Πώς να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα στο Excel

Εάν είστε στη διαδικασία σχεδιασμού ενός έργου ή ακόμα και απλώς καταγραφής συμβάντων, η εκμάθηση πώς να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα στο Excel μπορεί να είναι τεράστια βοήθεια. Ένα χρονοδιάγραμμα μπορεί να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα πάντα, από σημαντικά ορόσημα, έως μικρότερα, πιο λεπτομερή συμβάντα κατά τη διάρκεια του χρονοδιαγράμματος που προσπαθείτε να παρακολουθήσετε. Ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος και ένας ελαφρώς πιο εμπλεκόμενος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα στο Excel. Οι πληροφορίες σε αυτό το σεμινάριο ισχύουν για τα Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 και Excel για Mac.

Δημιουργήστε ένα έξυπνο γραφικό Timeline Excel

Το Excel διαθέτει ένα προκαταρκτικό γραφικό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα στο Excel. Αυτό το γραφικό είναι μέρος της συλλογής SmartArt του Excel και είναι πολύ εύκολο στη χρήση. Το χρονοδιάγραμμα SmartArt είναι μια απλή μέθοδος δημιουργίας ενός γενικού χρονοδιαγράμματος που μπορείτε να εισαγάγετε οπουδήποτε σε ένα φύλλο Excel. Ωστόσο, δεν σας επιτρέπει να επισημάνετε δυναμικά κάθε σημείο χρησιμοποιώντας ένα εύρος στο φύλλο εργασίας σας. Πρέπει να εισαγάγετε χειροκίνητα την ετικέτα για κάθε σημείο χρόνου. Εξαιτίας αυτού, τα χρονοδιαγράμματα SmartArt είναι τα καλύτερα για συντομότερα χρονοδιαγράμματα. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί μόνο με το Excel 2019 ή το Excel 365.

1. Για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα SmartArt, επιλέξτε Εισάγετε από το μενού και στο Εικόνες επιλέξτε ομάδα Εξυπνη τέχνη.

2. Στο Επιλέξτε ένα γραφικό SmartArt παράθυρο, επιλέξτε Επεξεργάζομαι, διαδικασία από το αριστερό παράθυρο. Θα δείτε δύο επιλογές χρονοδιαγράμματος. Βασικό χρονοδιάγραμμα και Χρονοδιάγραμμα έμφασης κύκλου. Το βασικό χρονοδιάγραμμα είναι καλύτερο για ένα παραδοσιακό χρονοδιάγραμμα μιας γραμμής με το οποίο είναι εξοικειωμένοι οι περισσότεροι. Το χρονοδιάγραμμα Circle Accent εμφανίζει κύκλους για κάθε εργασία που οργανώνεται στη σειρά. Αυτή η επιλογή προσφέρει ένα πιο μοναδικό στυλ για το χρονολόγιό σας. Επιλέξτε μία από αυτές τις επιλογές και μετά επιλέξτε Εντάξει.

   

3. Στο πλαίσιο κειμένου που λέει Πληκτρολόγησε το κείμενό σου εδώ, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια ετικέτα για κάθε σημείο στο χρονολόγιο. Αυτή είναι μια χειροκίνητη διαδικασία, επομένως είναι καλύτερο για μικρότερα χρονοδιαγράμματα χωρίς πάρα πολλά στοιχεία.

   

4. Όταν επιλέγετε οποιοδήποτε κελί στο υπολογιστικό φύλλο, το παράθυρο εισαγωγής θα εξαφανιστεί. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το χρονοδιάγραμμα ανά πάσα στιγμή στο μέλλον με πρόσθετες καταχωρίσεις επιλέγοντας το και επαναλαμβάνοντας την παραπάνω διαδικασία.

   

Τα χρονοδιαγράμματα SmartArt στο Excel είναι ιδανικά για τη δημιουργία πολύ γρήγορων, μικρών χρονοδιαγραμμάτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση απλών έργων ή οποιουδήποτε σχεδίου που περιλαμβάνει περιορισμένο αριθμό συμβάντων. Ωστόσο, εάν διαχειρίζεστε ένα μεγαλύτερο έργο με μια μεγάλη λίστα εργασιών ή εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel, το χρονοδιάγραμμα Scatter Plot που περιγράφεται παρακάτω μπορεί να είναι μια καλύτερη επιλογή.

Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα του Excel από ένα Scatter Plot

