Saltar al contenido

Πώς να στείλετε μια φόρμα μέσω email

13 de mayo de 2021

Για να λειτουργήσει μια ηλεκτρονική φόρμα, πρέπει να φιλοξενείται από έναν διακομιστή που εκτελεί αλγόριθμους για να διακλαδώσει τη φόρμα, να υπολογίσει τις απαντήσεις και τα μεταδεδομένα καταγραφής. Επειδή οι διακομιστές email δεν μπορούν να εκτελέσουν τα προγράμματα που εκτελούν αυτές τις λειτουργίες, δεν μπορείτε να βασιστείτε αποκλειστικά στο email για την ανάπτυξη και τον υπολογισμό μιας φόρμας. Αντ ‘αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο email για να ειδοποιήσετε τα άτομα για μια νέα φόρμα ή να διαμορφώσετε μια υπάρχουσα φόρμα για να μεταδώσετε απαντήσεις στον προγραμματιστή της φόρμας μέσω email. Πριν από πολλά χρόνια, ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιελάμβαναν εργαλεία δημιουργίας φορμών που, όταν συμπληρώθηκε η φόρμα, επέστρεψαν τα αποτελέσματα σε μια διεύθυνση απάντησης. Λόγω των σημαντικών τρωτών σημείων ασφαλείας αυτών των προϊόντων, εξαφανίστηκαν (κατάλληλα) ουσιαστικά από την αγορά.

Ήρωες Εικόνες / Getty Images

Δημιουργία φόρμας για αποστολή απαντήσεων μέσω email

Εάν είστε ο προγραμματιστής της φόρμας, διαμορφώστε το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για να στείλετε σε εσάς τις απαντήσεις κάθε ερωτώμενου ως πεδία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι δημοφιλείς προγραμματιστές φόρμας στο διαδίκτυο περιλαμβάνουν:

  • Φόρμες Google: Ένα ολοκληρωμένο εργαλείο ανάπτυξης φόρμας που ενσωματώνεται στο Drive.
  • Φόρμες της Microsoft: Ένα ισχυρό, πλούσιο σε χαρακτηριστικά εργαλείο – δωρεάν με Λογαριασμό Microsoft – που βελτιστοποιείται για μετέπειτα ανάλυση στο Excel.
  • Φόρμες Zoho: Ένα στρογγυλό εργαλείο που συνδέεται καθαρά με τις άλλες υπηρεσίες που προσφέρει το Zoho σε μικρές επιχειρήσεις.
  • Τύπος φόρμας: Μια πιο κομψή φόρμα, με έμφαση στην οπτική γοητεία και την ευκολία χρήσης των ερωτηθέντων.
  • Φόρμα Cognito: Ένα εξαιρετικό εργαλείο για άτομα που χρειάζονται προηγμένη μορφοποίηση υπό όρους μέσα στις φόρμες τους.
  • Φόρμα επικοινωνίας 7: Διαθέσιμο στο σύστημα διαχείρισης περιεχομένου WordPress, το CF7 ενσωματώνει εργαλεία συλλογής φορμών στο ιστολόγιο ή τον ιστότοπό σας.

Παρόλο που κάθε εργαλείο ανάπτυξης χρησιμοποιεί διαφορετικές ρυθμίσεις, σε γενικές γραμμές, τα περισσότερα υποστηρίζουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως λύση. Συνήθως είναι καλύτερο να αποφεύγετε τις απαντήσεις στη φόρμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – αντ ‘αυτού, αφήστε το εργαλείο να συγκεντρώσει απαντήσεις. Υπάρχει λίγη αξία για τη δημιουργία μιας φόρμας και έπειτα πρέπει να συγκεντρώσετε με μη αυτόματο τρόπο δεκάδες ή εκατοντάδες ατομικές απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν το εργαλείο μπορεί να παρακολουθεί απαντήσεις για εσάς.

Αποστολή συνδέσμου σε φόρμα μέσω email

Αντί να στείλετε τα περιεχόμενα μιας φόρμας μέσω email, στείλτε στους παραλήπτες σας έναν υπερσύνδεσμο στη σελίδα προορισμού της φόρμας. Κάθε φόρμα που αναπτύσσεται μέσω ενός εργαλείου ανάπτυξης φόρμας περιλαμβάνει μια μοναδική διεύθυνση URL. Στείλτε τη διεύθυνση URL – αλλά, αν θέλετε, προσθέστε πρόσθετο περιεχόμενο, όπως οδηγίες ή τις πολιτικές απορρήτου και προστασίας δεδομένων σας.

Υποβολή Φόρμας Απαντήσεις μέσω email

Μερικές φορές οι οργανισμοί εξακολουθούν να βασίζονται σε έντυπα ή έντυπα που μπορούν να απαντηθούν ηλεκτρονικά αλλά όχι μέσω του διαδικτύου. Για να τους απαντήσετε μέσω email, η πιο απλή λύση είναι να συμπληρώσετε τη φόρμα με το χέρι και, στη συνέχεια, να τη σαρώσετε ως έγγραφο PDF. Αποστολή αυτού του PDF μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο άτομο που υποβάλλει απαντήσεις Η πλήρης έκδοση του Adobe Acrobat περιλαμβάνει εργαλεία σχεδιασμού φορμών που επιτρέπουν τη συμπλήρωση μιας φόρμας «σε χαρτί» σε μορφή PDF σε έναν υπολογιστή, με τα αποτελέσματα να διαβιβάζονται μέσω email. Παρόλο που το Acrobat είναι ακριβό, αν χρειαστεί να κάνετε εναλλαγή μεταξύ εγγράφων και ηλεκτρονικών εγγράφων, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο – η δυνατότητα αποστολής email βασίζεται στον υπολογιστή κάθε ατόμου για την εκκίνηση του προεπιλεγμένου προγράμματος email για την ολοκλήρωση της διαδικασίας μετάδοσης. Εναλλακτικά, μπορείτε να τραβήξετε μια φωτογραφία κάθε σελίδας της φόρμας, στη συνέχεια να ενσωματώσετε αυτές τις εικόνες σε ένα έγγραφο κειμένου και, στη συνέχεια, να στείλετε αυτό το έγγραφο κειμένου. Ωστόσο, μια τέτοια διαδικασία δημιουργεί πολύ ραγαμαρόλη για να απαντήσει στις ερωτήσεις. Εάν είστε το άτομο που σχεδιάζει μια φόρμα, εστιάστε σε μια διαδικασία που ελαχιστοποιεί την τριβή και την περιττή εργασία για τα άτομα που θα ανταποκριθούν σε εσάς.