Επικόλληση συνδέσμων για δεδομένα, γραφήματα και τύπους σε Excel, Word, PowerPoint

Σε αυτό το άρθρο

Παρόλο που είναι δυνατή η αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από ένα αρχείο Excel σε άλλο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ δύο αρχείων ή βιβλίων εργασίας. Όταν δημιουργείτε μια σύνδεση μεταξύ αρχείων, τα αντιγραμμένα δεδομένα ενημερώνονται όταν αλλάζουν τα αρχικά δεδομένα. Είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ ενός γραφήματος που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και ενός αρχείου Microsoft Word ή διαφάνειας PowerPoint. Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Word, το Excel και το PowerPoint στο Office 2019, 2016, 2013, 2010. Microsoft 365 και Office για Mac.

Επικόλληση συνδέσμων μεταξύ αρχείων Excel και Word

Όταν τα δεδομένα από ένα αρχείο Excel συνδέονται με ένα έγγραφο του Word, τα δεδομένα επικολλούνται στο έγγραφο ως πίνακας. Ο πίνακας μπορεί στη συνέχεια να μορφοποιηθεί χρησιμοποιώντας τις δυνατότητες μορφοποίησης του Word. Αυτός ο σύνδεσμος δημιουργείται χρησιμοποιώντας την επιλογή Επικόλληση συνδέσμου. Για πράξεις σύνδεσης επικόλλησης, το αρχείο που περιέχει τα αρχικά δεδομένα είναι γνωστό ως αρχείο προέλευσης και το δεύτερο αρχείο ή βιβλίο εργασίας που περιέχει τον τύπο συνδέσμου είναι το αρχείο προορισμού.

Συνδέστε μεμονωμένα κελιά στο Excel με έναν τύπο

Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν σύνδεσμοι μεταξύ μεμονωμένων κελιών σε ξεχωριστά βιβλία εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας έναν τύπο. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο για να δημιουργήσετε έναν ζωντανό σύνδεσμο για τύπους ή δεδομένα, αλλά λειτουργεί μόνο για μεμονωμένα κελιά.

1. Επιλέξτε το κελί στο βιβλίο εργασίας προορισμού όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα.

2. Πατήστε το σύμβολο ίσου ( = ) στο πληκτρολόγιο για να ξεκινήσετε τον τύπο.

3. Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας προέλευσης και επιλέξτε το κελί που περιέχει τα προς σύνδεση δεδομένα.

4. Τύπος Εισαγω. Το Excel επιστρέφει στο αρχείο προορισμού. Τα συνδεδεμένα δεδομένα εμφανίζονται στο επιλεγμένο κελί.

   

5. Επιλέξτε τα συνδεδεμένα δεδομένα για να εμφανιστεί ο τύπος συνδέσμου στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.

Επικόλληση επιλογών συνδέσμου σε Word και Excel

Κατά την επικόλληση ενός συνδέσμου για δεδομένα, το Word σάς επιτρέπει να επιλέξετε εάν θα μορφοποιήσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες ρυθμίσεις είτε για τα αρχεία προέλευσης ή προορισμού. Το Excel δεν προσφέρει αυτές τις επιλογές. Το Excel εφαρμόζει αυτόματα τις τρέχουσες ρυθμίσεις μορφοποίησης στο αρχείο προορισμού.

Σύνδεση δεδομένων μεταξύ Word και Excel

Για τη σύνδεση δεδομένων μεταξύ του Word και του Excel:

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που περιέχει τα προς σύνδεση δεδομένα (το αρχείο προέλευσης).

2. Ανοίξτε το αρχείο προορισμού. Αυτό μπορεί να είναι είτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel είτε ένα έγγραφο του Word.

3. Στο αρχείο προέλευσης, επισημάνετε τα δεδομένα που θα αντιγραφούν.

4. Στο αρχείο προέλευσης, επιλέξτε Σπίτι > αντίγραφο. Τα επιλεγμένα δεδομένα περιβάλλονται από μια διακεκομμένη γραμμή.

   

5. Στο αρχείο προορισμού, επιλέξτε τη θέση όπου θα εμφανίζονται τα συνδεδεμένα δεδομένα. Στο Excel, επιλέξτε το κελί που θα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία των επικολλημένων δεδομένων.

6. Παω σε Σπίτι και επιλέξτε το Επικόλληση αναπτυσσόμενο βέλος για να εμφανιστεί μια λίστα με Επιλογές επικόλλησης.

   

7. ΔΙΑΛΕΞΕ ΕΝΑ Σύνδεσμος επιλογή. Τα συνδεδεμένα δεδομένα εμφανίζονται στο αρχείο προορισμού.

Εάν και τα δύο αρχεία είναι ανοιχτά όταν τα δεδομένα ενημερώνονται στο αρχείο προέλευσης, το αρχείο προορισμού ενημερώνεται αμέσως. Εάν το αρχείο προορισμού είναι κλειστό όταν αλλάξουν τα δεδομένα προέλευσης, τα δεδομένα στα κελιά προορισμού ενημερώνονται την επόμενη φορά που θα ανοίξει το αρχείο. Εάν το αρχείο προέλευσης είναι κλειστό κατά το άνοιγμα του αρχείου προορισμού, ενδέχεται να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης για να υποδείξει ότι το έγγραφο περιέχει συνδέσμους προς εξωτερικά αρχεία. Θα σας ζητηθεί Εκσυγχρονίζω ή Να μην γίνει ενημέρωση τους συνδέσμους.