Εάν έχετε παλαιότερη έκδοση του Excel, δεν είστε τυχεροί. Υπάρχει μια προηγμένη μέθοδος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μετατρέψετε τα διαγράμματα διασποράς σε καλά μορφοποιημένα χρονοδιαγράμματα. Το Scatter Plot in excel σας επιτρέπει να σχεδιάσετε κουκκίδες με διαδοχική σειρά σε ένα γράφημα. Εξαιτίας αυτού, αποτελεί την ιδανική πλατφόρμα για να παραγγείλετε αντικείμενα σε ευθεία γραμμή, οργανωμένη κατά ημερομηνία. Με τη σωστή μορφοποίηση του διαγράμματος διασποράς, μπορείτε να το μετατρέψετε σε ένα χρήσιμο γραφικό χρονοδιάγραμμα που αλλάζει δυναμικά με βάση τις εργασίες και τις ημερομηνίες στο αρχικό υπολογιστικό φύλλο του έργου σας. Αυτή η διαδικασία διαρκεί λίγο περισσότερο χρόνο από την παραπάνω επιλογή χρονικού πλαισίου, αλλά στο τέλος μπορείτε να την προσαρμόσετε καλύτερα ώστε να ταιριάζει στους σκοπούς σας. Αυτή η μέθοδος δημιουργίας χρονοδιαγράμματος από ένα διάγραμμα διασποράς λειτουργεί εάν χρησιμοποιείτε οποιαδήποτε έκδοση του Excel νεότερη από το Excel 2007.

1. Οποιοδήποτε έργο χρειάζεται ένα καλό χρονοδιάγραμμα, αλλά προτού μπορέσετε να οπτικοποιήσετε ένα χρονοδιάγραμμα, πρέπει να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει κάθε βήμα στο έργο καθώς και τις ημερομηνίες λήξης. Για να ξεκινήσετε, είναι επίσης καλή ιδέα να δημιουργήσετε μια στήλη «Ορόσημο» και να αξιολογήσετε τη σημασία κάθε ορόσημου σε κλίμακα από 1 έως 4. Αυτή η κλίμακα μπορεί να αλλάξει αργότερα ως τρόπος για την καλύτερη οπτικοποίηση του χρονοδιαγράμματος (δείτε παρακάτω).

   

2. Αυτή η μέθοδος δημιουργίας ενός οπτικού χρονοδιαγράμματος περιλαμβάνει τον μετασχηματισμό ενός Scatter Plot. Έτσι, για να ξεκινήσετε, επισημάνετε ολόκληρο τον πίνακα που έχετε επιλέξει. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Εισάγετε μενού και επιλέξτε Διάγραμμα διασποράς από το Διαγράμματα ομάδα.

   

3. Στη συνέχεια, επιλέξτε συγκεκριμένα δεδομένα για το χρονοδιάγραμμα κάνοντας δεξί κλικ στο γράφημα και επιλέγοντας Επιλέξτε Δεδομένα.

   

4. Στο Legend Entries (Σειρά) παράθυρο, επιλέξτε Επεξεργασία.

   

5. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο Επιλέξτε τιμές X και στη συνέχεια επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη που περιέχει τις ημερομηνίες λήξης της εργασίας σας καθ ‘όλη τη διάρκεια του έργου. Αυτό θα χρησιμοποιήσει τις μεμονωμένες ημερομηνίες λήξης για κουκκίδες στο χρονοδιάγραμμα.

6. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Επιλέξτε τιμές Y πεδίο και επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη που περιέχει τις βαθμολογίες ορόσημο εργασίας σας για κάθε στοιχείο εργασίας. Αυτά θα καθορίσουν το ύψος κάθε σημείου στο χρονοδιάγραμμα. Επιλέγω Εντάξει όταν τελειώσετε.

   

7. Σε αυτό το σημείο έχετε ένα αρκετά καλό χρονοδιάγραμμα, ωστόσο υπάρχει ακόμη πρόσθετη μορφοποίηση που πρέπει να κάνετε για να κάνετε τις ημερομηνίες και τις εργασίες να εμφανίζουν πιο ξεκάθαρα.

   

8. Επίλεξε το + εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία του γραφήματος για να ανοίξετε το Στοιχεία γραφήματος πλαίσιο διαλόγου. Αποεπιλογή Τίτλος γραφήματος και Γραμμές πλέγματος για να δώσετε στο χρονοδιάγραμμα μια πιο καθαρή εμφάνιση.

   

9. Στη συνέχεια, επιλέξτε το βέλος δίπλα Άξονεςκαι αποεπιλέξτε Πρωτοβάθμια κάθετη για να αφαιρέσετε τις ετικέτες κάθετου άξονα από το χρονοδιάγραμμα. Αυτό μετατρέπει το χρονοδιάγραμμα σε μια οριζόντια γραμμή με ημερομηνίες και μεμονωμένες εργασίες που αντιπροσωπεύονται ως τελείες με ύψος που ορίζεται από την τιμή ορόσημων για αυτήν την εργασία.

   

10. Ακόμα μέσα Στοιχεία γραφήματος, επιλέξτε Γραμμές σφάλματος για να ενεργοποιήσετε τις γραμμές πολλαπλών σφαλμάτων για κάθε σημείο. Αυτές οι γραμμές θα μετατραπούν σε κάθετες γραμμές για κάθε στοιχείο εργασίας στο χρονολόγιό σας. Αλλά για να δημιουργήσετε αυτές τις κάθετες γραμμές, πρέπει να διαμορφώσετε ξανά τον τρόπο εμφάνισης των γραμμών σφάλματος.

    

11. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στον κάτω άξονα του γραφήματος και επιλέξτε Μορφή άξονα.

    

12. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα Επιλογές άξονα και επιλέξτε το Γραμμές σφάλματος X επιλογή.

