Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Τι πρέπει να γνωρίζετε

• Ανοίξτε δύο κενά βιβλία εργασίας του Excel που ονομάζονται source.xlsx και drop-down-list.xlsx.
• Εισαγάγετε τις επιλογές για την αναπτυσσόμενη λίστα στο έγγραφο προέλευσης. Εισαγάγετε το θέμα στο οποίο ισχύει η λίστα στο έγγραφο της αναπτυσσόμενης λίστας.
• Δημιουργήστε δύο ονομαστικές περιοχές – ένα για τα στοιχεία της λίστας και ένα στο βιβλίο εργασίας όπου βρίσκεται η λίστα – για να τα συνδέσετε.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel. Περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τη χρήση μιας λίστας για επιλογές επικύρωσης δεδομένων, για την προστασία μιας αναπτυσσόμενης λίστας και για την πραγματοποίηση αλλαγών σε μια αναπτυσσόμενη λίστα. Οι οδηγίες ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Microsoft 365.

Εισαγωγή δεδομένων για δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας

Όταν προσθέτετε μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί στο Excel, εμφανίζεται ένα βέλος δίπλα του. Κάνοντας κλικ στο βέλος ανοίγει τη λίστα, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ένα από τα στοιχεία που θα εισαγάγετε στο κελί. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο για την παρακολούθηση RSVP για ένα συμβάν, θα μπορούσατε να φιλτράρετε τη στήλη με Ναι, Όχι και Δεν έχει ακόμη απαντηθεί. Τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται στη λίστα μπορούν να βρίσκονται στο ίδιο φύλλο με τη λίστα, σε διαφορετικό φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας ή σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας. Σε αυτό το παράδειγμα, το αναπτυσσόμενο μενού χρησιμοποιεί μια λίστα καταχωρίσεων που βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας. Τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου περιλαμβάνουν τη συγκέντρωση δεδομένων λίστας για πολλούς χρήστες και την προστασία από τυχαία ή εκούσια αλλαγή.

1. Ανοίξτε δύο κενά βιβλία εργασίας του Excel.

2. Αποθηκεύστε ένα βιβλίο εργασίας με το όνομα source.xlsx. Αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει τα δεδομένα για την αναπτυσσόμενη λίστα.

3. Αποθηκεύστε το δεύτερο βιβλίο εργασίας με το όνομα drop-down-list.xlsx. Αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα.

4. Αφήστε και τα δύο βιβλία εργασίας ανοιχτά μετά την αποθήκευση.

5. Εισαγάγετε τα δεδομένα όπως φαίνεται παρακάτω στο κύτταρα Α’1 προς την Α4 απο source.xlsx βιβλίο εργασίας όπως φαίνεται σε αυτήν την εικόνα.

6. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και αφήστε το ανοιχτό.

7. Εισαγάγετε τα δεδομένα όπως φαίνεται στην εικόνα κελί B1 απο drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.

8. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και αφήστε το ανοιχτό.

Όταν τα δεδομένα της λίστας βρίσκονται σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας και τα δύο πρέπει να είναι ανοιχτά για ενημέρωση της λίστας.

Δεδομένα για κελιά A1 έως A4 στο source.xlsx

• Α1 – Μελόψωμο
• Α2 – Λεμόνι
• A3 – Σταφίδα βρώμης
• A4 – Τσιπ σοκολάτας

Δεδομένα για το κελί B1 στο drop-down-list.xlsx

• B1 – Τύπος cookie:

Δημιουργία δύο ονομαστικών σειρών

Μια ονομαστική περιοχή σάς επιτρέπει να αναφέρετε ένα συγκεκριμένο εύρος κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Τα εύρη με όνομα έχουν πολλές χρήσεις στο Excel, συμπεριλαμβανομένων των τύπων και κατά τη δημιουργία γραφημάτων. Σε όλες τις περιπτώσεις, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ονομαστική περιοχή αντί για ένα εύρος αναφορών κελιού που υποδεικνύει τη θέση των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας.

Όταν χρησιμοποιείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα από άλλο βιβλίο εργασίας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε δύο ονομασμένες περιοχές. Το ένα είναι για τα στοιχεία της λίστας και το δεύτερο είναι στο βιβλίο εργασίας όπου βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα – αυτή η ονομαζόμενη περιοχή συνδέεται με αυτήν στο πρώτο βιβλίο εργασίας.

Η πρώτη ονομαστική σειρά

1. Επιλέξτε κελιά Α’1 προς την Α4 απο source.xlsx βιβλίο εργασίας για να τα επισημάνετε.

2. Κάνε κλικ στο Πλαίσιο ονόματος βρίσκεται παραπάνω στήλη Α.

3. Τύπος Μπισκότα στο Πλαίσιο ονόματος.

4. Πάτα το Εισαγω πλήκτρο στο πληκτρολόγιο.

5. Κελιά Α’1 προς την Α4 απο source.xlsx το βιβλίο εργασίας έχει τώρα το όνομα εύρους Μπισκότα.

6. Σώσει το βιβλίο εργασίας.

Η δεύτερη ονομαστική σειρά

Η δεύτερη ονομαζόμενη περιοχή δεν χρησιμοποιεί αναφορές κυττάρων από το drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ. Αντ ‘αυτού, συνδέεται με το Μπισκότα όνομα εύρους στο source.xlsx βιβλίο εργασίας, το οποίο είναι απαραίτητο επειδή το Excel δεν θα δεχτεί αναφορές κυττάρων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας για μια ονομαστική περιοχή. Ωστόσο, εκτός από ένα άλλο όνομα εύρους.

