Εκτελέστε συγχώνευση αλληλογραφίας Microsoft Word από το Excel

Τι να ξέρετε

Αρχικά, οργανώστε τα δεδομένα σε ένα φύλλο Excel.
Στη συνέχεια, στο Word, επιλέξτε ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας > επιλέξτε τύπο. ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Επιλέξτε παραλήπτες > Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα > Ανοίξτε το φύλλο.
Τέλος, συγχωνεύστε πεδία στο Word μεταβαίνοντας στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου. Διαλέξτε ένα πεδίο και πατήστε Εισάγετε.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στα Microsoft Word και Excel για να συνδυάσετε κείμενο από ένα έγγραφο του Word με ένα έγγραφο προέλευσης δεδομένων, όπως ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για τα Word για Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 και Word 2010.

Προετοιμάστε τα δεδομένα για συγχώνευση αλληλογραφίας

Η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας Word λειτουργεί απρόσκοπτα με δεδομένα από το Excel. Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε μια πηγή δεδομένων στο Word, οι επιλογές για τη χρήση αυτών των δεδομένων είναι περιορισμένες. Εάν έχετε δεδομένα λίστας αλληλογραφίας σε ένα υπολογιστικό φύλλο, δεν είναι απαραίτητο να πληκτρολογήσετε ξανά τις πληροφορίες στην πηγή δεδομένων του Word. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας του Excel σε μια λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας Word χωρίς καμία ειδική προετοιμασία. Ωστόσο, για να αποφύγετε σφάλματα στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας, είναι καλή ιδέα να οργανώσετε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο. Βεβαιωθείτε ότι τυχόν αλλαγές που θα κάνετε στο υπολογιστικό φύλλο έχουν ολοκληρωθεί πριν ξεκινήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μόλις ξεκινήσει η συγχώνευση, η πραγματοποίηση τυχόν αλλαγών μπορεί να προκαλέσει σφάλματα με τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Οργανώστε τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου

Οργανώστε τα δεδομένα της λίστας αλληλογραφίας του Excel σε σειρές και στήλες. Σκεφτείτε κάθε σειρά ως μία εγγραφή και κάθε στήλη ως πεδίο που θα εισαγάγετε στο έγγραφό σας.

Βάλτε όλα τα δεδομένα σε ένα φύλλο: Τα δεδομένα της λίστας αλληλογραφίας που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας πρέπει να βρίσκονται σε ένα φύλλο. Εάν απλώνεται σε πολλά φύλλα, συνδυάστε τα φύλλα ή εκτελέστε πολλές συγχωνεύσεις αλληλογραφίας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι τα φύλλα έχουν ονομαστεί σαφώς, καθώς πρέπει να επιλέξετε αυτό που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να μπορείτε να το δείτε.
Δημιουργήστε μια γραμμή κεφαλίδας: Δημιουργήστε μια γραμμή κεφαλίδας για το φύλλο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια σειρά κεφαλίδας είναι μια σειρά που περιέχει ετικέτες που προσδιορίζουν τα δεδομένα στα κελιά κάτω από αυτήν. Για να διευκολύνετε το Excel να κάνει διάκριση μεταξύ δεδομένων και ετικετών, χρησιμοποιήστε έντονο κείμενο, περιγράμματα κελιού και σκίαση κελιών που είναι μοναδικά στη γραμμή κεφαλίδας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες που επιλέγετε ταιριάζουν με τα ονόματα των πεδίων συγχώνευσης, κάτι που θα το κάνει επίσης λιγότερο πιθανό να προκύψουν σφάλματα.
Μορφοποιήστε σωστά τα αριθμητικά δεδομένα: Βεβαιωθείτε ότι πράγματα όπως αριθμοί οδών και ταχυδρομικοί κώδικες έχουν τη σωστή μορφή για τον τρόπο που θα πρέπει να εμφανίζονται μόλις ολοκληρωθεί η συγχώνευση αλληλογραφίας. Η εσφαλμένη μορφοποίηση αριθμών μπορεί να προκαλέσει σφάλματα στη συγχώνευση.

Τρόπος καθορισμού της λίστας παραληπτών συγχώνευσης αλληλογραφίας

Δείτε πώς μπορείτε να συσχετίσετε το έτοιμο φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει τη λίστα αλληλογραφίας σας με το έγγραφο του Word:

Στο Word ανοίξτε το έγγραφο που θα χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Αυτό μπορεί να είναι ένα νέο έγγραφο ή ένα υπάρχον έγγραφο. Επιλέγω ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
Επιλέξτε το είδος της συγχώνευσης που θέλετε να εκτελέσετε. Οι επιλογές σας είναι
- Γράμματα
- Μηνύματα email
- Φάκελοι
- Γράμματα
- Ευρετήριο
Εάν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Για αυτό το παράδειγμα, θα ακολουθήσουμε τα βήματα για να δημιουργήσουμε μια συγχώνευση αλληλογραφίας με μη αυτόματο τρόπο.
Στη συνέχεια, πηγαίνετε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα και επιλέξτε Επιλέξτε παραλήπτες > Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα.
Μεταβείτε και επιλέξτε το αρχείο Excel που προετοιμάσατε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ανοιξε.
Εάν σας ζητήσει το Word, επιλέξτε Φύλλο1 $ > Εντάξει. Εάν το Excel έχει κεφαλίδες στηλών, επιλέξτε το Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών πλαίσιο ελέγχου.

