύματος στο Outlook:

1. Επίλεξε το Σπίτι και στη συνέχεια επιλέξτε Νέα αντικείμενα > Περισσότερα είδη > Επιλέξτε Φόρμα. Στο Outlook 2007, επιλέξτε Εργαλεία > Έντυπα > Επιλέξτε Φόρμα.

   

2. Στο Επιλέξτε Φόρμα πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε το Κοίτα μέσα αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων.

   

3. Επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

   

4. Επιλέγω Ανοιξε.

Δημιουργήστε ένα απλό πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για γρήγορες απαντήσεις στο Outlook

Για να ρυθμίσετε ένα πρότυπο για απαντήσεις στο Outlook:

1. Επίλεξε το Σπίτι αυτί.

2. Στο Γρήγορα βήματα ομάδα, επιλέξτε Δημιουργία νέου.

   

3. Στο Ονομα πλαίσιο κειμένου, εισαγάγετε ένα περιγραφικό όνομα για το πρότυπο απάντησης.

   

4. Επίλεξε το Επιλέξτε μια δράση αναπτυσσόμενο βέλος.

   

5. Στο Απαντώ ενότητα, επιλέξτε Απάντηση.

   

   Για να ρυθμίσετε ένα απλό πρότυπο για νέα μηνύματα που περιλαμβάνουν έναν προεπιλεγμένο παραλήπτη, επιλέξτε Νέο μήνυμα.

6. Επιλέγω Εμφάνιση επιλογών.

   

7. Στο Κείμενο πλαίσιο κειμένου, εισαγάγετε το μήνυμα για την απάντησή σας. Συμπεριλάβετε μια υπογραφή.

8. Επίλεξε το Σημασια αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Κανονικός για να βγείτε η απάντησή σας με κανονική σημασία ανεξάρτητα από το επίπεδο του αρχικού μηνύματος.

   

9. Προαιρετικά, επιλέξτε Αυτόματη αποστολή μετά από καθυστέρηση 1 λεπτού. Το μήνυμα μεταβαίνει αυτόματα στα Εξερχόμενα και παραμένει στα Εξερχόμενα για 1 λεπτό. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, μπορείτε να το διαγράψετε ή να κάνετε μια επεξεργασία.

   

10. Για να προσθέσετε περαιτέρω ενέργειες, επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας. Για παράδειγμα, προσθέστε μια ενέργεια για να μετακινήσετε το αρχικό μήνυμα στο φάκελο αρχειοθέτησής σας ή προσθέστε μια ενέργεια για να την κατηγοριοποιήσετε με ένα χρώμα για να προσδιορίσετε τα μηνύματα που έλαβαν μια απάντηση στο boilerplate

    

11. Για να προσθέσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου για την ενέργεια, επιλέξτε το Πλήκτρο συντόμευσης αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια συντόμευση.

    

12. Επιλέγω Σώσει. Στο Outlook 2019, επιλέξτε Φινίρισμα.

Απάντηση σε email γρήγορα χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης στο Outlook

Για να στείλετε μια απάντηση με ένα προκαθορισμένο πρότυπο γρήγορου βήματος:

1. Επιλέξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε. Ανοίξτε το μήνυμα στο παράθυρο ανάγνωσης ή σε ξεχωριστό παράθυρο.

2. Εάν το μήνυμα εμφανίζεται στο παράθυρο ανάγνωσης, επιλέξτε το Σπίτι αυτί. Εάν το μήνυμα εμφανίζεται σε ξεχωριστό παράθυρο, επιλέξτε το Μήνυμα αυτί.

   

3. Στο Γρήγορα βήματα ομάδα, επιλέξτε το γρήγορο βήμα του προτύπου απάντησης. Εάν ορίσατε μια συντόμευση πληκτρολογίου για την ενέργεια, πατήστε τα αντίστοιχα πλήκτρα πληκτρολογίου.

   

4. Πραγματοποιήστε αλλαγές στο email, όπως απαιτείται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Στείλετε.