Σε αυτό το άρθρο
Το Trello είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου τύπου Kanban που είναι ένας οπτικός τρόπος για να δείτε όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε εσείς ή η ομάδα σας, γεγονός που καθιστά ευκολότερο να δείτε τι κάνουν όλοι στην ομάδα σε μια δεδομένη στιγμή. Είναι επίσης δωρεάν, πράγμα που σημαίνει ότι είναι προσβάσιμο σε μικρές και μεγάλες ομάδες και άτομα που διευθύνουν επιχειρήσεις ή που θέλουν να παρακολουθούν προσωπικές εργασίες. Μεταξύ των εργαλείων διαχείρισης έργων, το Trello είναι ένα από τα ευκολότερα στη χρήση και την εφαρμογή, αλλά η διεπαφή κενής πλάκας μπορεί να είναι λίγο τρομακτική. Εδώ είναι μερικές συμβουλές για να βοηθήσετε εσάς και την ομάδα σας να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Trello, ανεξάρτητα από το τι χρησιμοποιείτε για να παρακολουθείτε.
Τι είναι το Kanban;
Μια ιαπωνική διαδικασία κατασκευής που εφάρμοσε η Toyota στα τέλη της δεκαετίας του 1940 ενημερώνει το Kanban-στυλ διαχείρισης έργων. Στόχος του ήταν να αυξήσει την αποδοτικότητα στα εργοστάσιά της παρακολουθώντας το απόθεμα σε πραγματικό χρόνο, χρησιμοποιώντας κάρτες που πέρασαν μεταξύ των εργαζομένων στο πάτωμα. Όταν εξαντλήθηκε ένα συγκεκριμένο υλικό, οι εργαζόμενοι θα το σημείωναν, το οποίο θα έφτανε στον προμηθευτή που θα έστειλε στη συνέχεια το ζητούμενο αντικείμενο στην αποθήκη. Αυτές οι κάρτες ονομάζονταν συχνά Kanban, που σημαίνει πινακίδα ή πινακίδα στα Ιαπωνικά. Πώς λοιπόν αυτό μεταφράζεται στη διαχείριση έργων; Λογισμικό όπως το Trello υιοθετεί αυτήν την έννοια της μετακίνησης καρτών και το βάζει σε μια οπτική διεπαφή, όπου οι εργασίες εκτίθενται σε έναν εικονικό πίνακα και συνδυάζονται με την ικανότητα εργασίας μιας ομάδας. Στο πιο βασικό του, ένας πίνακας θα έχει τρία τμήματα: να κάνουμε, να κάνουμε (ή στη διαδικασία) και να κάνουμε. Ωστόσο, οι ομάδες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το εργαλείο με οποιονδήποτε τρόπο που τους ταιριάζει. Μερικοί μπορεί να προτιμούν έναν πραγματικό πίνακα, ενώ άλλοι θέλουν την ευκολία μιας εικονικής λύσης, όπως το Trello.
Ξεκινώντας με το Trello
Το Trello χρησιμοποιεί πίνακες, οι οποίοι περιέχουν λίστες και κάρτες. Οι πίνακες είναι έργα (επανασχεδιασμός ιστότοπου, ανακαίνιση μπάνιου), οι λίστες είναι εργασίες (γραφικά, πλακάκια) και οι κάρτες είναι δευτερεύουσες εργασίες ή επιλογές (ενοικίαση σχεδιαστή, μεγέθη και χρώματα πλακιδίων).
Μόλις αποφασίσετε πώς να οργανώσετε τις λίστες σας, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε κάρτες, οι οποίες μπορούν να έχουν λίστες ελέγχου και ετικέτες. Οι λίστες ελέγχου είναι ένας τρόπος κατανομής εργασιών σε δευτερεύουσες εργασίες. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Trello για να προγραμματίσετε διακοπές, μπορεί να έχετε μια κάρτα για ένα εστιατόριο που θέλετε να δοκιμάσετε, με μια λίστα ελέγχου που περιλαμβάνει την πραγματοποίηση μιας κράτησης, την έρευνα των καλύτερων πιάτων για λήψη και τον έλεγχο εάν είναι φιλικό για παιδιά .
