Διαχείριση δεδομένων στο Excel με βάσεις δεδομένων, πίνακες, εγγραφές και πεδία

Το Excel δεν διαθέτει δυνατότητες διαχείρισης δεδομένων σχεσιακών προγραμμάτων βάσεων δεδομένων, όπως SQL Server και Microsoft Access. Αυτό που μπορεί να κάνει, ωστόσο, είναι μια απλή βάση δεδομένων που πληροί τις απαιτήσεις διαχείρισης δεδομένων. Στο Excel, τα δεδομένα οργανώνονται χρησιμοποιώντας τις γραμμές και τις στήλες σε ένα φύλλο εργασίας. Η λειτουργία πίνακα διευκολύνει την εισαγωγή, επεξεργασία και χειρισμό δεδομένων. Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για τις εκδόσεις Excel 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Microsoft 365.

Όροι βάσης δεδομένων: Εγγραφές και πεδία

Η βάση δεδομένων είναι μια συλλογή σχετικών πληροφοριών που αποθηκεύονται σε ένα ή περισσότερα αρχεία υπολογιστή. Συχνά τα δεδομένα οργανώνονται σε πίνακες με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν εύκολα να ενημερώνονται, να ταξινομούνται, να διορθώνονται και να φιλτράρονται. Μια απλή βάση δεδομένων, όπως το Excel, περιέχει όλες τις πληροφορίες για ένα θέμα σε έναν μόνο πίνακα. Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων, από την άλλη πλευρά, αποτελούνται από πολλούς πίνακες με κάθε έναν να περιέχει πληροφορίες για διαφορετικά αλλά συναφή θέματα.

Εγγραφές

Στην ορολογία της βάσης δεδομένων, α Ρεκόρ διατηρεί όλες τις πληροφορίες ή τα δεδομένα για ένα συγκεκριμένο αντικείμενο στη βάση δεδομένων. Στο Excel, κάθε κελί σε ένα φύλλο εργασίας περιέχει ένα στοιχείο πληροφοριών ή τιμής.

Πεδία

Κάθε στοιχείο πληροφοριών σε μια εγγραφή βάσης δεδομένων, όπως ένας αριθμός τηλεφώνου ή ένας αριθμός οδού, αναφέρεται ως πεδίο. Στο Excel, τα μεμονωμένα κελιά ενός φύλλου εργασίας χρησιμεύουν ως πεδία, αφού κάθε κελί μπορεί να περιέχει ένα μόνο κομμάτι πληροφοριών σχετικά με ένα αντικείμενο.

Ονόματα πεδίων

Είναι ζωτικής σημασίας να οργανώσετε μια βάση δεδομένων έτσι ώστε να μπορείτε να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα για να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες. Η προσθήκη επικεφαλίδων στηλών, γνωστών ως ονομάτων πεδίων, διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων με την ίδια σειρά για κάθε εγγραφή.

Δείγμα βάσης δεδομένων

Στην παραπάνω εικόνα, κάθε μαθητής έχει μια ξεχωριστή σειρά στον πίνακα που περιέχει όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με αυτούς. Κάθε κελί στη σειρά είναι ένα πεδίο που περιέχει ένα κομμάτι πληροφοριών. Τα ονόματα πεδίων στη γραμμή κεφαλίδας διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα παραμένουν οργανωμένα διατηρώντας όλα τα δεδομένα σε ένα συγκεκριμένο θέμα, όπως όνομα ή ηλικία, στην ίδια στήλη για όλους τους μαθητές.

Εργαλεία διαχείρισης δεδομένων του Excel

Επιπλέον, η Microsoft διαθέτει πολλά εργαλεία δεδομένων για να διευκολύνει την εργασία με τεράστιες ποσότητες δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε πίνακες του Excel και να τη διατηρεί σε καλή κατάσταση.

Χρήση μιας φόρμας για εγγραφές

Ένα από αυτά τα εργαλεία είναι η φόρμα δεδομένων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να βρείτε, να επεξεργαστείτε, να εισαγάγετε ή να διαγράψετε εγγραφές, σε πίνακες που περιέχουν έως και 32 πεδία ή στήλες. Η προεπιλεγμένη φόρμα περιλαμβάνει μια λίστα ονομάτων πεδίων με τη σειρά που είναι διατεταγμένα στον πίνακα, για να διασφαλιστεί ότι οι χρήστες εισάγουν σωστά εγγραφές. Δίπλα σε κάθε πεδίο υπάρχει ένα πλαίσιο κειμένου για εισαγωγή ή επεξεργασία των επιμέρους πεδίων δεδομένων. Ενώ είναι δυνατή η δημιουργία προσαρμοσμένων φορμών, η δημιουργία και η χρήση της προεπιλεγμένης φόρμας είναι συχνά αυτό που χρειάζεται

Κατάργηση διπλότυπων εγγραφών δεδομένων

Ένα κοινό πρόβλημα με όλες τις βάσεις δεδομένων είναι τα σφάλματα δεδομένων. Εκτός από τα απλά ορθογραφικά λάθη ή τα πεδία δεδομένων που λείπουν, οι διπλές εγγραφές δεδομένων μπορεί να ανησυχούν καθώς ο πίνακας δεδομένων αυξάνεται σε μέγεθος. Ένα άλλο από τα εργαλεία δεδομένων του Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κατάργηση αυτών των διπλών εγγραφών – είτε ακριβών είτε μερικών αντιγράφων.

Ταξινόμηση δεδομένων στο Excel

Ταξινόμηση σημαίνει αναδιοργάνωση δεδομένων σύμφωνα με μια συγκεκριμένη ιδιότητα, όπως η ταξινόμηση ενός πίνακα αλφαβητικά με επώνυμα ή χρονολογικά από τα παλαιότερα έως τα νεότερα. Οι επιλογές ταξινόμησης του Excel περιλαμβάνουν ταξινόμηση κατά ένα ή περισσότερα πεδία, προσαρμοσμένη ταξινόμηση, όπως κατά ημερομηνία ή ώρα και ταξινόμηση κατά σειρές που καθιστούν δυνατή την αναδιάταξη των πεδίων σε έναν πίνακα.