Πώς να προσθέσετε και να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook και στο Microsoft 365

Τι πρέπει να γνωρίζετε

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα στο κέντρο διαχείρισης MS 365 στην ενότητα Ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια. Επιλέγω Προσθέστε ένα γραμματοκιβώτιο και ακολουθήστε τα βήματα από εκεί.
Όλοι οι χρήστες που έχουν εκχωρηθεί σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Microsoft Office 365 έχουν πρόσβαση σε όλα αυτά: εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντήσεις, προώθηση κ.λπ.
Οι χρήστες του Office 365 χρειάζονται συνδρομή Microsoft Exchange Online για πρόσβαση σε κοινόχρηστο ταχυδρομείο.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς μπορείτε να προσθέσετε χρήστες σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Outlook και πώς να χρησιμοποιείτε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο Outlook, στον ιστό και από μια εφαρμογή για κινητά. Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για το Office 365 για Windows και macOS. Προοπτικές 2019, 2016, 2013 και 2010. Outlook για iOS και Android. και το Outlook στον Ιστό.

Τρόπος δημιουργίας κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Office 365

Μπορείτε να δημιουργήσετε όσα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια χρειάζεστε, αλλά κάθε χρήστης που εκχωρείτε στο γραμματοκιβώτιο πρέπει να έχει συνδρομή Microsoft 365. Για να δημιουργήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο:

Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365 χρησιμοποιώντας τον καθολικό λογαριασμό διαχειριστή Microsoft 365 ή τα διαπιστευτήρια λογαριασμού διαχειριστή Exchange. Το κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365 ήταν παλαιότερα γνωστό ως κέντρο διαχείρισης του Office 365.
Επιλέγω Ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο παράθυρο πλοήγησης.
Επιλέγω Προσθέστε ένα γραμματοκιβώτιο στο Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια σελίδα.
Στο Προσθέστε ένα γραμματοκιβώτιο σελίδα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Ονομα πεδίο.
Ένα ψευδώνυμο γραμματοκιβωτίου δημιουργείται αυτόματα στο ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ πεδίο, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το ψευδώνυμο αν θέλετε. Όταν ονομάσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, επιλέξτε Προσθήκη.
Επιλέγω Προσθέστε μέλη σε αυτό το γραμματοκιβώτιο υπό Επόμενα βήματα.
Επιλέγω Προσθήκη μελών στο Προσθήκη μελών κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σελίδα.
Υπό Μέλη, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε κάθε άτομο που θα έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Όταν τελειώσετε, επιλέξτε Σώσει και μετά Κλείσε. Εάν δεν εμφανίζεται το όνομα ενός ατόμου στη λίστα, επιλέξτε Αναζήτηση και πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου.

Τρόπος αποθήκευσης απεσταλμένων email στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Όταν ένας χρήστης στέλνει ένα μήνυμα email από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ένα αντίγραφο αυτού του μηνύματος αποθηκεύεται σε αυτόν Απεσταλμένα αντικείμενα φάκελο, όχι στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε αυτά τα μηνύματα στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, πρέπει να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Για να αποθηκεύσετε τα απεσταλμένα μηνύματα email στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Συνδεθείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365 και επιλέξτε Ομάδες > Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο παράθυρο πλοήγησης.
Επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας.
Επιλέγω Επεξεργασία δίπλα στο Απεσταλμένα αντικείμενα.
Ορίστε και τα δύο Αντιγράψτε αντικείμενα που αποστέλλονται ως αυτό το γραμματοκιβώτιο και Αντιγράψτε αντικείμενα που αποστέλλονται για λογαριασμό αυτού του γραμματοκιβωτίου προς την Επίκαι μετά επιλέξτε Σώσει.

Τρόπος χρήσης του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Outlook 2016, το Outlook 2013 και το Outlook 2010

Όταν ρυθμίζετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, οι άλλοι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν τίποτα για να εμφανίσουν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στην έκδοση του Outlook για επιτραπέζιους υπολογιστές. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο εμφανίζεται αυτόματα στην πλευρική γραμμή του Outlook. Για να στείλετε ένα email από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Επίλεξε το Σπίτι στην κορυφή του Outlook.
Επιλέγω Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα.
Επιλέγω Από στο νέο μήνυμα email και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και επιλέξτε Στείλετε.

Τρόπος πρόσβασης στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στον Ιστό

Εάν θέλετε να εργαστείτε με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε πρόγραμμα περιήγησης ιστού, πρέπει να προσθέσετε χειροκίνητα το γραμματοκιβώτιο. Για να προσθέσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Outlook στον Ιστό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Συνδεθείτε στο λογαριασμό σας στο Microsoft 365 και, στη συνέχεια, επιλέξτε το Αποψη εφαρμογή.
Κάντε δεξί κλικ Φάκελοι (ή το όνομα του γραμματοκιβωτίου σας) στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου.
Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου πλαίσιο διαλόγου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη.

Πώς να προσθέσετε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στην εφαρμογή Outlook Mobile

Εάν θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από το smartphone ή το tablet σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Εκκινήστε την εφαρμογή Outlook για iOS ή Android και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
Παρακέντηση Προσθήκη λογαριασμού στο αριστερό παράθυρο και μετά πατήστε Προσθήκη κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου. Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς Outlook, επιλέξτε αυτόν που έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
Εισαγάγετε τη διεύθυνση email. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία, θα πρέπει να δείτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας στους λογαριασμούς σας στην εφαρμογή Outlook. Εάν θέλετε να καταργήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο από την εφαρμογή Outlook, μεταβείτε στη διεύθυνση Ρυθμίσεις > Λογαριασμοίκαι μετά πατήστε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο και επιλέξτε Διαγραφή λογαριασμού.

Τι είναι ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Office 365;

Κάθε άτομο που έχει ανατεθεί σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Office 365 έχει πλήρη πρόσβαση σε όλα τα μηνύματα που περιέχει. Οι χρήστες των μελών μπορούν να διαβάσουν εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να απαντήσουν σε μηνύματα, να προωθήσουν μηνύματα και να δουν πώς έχουν απαντήσει άλλοι. Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου, επομένως οι πληροφορίες όλων παραμένουν εμπιστευτικές. Τούτου λεχθέντος, τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συνήθως δεν έχουν ονόματα χρηστών ή κωδικούς πρόσβασης, δημιουργώντας ορισμένα προβλήματα ασφαλείας.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;

Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι ιδανικά για τμήματα εξυπηρέτησης πελατών ή μάρκετινγκ που επιθυμούν να απαντηθούν τα εισερχόμενα μηνύματα email από το επόμενο διαθέσιμο μέλος της ομάδας. Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια συνοδεύονται επίσης από μια κοινόχρηστη λίστα επαφών και ένα κοινό ημερολόγιο, ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να δημιουργούν ραντεβού σε μια κεντρική τοποθεσία που μπορούν να δουν όλα τα μέλη.