Η δημιουργία του δεύτερου εύρους ονομασίας, επομένως, δεν γίνεται χρησιμοποιώντας το Πλαίσιο ονόματος αλλά με τη χρήση του Καθορίζω Ονομα επιλογή που βρίσκεται στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι αυτί απο ταινία.

1. Κάντε κλικ στο κύτταρο Γ1 στο drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.

2. Κάντε κλικ στο Τύποι> Ορισμός ονόματος στο ταινία για να ανοίξετε το Ορίστε το όνομα κουτί διαλόγου.

3. Κάνε κλικ στο Νέος για να ανοίξετε το Νέο όνομα κουτί διαλόγου.

4. Τύπος Δεδομένα στο Ονομα γραμμή.

5. Στο Αναφέρεται σε τύπος γραμμής = ‘source.xlsx’! Cookies

6. Κάντε κλικ Εντάξει για να ολοκληρώσετε την ονομαστική περιοχή και να επιστρέψετε στο πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ονόματος.

7. Κάντε κλικ Κλείσε για να κλείσετε το Ορίστε το όνομα κουτί διαλόγου.

8. Σώσει το βιβλίο εργασίας.

Χρήση λίστας για επικύρωση δεδομένων

Όλες οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων στο Excel, συμπεριλαμβανομένων των αναπτυσσόμενων λιστών, ρυθμίζονται χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων. Εκτός από την προσθήκη αναπτυσσόμενων λιστών σε ένα φύλλο εργασίας, η επικύρωση δεδομένων στο Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο ή τον περιορισμό του τύπου δεδομένων που οι χρήστες μπορούν να εισάγουν σε συγκεκριμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας.

1. Κάντε κλικ στο κύτταρο Γ1 απο drop-down-list.xlsx βιβλίο εργασίας για να το κάνετε ενεργό κελί – εδώ θα βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα.

2. Κάνε κλικ στο Δεδομένα αυτί απο ταινία μενού πάνω από το φύλλο εργασίας.

3. Κάνε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων εικονίδιο στο ταινία για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού. Επίλεξε το Επικύρωση δεδομένων επιλογή.

4. Κάνε κλικ στο Ρυθμίσεις αυτί στο Δεδομένα Επικύρωση κουτί διαλόγου.

5. Κάνε κλικ στο κάτω βελάκι στο τέλος του Επιτρέπω γραμμή για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.

6. Κάντε κλικ στο Λίστα για να επιλέξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για επικύρωση δεδομένων στο κύτταρο Γ1 και για να ενεργοποιήσετε το Πηγή γραμμή στο πλαίσιο διαλόγου.

7. Δεδομένου ότι η πηγή δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, η δεύτερη ονομαστική περιοχή πηγαίνει στο Πηγή γραμμή στο πλαίσιο διαλόγου.

8. Κάνε κλικ στο Πηγή γραμμή.

9. Τύπος = Δεδομένα στο Πηγή γραμμή.

10. Κάντε κλικ Εντάξει για να ολοκληρώσετε την αναπτυσσόμενη λίστα και Κλείσε ο Επικύρωση δεδομένων κουτί διαλόγου.

11. Ενα μικρό κάτω βέλος εικονίδιο θα πρέπει να εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του κύτταρο Γ1. Κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος θα ανοίξει η αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει τα τέσσερα ονόματα cookie κύτταρα Α’1 προς την Α4 απο source.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.

12. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα ονόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα θα πρέπει να εισαγάγετε αυτό το όνομα κύτταρο Γ1.

Αλλαγή της αναπτυσσόμενης λίστας

Δεδομένου ότι αυτό το παράδειγμα χρησιμοποίησε μια ονομασμένη περιοχή ως πηγή για τα στοιχεία της λίστας μας αντί για τα πραγματικά ονόματα λιστών, αλλάζοντας τα ονόματα των cookie στην ονομαστική περιοχή στο κύτταρα Α’1 προς την Α4 απο source.xlsx το βιβλίο εργασίας αλλάζει αμέσως τα ονόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν τα δεδομένα εισάγονται απευθείας στο παράθυρο διαλόγου, η πραγματοποίηση αλλαγών στη λίστα περιλαμβάνει την επιστροφή στο παράθυρο διαλόγου και την επεξεργασία της γραμμής προέλευσης. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για αλλαγή Λεμόνι προς την Κουλουράκι στην αναπτυσσόμενη λίστα αλλάζοντας τα δεδομένα στο κύτταρο Α2 του ονομασμένου εύρους στο source.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.

1. Κάντε κλικ στο κύτταρο Α2 στο source.xlsx βιβλίο εργασίας για να το κάνει το ενεργό κελί.

2. Τύπος Κουλουράκι σε κύτταρο Α2 και πατήστε το Εισαγω πλήκτρο στο πληκτρολόγιο.

3. Κάνε κλικ στο κάτω βελάκι για την αναπτυσσόμενη λίστα στο κύτταρο Γ1 απο drop-down-list.xlsx ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ.

4. Θέμα 2 στη λίστα πρέπει τώρα να διαβαστεί Κουλουράκι αντί Λεμόνι.

Επιλογές για την προστασία της αναπτυσσόμενης λίστας

Δεδομένου ότι τα δεδομένα σε αυτό το παράδειγμα βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα, οι διαθέσιμες επιλογές για την προστασία των δεδομένων λίστας περιλαμβάνουν:

• Προστασία του φύλλου εργασίας κλειδώνοντας κύτταρα Α’1 προς την Α4 επί φύλλο 2
• Απαίτηση κωδικού πρόσβασης για την τροποποίηση του βιβλίου εργασίας
• Έχοντας ανοιχτό το βιβλίο εργασίας ως Μόνο για ανάγνωση