    

13. Σε αυτές τις επιλογές, επιλέξτε Χωρίς γραμμή. Αυτό θα αφαιρέσει την οριζόντια γραμμή από καθένα από τα σημεία του χρονοδιαγράμματος και θα παραμείνει μόνο η κατακόρυφη γραμμή.

    

14. Στη συνέχεια, θα θέλετε η κατακόρυφη γραμμή να φτάνει μόνο σε κάθε σημείο χρονικής γραμμής, αλλά όχι υψηλότερο. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να επεξεργαστείτε τις γραμμές σφάλματος Y. Κάντε δεξί κλικ στον κάτω άξονα στο γράφημα και επιλέξτε Μορφή άξονα. Επιλέγω Επιλογές άξονα και επιλέξτε το Γραμμές σφάλματος Y από την αναπτυσσόμενη λίστα.

    

15. Επιλέξτε το εικονίδιο ραβδόγραμμα και αλλάξτε το Κατεύθυνση επιλογή σε Μείον. Υπό Ποσό σφάλματος, επιλέξτε Ποσοστόκαι αλλάξτε το πεδίο σε 100%. Αυτές οι αλλαγές θα κάνουν την κατακόρυφη γραμμή να σταματά στο σημείο του χρόνου. Θα τεντώσει επίσης την κατακόρυφη «γραμμή σφάλματος» από τον άξονα μέχρι το σημείο.

    

16. Τώρα το χρονοδιάγραμμά σας μοιάζει με αυτό που ακολουθεί, με τα σημεία χρόνου να απλώνονται και να τοποθετούνται κατά ημερομηνία, με μια κατακόρυφη γραμμή που εκτείνεται από αυτήν την ημερομηνία εργασίας μέχρι το ίδιο το χρονικό σημείο.

    

17. Ωστόσο, κάθε σημείο χρόνου δεν είναι πολύ περιγραφικό. Εμφανίζει απλώς την τιμή ορόσημο που έχετε δώσει κάθε σημείο. Αντ ‘αυτού, θα θελήσετε να επισημάνετε κάθε σημείο με το όνομα της εργασίας.

    

18. Για να το κάνετε αυτό, επιστρέψτε στο αναπτυσσόμενο μενού Επιλογές άξονα και επιλέξτε Ετικέτες δεδομένων.

    

19. Θα δείτε ένα πλαίσιο Data Label Range να εμφανίζεται. Επίλεξε το Εύρος ετικετών δεδομένων πεδίο και στη συνέχεια επιλέξτε το εύρος των κελιών με τις περιγραφές εργασιών. Επιλέγω Εντάξει να τελειώσω.

    

20. Τώρα, θα δείτε ότι όλες οι περιγραφές εργασιών εμφανίζονται ως ετικέτες δεδομένων για κάθε σημείο. Όπως μπορείτε να δείτε, ενώ αυτό καθιστά κάθε σημείο πιο περιγραφικό, δημιουργεί επίσης λίγο ακαταστασία για το χρονολόγιό σας.

    

21. Ξεκινάτε να το διορθώνετε τροποποιώντας την τιμή ορόσημο για κάθε στοιχείο εργασίας. Καθώς προσαρμόζετε το ορόσημο, θα αυξάνεται ή θα μειώνεται το ύψος αυτού του σημείου στο χρονοδιάγραμμα.

    

22. Παρόλο που αυτό κάνει καλή δουλειά στην οργάνωση του χρονοδιαγράμματος, ενδέχεται να μην μπορείτε να διανείμετε τα σημεία χρονικής γραμμής αρκετά μακριά ώστε το χρονοδιάγραμμα να είναι καθαρό. Ανοιξε το Επιλογές άξονα ξανά και επιλέξτε το εικονίδιο του ραβδόγραμμα. Υπό Όρια, προσαρμόστε το Ελάχιστο και Ανώτατο όριο πεδία. Αύξηση Ελάχιστο θα μετακινήσει το πρώτο ορόσημο πιο κοντά στην αριστερή άκρη του χρονοδιαγράμματος. Χαμηλώνοντας Ανώτατο όριο θα μετακινήσει το τελευταίο ορόσημο στη δεξιά άκρη του χρονολογίου σας.

    

23. Μόλις ολοκληρώσετε όλες αυτές τις προσαρμογές, το χρονοδιάγραμμά σας θα πρέπει να είναι καλά οργανωμένο, με άφθονο χώρο για κάθε ετικέτα εργασίας. Τώρα έχετε ένα χρονοδιάγραμμα που εμφανίζει με σαφήνεια το συνολικό χρονοδιάγραμμα του έργου και την ημερομηνία κάθε ορόσημου από την αρχή έως το τέλος.

    

24. Όπως μπορείτε να δείτε, η χρήση του διασκορπισμένου διαγράμματος απαιτεί λίγο περισσότερη προσπάθεια για να σχεδιάσει ένα ενημερωτικό χρονοδιάγραμμα, αλλά στο τέλος η προσπάθεια οδηγεί σε ένα καλά σχεδιασμένο χρονοδιάγραμμα που όλοι θα εκτιμήσουν.