Πώς να σχεδιάσετε ένα ισχυρό ενημερωτικό δελτίο

Τα ενημερωτικά δελτία δεν καταλαμβάνουν την ίδια ενημερωτική θέση που έκαναν ακόμη και μια δεκαετία πριν. Η μετάβαση στην ηλεκτρονική αλληλογραφία-πρώτη και η ανάπτυξη των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης παρακάμπτει το ενημερωτικό δελτίο, αλλά ένα ενημερωτικό δελτίο που είναι καλά σχεδιασμένο και γεμάτο με ενημερωτικό περιεχόμενο προσφέρει πραγματική αξία στους παραλήπτες. Είτε σχεδιάζετε ένα ενημερωτικό δελτίο για έντυπη μορφή είτε για ηλεκτρονική διανομή, η τήρηση καθιερωμένων αρχών σχεδιασμού μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα ενημερωτικό δελτίο με επαγγελματική εμφάνιση και φιλικό προς τον αναγνώστη. Χρησιμοποιήστε αυτές τις βασικές οδηγίες όταν δημιουργείτε τη δημοσίευσή σας.

Εστίαση στο περιεχόμενο

Για να ξεχωρίζει και να αξίζει τον χρόνο του παραλήπτη, ένα καλό ενημερωτικό δελτίο πρέπει να εμφανίζει ουσιαστικό περιεχόμενο με συνοπτικό τρόπο. Η εποχή των 20 σελίδων ενημερωτικών δελτίων πέθανε τη δεκαετία του 1990. Σήμερα, το περιεχόμενο που ενημερώνει, εκπαιδεύει και διασκεδάζει ξεπερνά το περιεχόμενο που διαβάζει όπως τα πρακτικά των συνεδριάσεων. Μερικές συμβουλές βέλτιστων πρακτικών:

• Δώστε στον αναγνώστη κάτι που διαφορετικά δεν θα μπορούσε να πάρει από εναλλακτικές πηγές – ειδικές συνεντεύξεις, σημαντικές συμβουλές για εσωτερικούς χώρους κ.λπ.
• Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν ενδιαφέρονται για περιεχόμενο που περιλαμβάνει πρακτικά συσκέψεων, αναφορές διακοπών ή άλλα πράγματα που έχουν ιστορικό ενδιαφέρον μόνο.
• Κρατήστε το σύντομο και απλό. Δεν χρειάζεται να γράψετε δώδεκα παραγράφους όταν αρκούν μόνο τρία ή τέσσερα.
• Χρησιμοποιήστε φωτογραφίες και εικονογραφήσεις, αλλά αποφύγετε φωτογραφίες εκτός θέματος ή clipart.

Σκεφτείτε δύο φορές για την ανύψωση μιας εικόνας ή μιας ιστορίας από το Διαδίκτυο. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η αναδημοσίευση περιεχομένου που δεν σας ανήκει και για την οποία δεν έχετε λάβει άδεια για περαιτέρω χρήση, θα μπορούσε να σας οδηγήσει σε νόμιμο και οικονομικό ζεστό νερό. Κατά κανόνα: Εάν δεν το δημιουργήσατε εσείς, δεν μπορείτε να το συμπεριλάβετε στο ενημερωτικό δελτίο σας, εκτός εάν έχετε απόδειξη άδειας.

Να είναι συνεπής

Τα ενημερωτικά δελτία δεν καταναλώνονται πλέον κυρίως σε χαρτί – τα ενημερωτικά δελτία μέσω email αποδεικνύονται πολύ πιο συνηθισμένα – αλλά αυτό που δημιουργείτε θα έπρεπε να να είναι εκτυπώσιμο, που σημαίνει ότι θα πρέπει να συμμορφώνεστε με τα κοινά πρότυπα εκτύπωσης. Συγκεκριμένα:

• Χρησιμοποιήστε πλέγματα για συνοχή από σελίδα σε σελίδα. Η καλή ευθυγράμμιση είναι σημαντική για ένα επαγγελματικό ενημερωτικό δελτίο.
• Χρησιμοποιήστε πρότυπα και οδηγούς στυλ για συνεπή μορφοποίηση. Είτε χρησιμοποιείτε το πρότυπο κάποιου άλλου είτε αναπτύσσετε το δικό σας, μείνετε μαζί του.
• Χρησιμοποιήστε επαναλαμβανόμενα στοιχεία όπως υποσέλιδα, κεφαλίδες και επικεφαλής τμήματος.
• Χρησιμοποιήστε τις ίδιες λίγες γραμματοσειρές σε όλο το ενημερωτικό δελτίο.
• Χρησιμοποιήστε το χρώμα για να προσελκύσετε το μάτι σε σημαντικές πληροφορίες, αλλά μην το παρακάνετε.

Αποφύγετε την ακαταστασία

Περισσότερα δεν είναι πάντα καλύτερα. Εάν το ενημερωτικό δελτίο σας είναι γεμάτο γραμματοσειρές, χρώματα, φωτογραφίες και γραφικά, ο αναγνώστης μπορεί να αναβληθεί. Κρατήστε το καθαρό και προσιτό.

• Χρησιμοποιήστε τρεις ή λιγότερες γραμματοσειρές.
• Χρησιμοποιήστε κουφώματα και κουτιά με φειδώ.
• Χρησιμοποιήστε όχι περισσότερα από ένα ή δύο κομμάτια clip art, φωτογραφίες ή γραφικά τόνους ανά σελίδα.

Αποφύγετε το clip art αν μπορείτε. Τίποτα δεν φωνάζει «ερασιτεχνική ώρα!» σαν ένα ενημερωτικό δελτίο γεμάτο με εικόνες τυχαίας γραμμής.

Χρησιμοποιήστε το Contrast

Αν και ένα πολύ απασχολημένο ενημερωτικό δελτίο είναι απίθανο, ένα σχέδιο ενημερωτικών δελτίων χωρίς αντίθεση – ένας τεράστιος τοίχος κειμένου – τείνει να είναι βαρετός. Οι τρόποι συμπερίληψης της αντίθεσης στο ενημερωτικό δελτίο σας περιλαμβάνουν:

• Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές υψηλής αντίθεσης, όπως έναν έντονο τύπο sif serif για επικεφαλίδες και μια γραμματοσειρά serif για κείμενο σώματος.
• Κάντε το μεγάλο, πραγματικά μεγάλο. Χρησιμοποιήστε ένα υπερβολικό καπάκι ή μεγεθύνετε ένα συνημμένο πολυμέσων για να κάνετε μια δήλωση.
• Χρησιμοποιήστε κενό διάστημα με τη μορφή πολύ μεγάλων υδρορροών ή περιθωρίων για να εξουδετερώσετε το πυκνό κείμενο. Ο λευκός χώρος προσθέτει οπτικό χώρο αναπνοής για το μάτι.
• Προσθέστε εισαγωγικά για να χωρίσετε ένα μακρύ άρθρο και να πειράξετε τον αναγνώστη. Κρατήστε τα σύντομα και ενδιαφέροντα.

Ηλεκτρονικά ενημερωτικά δελτία

Εάν μεταδώσετε τα ενημερωτικά δελτία σας μέσω email, απαιτείται από τη νομοθεσία των ΗΠΑ να συμμορφωθείτε με τους όρους του νόμου CAN-SPAM. Σε υψηλό επίπεδο, πρέπει να συμπεριλάβετε (συνήθως στο υποσέλιδο) το όνομα και τη διεύθυνση αλληλογραφίας του εκδότη, καθώς και έναν εύχρηστο σύνδεσμο για κατάργηση εγγραφής από τη λίστα αλληλογραφίας.