Δημιουργία ή επεξεργασία του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας

Με το υπολογιστικό φύλλο Excel που είναι συνδεδεμένο στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας που δημιουργείτε στο Word, ήρθε η ώρα να επεξεργαστείτε το έγγραφο του Word. Δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε αλλαγές στην πηγή δεδομένων σας στο Excel αυτήν τη στιγμή. Για να πραγματοποιήσετε αλλαγές στα δεδομένα, κλείστε το έγγραφο στο Word πριν ανοίξετε την πηγή δεδομένων στο Excel.

Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίων στο έγγραφό σας

Στο Word, επιλέξτε ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Εισαγωγή συγχώνευσης πεδίου για να τραβήξετε πληροφορίες από το υπολογιστικό φύλλο στο έγγραφο. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να προσθέσετε (όνομα, επώνυμο, πόλη, πολιτεία ή άλλο) και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εισάγετε.

Προβολή εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας

Το Word δεν μεταφέρει μορφοποίηση από την πηγή δεδομένων κατά την εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης σε ένα έγγραφο. Εάν θέλετε να εφαρμόσετε μορφοποίηση όπως πλάγια γράμματα, έντονη γραφή ή υπογράμμιση, κάντε το στο Word. Κατά την προβολή του εγγράφου με πεδία, επιλέξτε τα διπλά βέλη και στις δύο πλευρές του πεδίου όπου θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Κατά την προβολή των συγχωνευμένων δεδομένων στο έγγραφο, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να αλλάξετε. Τυχόν αλλαγές μορφοποίησης πραγματοποιούνται σε όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα, όχι μόνο το έγγραφο συγχώνευσης στο οποίο το αλλάξατε.

Προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων

Για προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων, μεταβείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Αποτελέσματα προεπισκόπησης. Αυτό το κουμπί λειτουργεί σαν διακόπτης εναλλαγής, οπότε αν θέλετε να επιστρέψετε στην προβολή μόνο των πεδίων και όχι των δεδομένων που περιέχουν, πατήστε ξανά. Περιηγηθείτε στα συγχωνευμένα έγγραφα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά στην καρτέλα Mailings. Είναι, από αριστερά προς τα δεξιά: Πρώτη εγγραφή, Προηγούμενη εγγραφή, Μετάβαση στην εγγραφή, Επόμενη εγγραφή, και Τελευταία εγγραφή.

Προτού συγχωνεύσετε τα έγγραφα, κάντε προεπισκόπηση όλων ή όσο μπορείτε, για να επιβεβαιώσετε ότι όλα συγχωνεύτηκαν σωστά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στη στίξη και το διάστημα γύρω από τα συγχωνευμένα δεδομένα.

Οριστικοποιήστε το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας

Όταν είστε έτοιμοι να συγχωνεύσετε τα έγγραφα, έχετε δύο επιλογές:

Εκτύπωση εγγράφων: Συγχώνευση των εγγράφων στον εκτυπωτή. Εάν ορίσετε αυτήν την επιλογή, τα έγγραφα αποστέλλονται στον εκτυπωτή χωρίς καμία τροποποίηση. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Τέλος και συγχώνευση > Εκτύπωση εγγράφων.
Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων: Εάν πρέπει να εξατομικεύσετε μερικά ή όλα τα έγγραφα (μια εναλλακτική λύση είναι να προσθέσετε ένα πεδίο σημείωσης στην πηγή δεδομένων για εξατομικευμένες σημειώσεις) ή να κάνετε άλλες αλλαγές πριν από την εκτύπωση, επεξεργαστείτε κάθε μεμονωμένο έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ > Τέλος και συγχώνευση > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων.

Όποια μέθοδο κι αν επιλέξετε, σας παρουσιάζεται ένα πλαίσιο διαλόγου όπου μπορείτε να πείτε στο Word να συγχωνεύσει όλες τις εγγραφές, την τρέχουσα εγγραφή ή μια σειρά εγγραφών. Επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε να εκτυπώσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εντάξει. Εάν θέλετε να συγχωνεύσετε ένα εύρος, εισαγάγετε τον αριθμό έναρξης και τον τελικό αριθμό για τις εγγραφές που θέλετε να συμπεριλάβετε στη συγχώνευση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εντάξει.