Πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στο Excel

Τι πρέπει να γνωρίζετε

• Δημιουργία αναφοράς χρησιμοποιώντας γραφήματα: Επιλέξτε Εισάγετε > Προτεινόμενα γραφήματακαι, στη συνέχεια, επιλέξτε αυτό που θέλετε να προσθέσετε στο φύλλο αναφοράς.
• Δημιουργία αναφοράς με συγκεντρωτικούς πίνακες: Επιλέξτε Εισάγετε > Συγκεντρωτικός πίνακας. Επιλέξτε το εύρος δεδομένων που θέλετε να αναλύσετε στο πεδίο Πίνακας / Εύρος.
• Εκτύπωση: Μεταβείτε στο Αρχείο > Τυπώνω, αλλάξτε τον προσανατολισμό σε Τοπίο, κλιμάκωση σε Τοποθετήστε όλες τις στήλες σε μία σελίδακαι επιλέξτε Εκτύπωση ολόκληρου του βιβλίου εργασίας.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε μια αναφορά στο Microsoft Excel χρησιμοποιώντας βασικές δεξιότητες όπως τη δημιουργία βασικών γραφημάτων και πινάκων, τη δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων και την εκτύπωση της αναφοράς. Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, το Excel 2016, το Excel 2013, το Excel 2010 και το Excel για Mac.

Δημιουργία βασικών γραφημάτων και πινάκων για μια αναφορά Excel

Η δημιουργία αναφορών συνήθως σημαίνει τη συλλογή πληροφοριών και την παρουσίασή τους σε ένα μόνο φύλλο που χρησιμεύει ως φύλλο αναφοράς για όλες τις πληροφορίες. Αυτά τα φύλλα αναφοράς πρέπει να μορφοποιηθούν με τρόπο που είναι εύκολο να εκτυπωθεί επίσης. Ένα από τα πιο κοινά εργαλεία που χρησιμοποιούν οι χρήστες στο Excel για τη δημιουργία αναφορών είναι τα εργαλεία γραφημάτων και πινάκων. Για να δημιουργήσετε ένα γράφημα σε ένα φύλλο αναφοράς του Excel:

1. Επιλέγω Εισάγετε από το μενού και στην ομάδα γραφημάτων, επιλέξτε τον τύπο γραφήματος που θέλετε να προσθέσετε στο φύλλο αναφοράς.

2. Στο μενού Σχεδίαση γραφημάτων, στην ομάδα δεδομένων, επιλέξτε Επιλέξτε Δεδομένα.

   

3. Επιλέξτε το φύλλο με τα δεδομένα και επιλέξτε όλα τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να χαρτογραφήσετε (συμπεριλάβετε κεφαλίδες).

   

4. Το γράφημα θα ενημερωθεί στο φύλλο αναφοράς σας με τα δεδομένα. Οι κεφαλίδες θα χρησιμοποιηθούν για τη συμπλήρωση των ετικετών στους δύο άξονες.

   

5. Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να δημιουργήσετε νέα γραφήματα και γραφήματα που αντιπροσωπεύουν κατάλληλα τα δεδομένα που θέλετε να εμφανίζονται στην αναφορά σας. Όταν πρέπει να δημιουργήσετε μια νέα αναφορά, μπορείτε απλώς να επικολλήσετε τα νέα δεδομένα στα φύλλα δεδομένων και τα γραφήματα και τα γραφήματα να ενημερώνονται αυτόματα.

   

   Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να εκπονήσετε μια αναφορά χρησιμοποιώντας το Excel. Μπορείτε να συμπεριλάβετε γραφήματα και γραφήματα στην ίδια σελίδα με τα δεδομένα σε πίνακα (αριθμητικά) ή μπορείτε να δημιουργήσετε πολλά φύλλα έτσι ώστε η οπτική αναφορά να βρίσκεται σε ένα φύλλο, τα δεδομένα πίνακα σε ένα άλλο φύλλο και ούτω καθεξής.

Χρήση Συγκεντρωτικών Πινάκων για τη δημιουργία αναφοράς από ένα Υπολογιστικό φύλλο Excel

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι ένα άλλο ισχυρό εργαλείο για τη δημιουργία αναφορών στο Excel. Οι συγκεντρωτικοί πίνακες βοηθούν στην αναζήτηση πιο βαθιά στα δεδομένα.