Δείτε τον τύπο συνδέσμου στο Excel

Ο τύπος συνδέσμου εμφανίζεται διαφορετικά σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel:

• Εάν επιλέξετε τα συνδεδεμένα δεδομένα στο αρχείο προορισμού, ένας τύπος όπως =[Book1]Φύλλο1! Α1 εμφανίζεται στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.
• Στο Excel 2007, ο τύπος σύνδεσης εμφανίζεται ως {= Excel.Sheet.12 | Book1! ‘! Sheet1! R1C1’} στη γραμμή τύπων.

Στον τύπο του 2007, η απόλυτη αναφορά κελιού γράφεται στο στυλ R1C1, που σημαίνει τη στήλη 1 της γραμμής 1 και το οποίο είναι ισοδύναμο με το πιο κοινό στυλ αναφοράς κελιού SAS1. Και στους δύο τύπους, Βιβλίο1 υποδεικνύει το όνομα του αρχείου προέλευσης.

Προβολή πληροφοριών συνδέσμου στο Microsoft Word

Για να προβάλετε πληροφορίες σχετικά με τα συνδεδεμένα δεδομένα (όπως το αρχείο προέλευσης, τα συνδεδεμένα δεδομένα και τη μέθοδο ενημέρωσης) στο Word:

1. Κάντε δεξί κλικ στα συνδεδεμένα δεδομένα για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος.

2. Επιλέγω Αντικείμενο συνδεδεμένου φύλλου εργασίας > Συνδέσεις για να ανοίξετε το Συνδέσεις κουτί διαλόγου.

   

3. Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας σύνδεσμοι στο τρέχον έγγραφο, όλοι οι σύνδεσμοι παρατίθενται στο παράθυρο στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου. Επιλέξτε έναν σύνδεσμο για να εμφανίσετε πληροφορίες σχετικά με αυτόν τον σύνδεσμο κάτω από το παράθυρο.

Επικολλήστε έναν σύνδεσμο μεταξύ ενός γραφήματος Excel και του PowerPoint ή του Word

Εκτός από τη δημιουργία συνδέσμου για δεδομένα κειμένου ή τύπους, είναι επίσης δυνατό να χρησιμοποιήσετε το Paste Link για να συνδέσετε ένα γράφημα που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με ένα αντίγραφο σε ένα δεύτερο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο για να συνδέσετε ένα γράφημα του Excel σε ένα αρχείο PowerPoint ή Word. Μόλις συνδεθούν, οι αλλαγές στα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης αντικατοπτρίζονται τόσο στο αρχικό γράφημα όσο και στο αντίγραφο που βρίσκεται στο αρχείο προορισμού.

Επιλέξτε Μορφοποίηση πηγής ή προορισμού

Όταν επικολλάτε έναν σύνδεσμο μεταξύ γραφημάτων, το PowerPoint, το Word και το Excel σάς επιτρέπουν να επιλέξετε εάν θα μορφοποιήσετε το συνδεδεμένο γράφημα χρησιμοποιώντας το τρέχον θέμα μορφοποίησης είτε για τα αρχεία προέλευσης ή προορισμού.

Σύνδεση γραφημάτων στο Excel και το PowerPoint

Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει τον τρόπο σύνδεσης μεταξύ ενός γραφήματος σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel (το αρχείο προέλευσης) και μιας διαφάνειας σε μια παρουσίαση του PowerPoint (το αρχείο προορισμού).

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το γράφημα προς αντιγραφή.

2. Ανοίξτε το αρχείο παρουσίασης προορισμού.

3. Στο βιβλίο εργασίας του Excel, επιλέξτε το γράφημα.

4. Στο Excel, επιλέξτε Σπίτι > αντίγραφο.

   

5. Στο PowerPoint, επιλέξτε τη διαφάνεια όπου θα εμφανίζεται το συνδεδεμένο γράφημα.

6. Στο PowerPoint, επιλέξτε το Επικόλληση αναπτυσσόμενο βέλος για να εμφανιστεί μια λίστα επιλογών.

7. Επιλέξτε είτε Χρησιμοποιήστε το θέμα προορισμού ή Διατήρηση μορφοποίησης πηγής για να επικολλήσετε το συνδεδεμένο γράφημα στο PowerPoint.

Εάν τα δύο αρχεία που περιέχουν τα συνδεδεμένα γραφήματα είναι και τα δύο ανοιχτά, οι αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης ενημερώνονται αμέσως και στα δύο γραφήματα. Όταν ανοίγετε μια παρουσίαση του PowerPoint που περιέχει συνδεδεμένα δεδομένα, ενδέχεται να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης για να υποδείξει μια πιθανή ανησυχία για την ασφάλεια. Θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να ενημερώσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα.