Οργάνωση και εύρεση δεδομένων με συγκεντρωτικούς πίνακες Excel

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες στο Excel είναι ένα ευέλικτο εργαλείο αναφοράς που διευκολύνει την εξαγωγή πληροφοριών από μεγάλους πίνακες δεδομένων χωρίς τη χρήση τύπων. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι εξαιρετικά φιλικοί προς το χρήστη. Μετακινούν, ή περιστρέφουν, πεδία δεδομένων από τη μία τοποθεσία στην άλλη, έτσι ώστε τα δεδομένα να μπορούν να εξεταστούν με διάφορους τρόπους. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. και Excel για Mac.

Εισαγάγετε τα δεδομένα του συγκεντρωτικού πίνακα

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός συγκεντρωτικού πίνακα είναι να εισαγάγετε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας. Για να ακολουθήσετε αυτό το σεμινάριο, εισαγάγετε τα δεδομένα που εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα.

Λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία:

• Απαιτούνται τουλάχιστον τρεις στήλες δεδομένων για τη δημιουργία ενός συγκεντρωτικού πίνακα.
• Είναι σημαντικό να εισαγάγετε τα δεδομένα σωστά. Τα λάθη που προκαλούνται από λανθασμένη εισαγωγή δεδομένων είναι η πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων.
• Μην αφήνετε κενές γραμμές ή στήλες κατά την εισαγωγή των δεδομένων. Αυτό δεν περιλαμβάνει αφήνοντας μια κενή σειρά μεταξύ των επικεφαλίδων στηλών και της πρώτης σειράς δεδομένων.

Δημιουργήστε τον συγκεντρωτικό πίνακα

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα χρησιμοποιώντας τα δεδομένα εκμάθησης:

1. Επισημάνετε τα κελιά Α2 προς την Δ12.

2. Επιλέγω Εισάγετε.

3. Στην ομάδα Πίνακες, επιλέξτε Συγκεντρωτικός πίνακας για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα.

4. Επιλέγω Υφιστάμενο φύλλο εργασίας για τη θέση του συγκεντρωτικού πίνακα.

5. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πλαίσιο κειμένου Τοποθεσία.

6. Επιλέξτε κελί Δ15 στο φύλλο εργασίας για να εισαγάγετε αυτήν την αναφορά κελιού στη γραμμή τοποθεσίας.

7. Επιλέγω Εντάξει.

Ένας κενός συγκεντρωτικός πίνακας εμφανίζεται στο φύλλο εργασίας με την επάνω αριστερή γωνία του συγκεντρωτικού πίνακα στο κελί D15. Ο πίνακας Συγκεντρωτικών πινάκων ανοίγει στη δεξιά πλευρά του παραθύρου του Excel.

Στο επάνω μέρος του πίνακα Συγκεντρωτικών πινάκων είναι τα ονόματα πεδίων (επικεφαλίδες στήλης) από τον πίνακα δεδομένων. Οι περιοχές δεδομένων στο κάτω μέρος του πίνακα συνδέονται με τον συγκεντρωτικό πίνακα.

Προσθήκη δεδομένων στον συγκεντρωτικό πίνακα

Οι περιοχές δεδομένων στα Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα Ο πίνακας συνδέεται με τις αντίστοιχες περιοχές του συγκεντρωτικού πίνακα. Καθώς προσθέτετε τα ονόματα των πεδίων στις περιοχές δεδομένων, τα δεδομένα προστίθενται στον συγκεντρωτικό πίνακα. Ανάλογα με τα πεδία που τοποθετούνται σε ποια περιοχή δεδομένων, λαμβάνονται διαφορετικά αποτελέσματα. Έχετε δύο επιλογές όσον αφορά την προσθήκη δεδομένων στον συγκεντρωτικό πίνακα:

• Σύρετε τα ονόματα των πεδίων από τον πίνακα Συγκεντρωτικών πινάκων και αποθέστε τα στον συγκεντρωτικό πίνακα στο φύλλο εργασίας.
• Σύρετε τα ονόματα των πεδίων στο κάτω μέρος του πίνακα Συγκεντρωτικών πινάκων και αποθέστε τα στις περιοχές δεδομένων.

Σύρετε τα ακόλουθα ονόματα πεδίων στις περιοχές δεδομένων που σημειώθηκαν:

• Συνολικές πωλήσεις στην περιοχή Φίλτρα.
• Περιοχή στην περιοχή Στήλες.
• Αντιπρόσωπος Πωλήσεων στην περιοχή Rows.
• Παραγγελίες στην περιοχή Τιμές.

Φιλτράρετε τα δεδομένα του συγκεντρωτικού πίνακα

Ο συγκεντρωτικός πίνακας διαθέτει ενσωματωμένα εργαλεία φιλτραρίσματος που βελτιστοποιούν τα αποτελέσματα που εμφανίζονται στον συγκεντρωτικό πίνακα. Το φιλτράρισμα δεδομένων περιλαμβάνει τη χρήση συγκεκριμένων κριτηρίων για τον περιορισμό των δεδομένων που εμφανίζονται από τον συγκεντρωτικό πίνακα.

1. Επιλέξτε το κάτω βέλος Ετικέτες στήλης στον συγκεντρωτικό πίνακα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα του φίλτρου.

2. Αφαιρέστε το σημάδι επιλογής δίπλα στο Select All για να αφαιρέσετε το σημάδι επιλογής από όλα τα πλαίσια της λίστας.

3. Τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα δυτικά και Βόρειος.

4. Επιλέγω Εντάξει.

Ο συγκεντρωτικός πίνακας δείχνει τα σύνολα παραγγελιών για τους αντιπροσώπους πωλήσεων που λειτουργούν στις περιοχές της Δύσης και του Βορρά.

Αλλάξτε τα δεδομένα του συγκεντρωτικού πίνακα

Για να αλλάξετε τα αποτελέσματα που εμφανίζονται στον συγκεντρωτικό πίνακα:

1. Αναδιάταξη του συγκεντρωτικού πίνακα σύροντας τα πεδία δεδομένων από τη μία περιοχή δεδομένων στην άλλη στα Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα πίνακας.

   Εάν κλείσατε το παράθυρο Συγκεντρωτικών πινάκων, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στον συγκεντρωτικό πίνακα και επιλέξτε Αναλύει > Λίστα πεδίων.

2. Εφαρμόστε το φιλτράρισμα για να λάβετε τα επιθυμητά αποτελέσματα.