
Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Εισαγάγετε δεδομένα στα κελιά σε στήλες και σειρές για να δημιουργήσετε μια βασική βάση δεδομένων.
- Εάν χρησιμοποιείτε κεφαλίδες, εισαγάγετε τις στο πρώτο κελί σε κάθε στήλη.
- Μην αφήνετε κενές γραμμές στη βάση δεδομένων.
Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel για Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel για Mac, Excel για Android και Excel Online.
Εισαγάγετε τα δεδομένα
Η βασική μορφή αποθήκευσης δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel είναι ένας πίνακας. Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία δεδομένων του Excel για αναζήτηση, ταξινόμηση και φιλτράρισμα εγγραφών στη βάση δεδομένων για να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες. Για να ακολουθήσετε αυτό το σεμινάριο, εισαγάγετε τα δεδομένα όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.
Εισαγάγετε γρήγορα τα αναγνωριστικά μαθητών
- Πληκτρολογήστε τα πρώτα δύο αναγνωριστικά, ST348-245 και ST348-246, σε κελιά Α5 και Α6, αντίστοιχα.
- Επισημάνετε τα δύο αναγνωριστικά για να τα επιλέξετε.
- Σύρετε το γέμισμα λαβή στο κελί Α13.
Τα υπόλοιπα αναγνωριστικά μαθητή εισάγονται σωστά στα κελιά A6 έως A13.
Εισαγάγετε σωστά τα δεδομένα
Κατά την εισαγωγή των δεδομένων, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί σωστά. Εκτός από τη σειρά 2 μεταξύ του τίτλου του υπολογιστικού φύλλου και των επικεφαλίδων στηλών, μην αφήνετε άλλες κενές γραμμές κατά την εισαγωγή των δεδομένων σας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν αφήνετε κενά κελιά. Τα σφάλματα δεδομένων που προκαλούνται από λανθασμένη εισαγωγή δεδομένων είναι η πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων. Εάν τα δεδομένα εισαχθούν σωστά αρχικά, το πρόγραμμα είναι πιο πιθανό να σας δώσει πίσω τα αποτελέσματα που θέλετε.
Οι σειρές είναι εγγραφές
Κάθε σειρά δεδομένων σε μια βάση δεδομένων είναι γνωστή ως εγγραφή. Κατά την καταχώριση αρχείων, λάβετε υπόψη αυτές τις οδηγίες:
- Μην αφήνετε κενές γραμμές στον πίνακα. Αυτό περιλαμβάνει το να μην αφήσετε μια κενή σειρά μεταξύ των επικεφαλίδων στηλών και της πρώτης σειράς δεδομένων.
- Μια εγγραφή πρέπει να περιέχει δεδομένα για ένα μόνο συγκεκριμένο αντικείμενο.
- Μια εγγραφή πρέπει επίσης να περιέχει όλα τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σχετικά με αυτό το στοιχείο. Δεν μπορούν να υπάρχουν πληροφορίες για ένα αντικείμενο σε περισσότερες από μία σειρές.
Οι στήλες είναι πεδία
Ενώ οι σειρές σε μια βάση δεδομένων του Excel αναφέρονται ως εγγραφές, οι στήλες είναι γνωστές ως πεδία. Κάθε στήλη χρειάζεται μια επικεφαλίδα για να προσδιορίσει τα δεδομένα που περιέχει. Αυτές οι επικεφαλίδες ονομάζονται ονόματα πεδίων.
- Τα ονόματα πεδίων χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα για κάθε εγγραφή έχουν εισαχθεί με την ίδια σειρά.
- Τα δεδομένα σε μια στήλη πρέπει να εισαχθούν χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή. Εάν αρχίσετε να εισάγετε αριθμούς ως ψηφία (όπως 10 ή 20), διατηρήστε τον. Μην αλλάξετε εν μέρει και αρχίστε να εισάγετε αριθμούς ως λέξεις (όπως δέκα ή είκοσι). Να είναι συνεπής.
- Ο πίνακας δεν πρέπει να περιέχει κενές στήλες.
Δημιουργήστε τον πίνακα
- Επισημάνετε τα κελιά Α3 έως Ε13 στο φύλλο εργασίας.