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να αντιπροσωπεύσετε την κατάσταση της κάρτας (εγκεκριμένη, υποβληθείσα κ.λπ.) ή την κατηγορία (επιστήμη, τεχνολογία, τέχνες κ.λπ.) ή οποιαδήποτε ετικέτα θέλετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια αναζήτηση που θα εμφανίζει για παράδειγμα όλες τις σχετικές με την επιστήμη κάρτες ή όλες τις εγκεκριμένες κάρτες. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να προσθέσετε έναν τίτλο σε μια ετικέτα. Μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε για κωδικοποίηση χρώματος (διατίθενται έως και 10 χρώματα, είναι διαθέσιμη μια επιλογή τυφλού χρώματος).
Καθώς αρχίζετε να εργάζεστε και ολοκληρώνετε εργασίες, μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε και να αποθέτετε κάρτες από τη μία λίστα στην άλλη, και τελικά να αρχειοθετείτε κάρτες και λίστες μόλις η διεπαφή γίνει δυσκίνητη.
Ειδοποιήσεις Trello και εφαρμογές για κινητά
Οι χρήστες μπορούν να εκχωρήσουν κάρτες σε μέλη της ομάδας και να προσθέσουν σχόλια, συνημμένα αρχεία, ετικέτες με χρωματική κωδικοποίηση και ημερομηνίες λήξης. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να @ αναφέρουν άλλους στα σχόλια για να ξεκινήσουν μια συνομιλία. Η Trello δέχεται αρχεία από τον υπολογιστή σας και υπηρεσίες αποθήκευσης cloud όπως το Google Drive, Dropbox, Box και OneDrive. Περιλαμβάνεται επίσης η καλή ενσωμάτωση email. Κάθε πίνακας έχει μια μοναδική διεύθυνση email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε κάρτες (εργασίες). Μπορείτε επίσης να στείλετε συνημμένα σε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και το καλύτερο όμως, όταν λαμβάνετε μια ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να απαντήσετε απευθείας σε αυτήν αντί να ξεκινήσετε το Trello. Οι ειδοποιήσεις, συμπεριλαμβανομένων των αναφορών και των σχολίων, διατίθενται από εφαρμογές για κινητά, από ένα πρόγραμμα περιήγησης επιτραπέζιου υπολογιστή και μέσω email. Το Trello διαθέτει εφαρμογές για iPhone και iPad, τηλέφωνα Android, tablet και ρολόγια και tablet Kindle Fire.
Trello Power-Ups και Trello Gold
Η Trello προσφέρει περισσότερες από 30 πρόσθετες δυνατότητες και ενσωματώσεις, τις οποίες καλεί power-ups. Παραδείγματα power-ups περιλαμβάνουν προβολή ημερολογίου, επαναλήπτης καρτών για επαναλαμβανόμενες εργασίες, καθώς και ενοποίηση με το Evernote, το Google Hangouts, το Salesforce και άλλα. Οι δωρεάν λογαριασμοί περιλαμβάνουν ένα power-up ανά πίνακα. Όλα τα βασικά χαρακτηριστικά του Trello είναι δωρεάν, αν και υπάρχει μια πληρωμένη έκδοση που ονομάζεται Trello Gold (5 $ ανά μήνα ή 45 $ ανά έτος), η οποία προσθέτει ορισμένα προνόμια, συμπεριλαμβανομένων τριών power-up ανά board (αντί για ένα). Περιλαμβάνει επίσης ελκυστικά υπόβαθρα και αυτοκόλλητα, προσαρμοσμένα emoji και μεταφορτώσεις μεγαλύτερων συνημμένων (250 MB αντί για 10 MB). Το Trello προσφέρει έναν δωρεάν μήνα συνδρομής Gold για κάθε άτομο στο οποίο συμμετέχετε στο Trello, έως και 12 μήνες.