Ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε πολλά αρχεία μέσω email είναι να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο ZIP. Τα αρχεία ZIP είναι σαν φάκελοι στους οποίους τα περιεχόμενα συμπιέζονται σε μέγεθος κατάλληλο για συνημμένο email. Υπάρχουν δύο βήματα σε αυτήν τη διαδικασία: (1) δημιουργία του αρχείου ZIP και (2) αποστολή του. Μπορείτε να το στείλετε μέσω οποιουδήποτε προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είτε εκτός σύνδεσης όπως το Microsoft Outlook ή το Mozilla Thunderbird, είτε στο διαδίκτυο όπως το Gmail ή το Yahoo Mail Εάν προσπαθείτε συχνά να στείλετε μεγάλα συνημμένα και καταλήξετε να δημιουργήσετε αρχεία ZIP για να τα συμπιέσετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud. Αυτές οι υπηρεσίες μπορούν συνήθως να χειρίζονται πολύ μεγαλύτερα αρχεία από αυτά που υποστηρίζει ο μέσος πάροχος email. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν ειδικά για λειτουργικά συστήματα Windows, ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία ZIP σε άλλα λειτουργικά συστήματα.
Γιατί η συμπίεση κάνει αίσθηση
Οι περισσότερες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν όριο στο μέγεθος κάθε μηνύματος, συμπεριλαμβανομένου του κυρίως σώματος και της κεφαλίδας, καθώς και τυχόν συνημμένων. Εάν υπερβείτε το όριο, όπως όταν στέλνετε πολλά μεγάλα συνημμένα ταυτόχρονα, δεν μπορείτε να στείλετε το μήνυμα ή πρέπει να στείλετε πολλά μηνύματα για να διαχωρίσετε τα συνημμένα. Ωστόσο, εάν συμπιέσετε τα αρχεία σας σε ένα αρχείο ZIP, καταλαμβάνουν λιγότερο χώρο, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να στέλνετε τα αρχεία που θέλετε με ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πολλά έγγραφα μπορούν να συμπιεστούν στο 10% του αρχικού τους μεγέθους. Ως επιπλέον μπόνους, ο συνδυασμός πολλών αρχείων σε ένα αρχείο ZIP τα τοποθετεί όλα τακτοποιημένα σε ένα συνημμένο.
Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο ZIP
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να δημιουργήσετε ένα αρχείο ZIP και η διαδικασία είναι διαφορετική για κάθε λειτουργικό σύστημα. Εδώ είναι ένας τρόπος για να δημιουργήσετε ένα αρχείο ZIP στα Windows.
-
Από την επιφάνεια εργασίας σας, κάντε δεξί κλικ σε έναν κενό χώρο και επιλέξτε Νέος > Συμπιεσμένος (φερμουάρ) φάκελος.
-
Ονομάστε το αρχείο ZIP ό, τι θέλετε. Αυτό το όνομα θα εμφανίζεται όταν στέλνετε το αρχείο ZIP ως συνημμένο.
-
Μεταφέρετε και αποθέστε τα αρχεία ή / και τους φακέλους που θέλετε να συμπεριλάβετε στο αρχείο ZIP. Τα στοιχεία μπορούν να περιλαμβάνουν έγγραφα κειμένου, εικόνες, βίντεο, αρχεία μουσικής ή οτιδήποτε άλλο θέλετε να στείλετε.
-
Το αρχείο ZIP είναι τώρα έτοιμο για αποστολή.
Μια άλλη μέθοδος για τη δημιουργία αρχείων ZIP είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα αρχειοθέτησης αρχείων όπως το 7-Zip ή το PeaZip.
Πώς να στείλετε ένα αρχείο ZIP μέσω email
Τώρα μπορείτε να επισυνάψετε το αρχείο ZIP σε ένα μήνυμα email. Καθώς η δημιουργία ενός αρχείου ZIP είναι μια μοναδική διαδικασία για κάθε σύστημα, κάθε πελάτης email έχει τη δική του μέθοδο για την αποστολή τους. Ωστόσο, η αποστολή ενός αρχείου ZIP μέσω email περιλαμβάνει τα ίδια ακριβώς βήματα με την αποστολή όποιος αρχείο μέσω email. Έτσι, εάν γνωρίζετε πώς να στείλετε, για παράδειγμα, ένα έγγραφο του Word ως συνημμένο, θα ακολουθήσετε τα ίδια ακριβώς βήματα για να στείλετε ένα αρχείο ZIP. Ως ένα μόνο παράδειγμα συγκεκριμένων βημάτων, δείτε πώς γίνεται στο Gmail.
-
Συνθέστε το email σας ως συνήθως. Στο κάτω μέρος του παραθύρου σύνθεσης, επιλέξτε Επισύναψη αρχείων (το εικονίδιο συνδετήρα).
-
Από τον σκληρό σας δίσκο, επιλέξτε το αρχείο ZIP.
-
Στο κάτω μέρος του παραθύρου σύνθεσής σας, θα δείτε το όνομα του αρχείου ZIP. Επιλέγω Στείλετε.
-
Ο παραλήπτης σας θα δει το αρχείο ZIP ως κανονικό συνημμένο.