- Επίλεξε το Σπίτι αυτί.
- Επιλέγω Μορφή ως πίνακας για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε το μπλε Μέσο στυλ πίνακα 9 επιλογή για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Μορφή ως πίνακας.
- Ενώ το παράθυρο διαλόγου είναι ανοιχτό, τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας περιβάλλονται από μια διακεκομμένη γραμμή.
- Εάν η διακεκομμένη γραμμή περιβάλλει το σωστό εύρος κελιών, επιλέξτε Εντάξει στο πλαίσιο διαλόγου Μορφή ως πίνακας.
- Εάν η διακεκομμένη γραμμή δεν περιβάλλει το σωστό εύρος κελιών, επισημάνετε το σωστό εύρος στο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εντάξει στο πλαίσιο διαλόγου Μορφή ως πίνακας.
Τα αναπτυσσόμενα βέλη προστίθενται δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου και οι γραμμές πίνακα έχουν μορφοποίηση σε εναλλασσόμενο ανοιχτό και σκούρο μπλε.
Χρησιμοποιήστε τα Εργαλεία βάσης δεδομένων
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πεδίο Επώνυμο.
- Επιλέγω Ταξινόμηση Α έως Ω για να ταξινομήσετε τη βάση δεδομένων αλφαβητικά.
- Μόλις ταξινομηθεί, ο Graham J. είναι ο πρώτος δίσκος στο τραπέζι και ο Wilson R είναι ο τελευταίος.
Φιλτράρισμα δεδομένων
- Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πεδίο Πρόγραμμα.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα Επιλογή όλων για να καταργήσετε όλα τα πλαίσια ελέγχου.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα Επιχείρηση για να προσθέσετε ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο.
- Επιλέγω Εντάξει.
- Μόνο δύο μαθητές, οι G. Thompson και F. Smith είναι ορατοί επειδή είναι οι μόνοι δύο μαθητές που έχουν εγγραφεί στο επιχειρηματικό πρόγραμμα.
- Για να εμφανίσετε όλες τις εγγραφές, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο πεδίο Πρόγραμμα και επιλέξτε Εκκαθάριση φίλτρου από «Πρόγραμμα«
Αναπτύξτε τη βάση δεδομένων
Για να προσθέσετε επιπλέον εγγραφές στη βάση δεδομένων σας:
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη μικρή κουκκίδα στην κάτω δεξιά γωνία του τραπεζιού.
- Ο δείκτης του ποντικιού αλλάζει σε ένα βέλος με δύο κεφαλές.
- Τύπος και κρατήστε πατημένο το δεξί κουμπί του ποντικιού και σύρετε το δείκτη προς τα κάτω για να προσθέσετε μια κενή σειρά στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων.
- Προσθέστε τα ακόλουθα δεδομένα σε αυτήν τη νέα σειρά:
Κελί A14: ST348-255
Κελί B14: Χριστόφορος
Κελί C14: ΕΝΑ.
Κελί D14: 22
Κελί E14: Επιστήμη
Ολοκληρώστε τη μορφοποίηση βάσης δεδομένων
- Επισημάνετε τα κελιά Α’1 προς την Ε1 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέγω Σπίτι.
- Επιλέγω Συγχώνευση και κέντρο στο κέντρο του τίτλου.
- Επιλέγω Χρώμα γεμίσματος για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα γεμίσματος.
- Επιλέγω Μπλε, έμφαση 1 από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα φόντου στα κελιά A1 σε E1 σε σκούρο μπλε.
- Επιλέξτε Χρώμα γραμματοσειράς για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρωμάτων γραμματοσειράς.
- Επιλέγω λευκό από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα κειμένου στα κελιά A1 σε E1 σε λευκό.
- Επισημάνετε τα κελιά Α2 προς την Ε2 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέγω Χρώμα γεμίσματος για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα γεμίσματος.
- Επιλέγω Μπλε, έμφαση 1, ελαφρύτερο 80 από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα φόντου στα κελιά A2 σε E2 σε ανοιχτό μπλε.
- Επισημάνετε τα κελιά Α4 προς την Ε14 στο φύλλο εργασίας.
- Επιλέγω Κέντρο για κεντρική ευθυγράμμιση του κειμένου στα κελιά A14 έως E14.
