
Εάν είστε σχετικά νέος χρήστης του Excel και υπολογιστικών φύλλων, ενδέχεται να μην γνωρίζετε τον σκοπό όλων στην οθόνη. Οι πιθανότητες είναι ότι θα βρείτε απλούστερους ή πιο αποτελεσματικούς τρόπους εργασίας με τα υπολογιστικά φύλλα σας μόλις μάθετε περισσότερα σχετικά με τη διεπαφή και τα κόλπα της. Ακολουθεί μια γρήγορη ματιά στα τμήματα του Excel. Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013. Excel για Microsoft 365 και Excel Online.
Στοιχεία οθόνης Excel
Η οθόνη του Excel είναι γεμάτη με δυνατότητες. Αφού μάθετε ποια είναι η κάθε ενότητα, θα δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα επαγγελματικής εμφάνισης σε χρόνο μηδέν. Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το Excel και ξεκινάτε με ένα κενό φύλλο εργασίας, αυτό θα δείτε:
Στο πάνω μέρος της οθόνης, θα βρείτε την κορδέλα που περιέχει όλες τις εντολές, τους τύπους και τις λειτουργίες που θα χρειαστείτε για να δημιουργήσετε έντονα υπολογιστικά φύλλα. Το κύριο μέρος της οθόνης είναι το φύλλο εργασίας όπου θα εισαγάγετε, θα επεξεργαστείτε και θα αναλύσετε τα δεδομένα σας. Αυτά είναι τα άλλα μέρη της οθόνης του Excel που θα χρησιμοποιείτε κατά τη δημιουργία φύλλων εργασίας:
Ενεργό κελί
Το ενεργό κελί αναγνωρίζεται από το πράσινο περίγραμμά του. Τα δεδομένα εισάγονται πάντα στο ενεργό κελί. Τα διαφορετικά κελιά ενεργοποιούνται όταν τα επιλέγετε.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να επιλέξετε κελιά. Η μέθοδος που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από τη συσκευή που χρησιμοποιείτε και τις προτιμήσεις σας. Εδώ είναι οι διαφορετικοί τρόποι για να επιλέξετε ένα κελί και να το ενεργοποιήσετε:
- Κάντε κλικ σε ένα κελί με το ποντίκι.
- Πατήστε ένα κελί με το δάχτυλό σας ή τη γραφίδα.
- Πατήστε τα πλήκτρα βέλους στο πληκτρολόγιο για να μετακινηθείτε στο κελί.
Τα κελιά είναι το ίδρυμα του Excel
Τα κελιά είναι τα ορθογώνια κουτιά που βρίσκονται στην κεντρική περιοχή ενός φύλλου εργασίας. Τα κελιά περιέχουν ετικέτες, δεδομένα και τύπους. Για να κάνουν τα δεδομένα του φύλλου εργασίας να ξεχωρίζουν, τα κελιά μπορούν να μορφοποιηθούν για να αλλάξουν το κείμενο ή να προσθέσουν ένα χρώμα πλήρωσης. Τα κελιά μπορεί επίσης να περιέχουν διαγράμματα και εικόνες που εξηγούν τα δεδομένα κελιού.
Ορισμένες σημαντικές σημειώσεις που πρέπει να γνωρίζετε για τα κελιά περιλαμβάνουν:
- Τα δεδομένα που εισάγονται σε ένα φύλλο εργασίας αποθηκεύονται σε ένα κελί. Κάθε κελί διατηρεί μόνο ένα κομμάτι δεδομένων κάθε φορά.
- Ένα κελί είναι το σημείο τομής μιας κατακόρυφης στήλης και μιας οριζόντιας γραμμής.
- Κάθε κελί στο φύλλο εργασίας αναγνωρίζεται από μια αναφορά κελιού, η οποία είναι ένας συνδυασμός γραμμάτων και αριθμών όπως A1, F456 ή AA34.
Γράμματα στήλης
Οι στήλες εκτελούνται κάθετα σε ένα φύλλο εργασίας και κάθε μία αναγνωρίζεται από ένα γράμμα στην κεφαλίδα της στήλης, όπως τα A, B, C και D.
Formula Bar
Η γραμμή τύπων βρίσκεται πάνω από το φύλλο εργασίας και εμφανίζει τα περιεχόμενα του ενεργού κελιού. Η Φόρμουλα χρησιμοποιείται επίσης για την εισαγωγή ή επεξεργασία δεδομένων και τύπων.
Πλαίσιο ονόματος
Το πλαίσιο ονόματος βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής τύπων. Το πλαίσιο ονόματος εμφανίζει την αναφορά κελιού ή το όνομα του ενεργού κελιού. Στην παραπάνω εικόνα, το κελί G2 είναι το ενεργό κελί.
Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης
Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης προσθέτει εντολές που χρησιμοποιούνται συχνά στο πάνω μέρος της οθόνης του Excel. Κάντε την εργασία σας πιο γρήγορη προσθέτοντας εντολές στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης αντί να αναζητήσετε τις καρτέλες για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Για να βρείτε αυτές τις συχνά χρησιμοποιούμενες εντολές, επιλέξτε το Προσαρμογή γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης κάτω βελάκι.