1. Επιλέξτε το φύλλο με τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε. Επιλέγω Εισάγετε > Συγκεντρωτικός πίνακας.

   

2. Στο διάλογο Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα, στο πεδίο Πίνακας / Εύρος, επιλέξτε το εύρος δεδομένων που θέλετε να αναλύσετε. Στο πεδίο Τοποθεσία, επιλέξτε το πρώτο κελί του φύλλου εργασίας όπου θέλετε να γίνει η ανάλυση. Επιλέγω Εντάξει να τελειώσω.

   

3. Αυτό θα ξεκινήσει τη διαδικασία δημιουργίας συγκεντρωτικού πίνακα στο νέο φύλλο. Στην περιοχή Συγκεντρωτικά Πίνακα, το πρώτο πεδίο που θα επιλέξετε θα είναι το πεδίο αναφοράς.

   

   Σε αυτό το παράδειγμα, αυτός ο συγκεντρωτικός πίνακας θα εμφανίζει πληροφορίες κίνησης ιστότοπου ανά μήνα. Έτσι, πρώτα, θα επιλέγατε Μήνας.

4. Στη συνέχεια, σύρετε τα πεδία δεδομένων για τα οποία θέλετε να εμφανίζονται δεδομένα στην περιοχή τιμών του παραθύρου Συγκεντρωτικών πινάκων. Θα δείτε τα δεδομένα που εισάγονται από το φύλλο προέλευσης στον συγκεντρωτικό σας πίνακα.

   

5. Ο συγκεντρωτικός πίνακας συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα για πολλά στοιχεία προσθέτοντάς τα (από προεπιλογή). Σε αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να δείτε ποιοι μήνες είχαν τις περισσότερες προβολές σελίδας. Εάν θέλετε μια διαφορετική ανάλυση, απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο στοιχείο στο παράθυρο Τιμές και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις πεδίου τιμής.

   

6. Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου τιμής, αλλάξτε τον τύπο υπολογισμού σε ό, τι προτιμάτε.

   

7. Αυτό θα ενημερώσει τα δεδομένα στον συγκεντρωτικό πίνακα αναλόγως. Χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση, μπορείτε να πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε ανάλυση θέλετε στα δεδομένα προέλευσης και να δημιουργήσετε συγκεντρωτικούς χάρτες που εμφανίζουν τις πληροφορίες στην αναφορά σας με τον τρόπο που χρειάζεστε.

Τρόπος εκτύπωσης της αναφοράς Excel

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια έντυπη αναφορά από όλα τα φύλλα που δημιουργήσατε, αλλά πρώτα πρέπει να προσθέσετε κεφαλίδες σελίδας.

1. Επιλέγω Εισάγετε > Κείμενο > Επικεφαλίδα υποσέλιδο.

   

2. Πληκτρολογήστε τον τίτλο για τη σελίδα αναφοράς και, στη συνέχεια, μορφοποιήστε τον για να χρησιμοποιήσετε μεγαλύτερο από το κανονικό κείμενο. Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για κάθε φύλλο αναφοράς που σκοπεύετε να εκτυπώσετε.

   

3. Στη συνέχεια, αποκρύψτε τα φύλλα που δεν θέλετε να περιλαμβάνονται στην αναφορά. Για να το κάνετε αυτό, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα φύλλων και επιλέξτε Κρύβω.

   

4. Για να εκτυπώσετε την αναφορά σας, επιλέξτε Αρχείο > Τυπώνω. Αλλαγή προσανατολισμού σε Τοπίοκαι κλιμάκωση σε Τοποθετήστε όλες τις στήλες σε μία σελίδα.

   

5. Επιλέγω Εκτύπωση ολόκληρου του βιβλίου εργασίας. Τώρα όταν εκτυπώνετε την αναφορά σας, μόνο τα φύλλα αναφοράς που δημιουργήσατε θα εκτυπώνονται ως μεμονωμένες σελίδες. Μπορείτε είτε να εκτυπώσετε την αναφορά σας σε χαρτί, είτε να την εκτυπώσετε ως PDF και να την στείλετε ως συνημμένο email.