Λειτουργίες βάσης δεδομένων
Σύνταξη: Λειτουργία (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr) Where Dλειτουργία είναι ένα από τα ακόλουθα:
- ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ
- ΤΡΟΧΟΣ
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- ΠΡΟΪΟΝ
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Τύπος: Βάσεις δεδομένων Οι λειτουργίες της βάσης δεδομένων είναι βολικές όταν τα Φύλλα Google χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση δομημένων δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων. Κάθε συνάρτηση βάσης δεδομένων, Dfunction, υπολογίζει την αντίστοιχη συνάρτηση σε ένα υποσύνολο μιας περιοχής κελιών που θεωρείται ως πίνακας βάσης δεδομένων. Οι συναρτήσεις βάσης δεδομένων έχουν τρία ορίσματα:
- Βάση δεδομένων_arr είναι μια περιοχή, ένας ενσωματωμένος πίνακας ή ένας πίνακας που δημιουργείται από μια έκφραση πίνακα. Είναι δομημένο έτσι ώστε κάθε σειρά μετά τη σειρά 1 να είναι μια εγγραφή βάσης δεδομένων και κάθε στήλη είναι ένα πεδίο βάσης δεδομένων. Η σειρά 1 περιέχει τις ετικέτες για κάθε πεδίο.
- Field_str | αριθ υποδεικνύει ποια στήλη (πεδίο) περιέχει τις τιμές που πρέπει να υπολογίζονται κατά μέσο όρο. Αυτό μπορεί να εκφραστεί είτε ως όνομα πεδίου (συμβολοσειρά κειμένου) είτε ως αριθμός στήλης, όπου η αριστερή στήλη θα απεικονιζόταν ως 1.
- Κριτήρια_arr είναι μια περιοχή, ένας ενσωματωμένος πίνακας ή ένας πίνακας που δημιουργείται από μια έκφραση πίνακα. Είναι δομημένο έτσι ώστε η πρώτη σειρά να περιέχει τα ονόματα πεδίων στα οποία θα εφαρμοστεί το κριτήριο (κριτήρια) και οι επόμενες σειρές να περιέχουν τις δοκιμές υπό όρους.
Η πρώτη σειρά στα Κριτήρια καθορίζει τα ονόματα των πεδίων. Κάθε άλλη σειρά στα Κριτήρια αντιπροσωπεύει ένα φίλτρο, ένα σύνολο περιορισμών στα αντίστοιχα πεδία. Οι περιορισμοί περιγράφονται χρησιμοποιώντας τη σημείωση Query-by-παράδειγμα και περιλαμβάνουν μια τιμή για αντιστοίχιση ή έναν χειριστή σύγκρισης ακολουθούμενο από μια τιμή σύγκρισης. Παραδείγματα περιορισμών είναι: «Σοκολάτα», «42», «> = 42» και «<> 42″. Ένα κενό κελί δεν σημαίνει περιορισμό στο αντίστοιχο πεδίο. Ένα φίλτρο ταιριάζει με μια γραμμή βάσης δεδομένων εάν πληρούνται όλοι οι περιορισμοί φίλτρου (οι περιορισμοί στη σειρά του φίλτρου). Μια σειρά βάσης δεδομένων (μια εγγραφή) πληροί τα κριτήρια εάν τουλάχιστον ένα φίλτρο ταιριάζει. Ένα όνομα πεδίου μπορεί να εμφανίζεται περισσότερες από μία φορές στο εύρος κριτηρίων για να επιτρέπονται πολλαπλοί περιορισμοί που ισχύουν ταυτόχρονα (για παράδειγμα, θερμοκρασία> = 65 και θερμοκρασία <= 82). Το DGET είναι η μόνη συνάρτηση βάσης δεδομένων που δεν συγκεντρώνει τιμές. Το DGET επιστρέφει την τιμή του πεδίου που καθορίζεται στο δεύτερο όρισμα (παρόμοια με ένα VLOOKUP) μόνο όταν ακριβώς μια εγγραφή ταιριάζει με τα Κριτήρια. Διαφορετικά, επιστρέφει σφάλμα που δεν δείχνει αγώνες ή πολλαπλούς αγώνες.