Ταινία
Η κορδέλα είναι η λωρίδα κουμπιών και εικονιδίων που βρίσκονται πάνω από το φύλλο εργασίας. Όταν κάνετε κλικ, αυτά τα κουμπιά και τα εικονίδια ενεργοποιούν τις διάφορες δυνατότητες του προγράμματος. Για πρώτη φορά στο Excel 2007, η κορδέλα αντικατέστησε τα μενού και τις γραμμές εργαλείων που βρέθηκαν στο Excel 2003 και σε παλαιότερες εκδόσεις.
Καρτέλες με κορδέλα
Οι καρτέλες Ribbon αποτελούν μέρος του μενού οριζόντιας κορδέλας που περιέχει συνδέσμους προς διάφορες δυνατότητες του προγράμματος. Κάθε καρτέλα – όπως Αρχική σελίδα, Διάταξη σελίδας και Τύποι – περιέχει μια σειρά σχετικών λειτουργιών και επιλογών που ενεργοποιούνται κάνοντας κλικ στο κατάλληλο εικονίδιο.
Η καρτέλα Αρχείο
Η καρτέλα Αρχείο εισήχθη στο Excel 2010, αντικαθιστώντας το κουμπί του Office 2007 του Excel και λειτουργεί διαφορετικά από τις άλλες καρτέλες. Αντί να εμφανίζει επιλογές στην οριζόντια κορδέλα, το Η καρτέλα Αρχείο ανοίγει μια διαφορετική οθόνη.
Δείτε τι θα βρείτε στην καρτέλα Αρχείο:
- Στοιχεία που σχετίζονται με τη διαχείριση αρχείων και εγγράφων, όπως άνοιγμα νέων ή υπαρχόντων αρχείων φύλλου εργασίας, αποθήκευση και εκτύπωση.
- Το στοιχείο Επιλογές αλλάζει την εμφάνιση του προγράμματος. Από εδώ, θα επιλέξετε ποια στοιχεία οθόνης θα εμφανίζονται, όπως γραμμές κύλισης και γραμμές πλέγματος. Περιέχει επίσης επιλογές που ενεργοποιούν έναν αριθμό ρυθμίσεων, όπως τον αυτόματο υπολογισμό των αρχείων φύλλου εργασίας και την επιλογή των γλωσσών που θα χρησιμοποιηθούν για ορθογραφικό έλεγχο και γραμματική.
Αριθμοί σειράς
Οι σειρές εκτελούνται οριζόντια σε ένα φύλλο εργασίας και αναγνωρίζονται από έναν αριθμό στην κεφαλίδα σειράς.
Καρτέλες φύλλων
Ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel ανοίγει με ένα φύλλο εργασίας, αλλά τα βιβλία εργασίας μπορούν να περιέχουν πολλά φύλλα εργασίας. Κάθε φύλλο εργασίας έχει τη δική του καρτέλα στο κάτω μέρος της οθόνης. Η καρτέλα Φύλλο εμφανίζει το όνομα του φύλλου εργασίας, όπως το Φύλλο1 ή το Φύλλο2.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές όταν εργάζεστε με φύλλα εργασίας:
- Προσθέστε φύλλα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel για να διατηρήσετε ξεχωριστά τα σύνολα δεδομένων. Επιλέγω Νέο φύλλο που βρίσκεται δίπλα στις καρτέλες Φύλλο. Εάν προτιμάτε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, πατήστε είτε Shift + F11 ή Alt + Shift + F1 για να προσθέσετε ένα νέο φύλλο εργασίας στα αριστερά του επιλεγμένου φύλλου.
- Μετονομάστε ένα φύλλο εργασίας ή αλλάξτε το χρώμα της καρτέλας για να διευκολύνετε την παρακολούθηση των δεδομένων σε μεγάλα αρχεία υπολογιστικών φύλλων.
- Εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας για να βρείτε τα δεδομένα που χρειάζεστε. Επιλέξτε την καρτέλα του φύλλου στο οποίο θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση. Εάν προτιμάτε να χρησιμοποιείτε συντομεύσεις πληκτρολογίου, πατήστε Ctrl + PgUp ή Ctrl + PgDn για εναλλαγή μεταξύ φύλλων εργασίας.
Γραμμή κατάστασης
Η Γραμμή κατάστασης, η οποία εκτελείται οριζόντια στο κάτω μέρος της οθόνης, μπορεί να προσαρμοστεί ώστε να εμφανίζει διάφορες επιλογές, οι περισσότερες από τις οποίες εμφανίζουν πληροφορίες σχετικά με το τρέχον φύλλο εργασίας, τα δεδομένα που περιέχει το φύλλο εργασίας και το πληκτρολόγιο. Οι πληροφορίες πληκτρολογίου περιλαμβάνουν εάν τα πλήκτρα Caps Lock, Scroll Lock και Num Lock είναι ενεργοποιημένα ή απενεργοποιημένα.
Ρυθμιστικό ζουμ
Στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης του Excel, το ρυθμιστικό ζουμ αλλάζει τη μεγέθυνση ενός φύλλου εργασίας όταν σύρετε το πλαίσιο ολίσθησης εμπρός και πίσω ή επιλέγετε Σμίκρυνση ή Μεγέθυνση βρίσκεται στα δύο άκρα του ρυθμιστικού.