Όταν αποθηκεύετε έγγραφα στο Microsoft Word, δώστε στα έγγραφά σας ένα περιγραφικό όνομα, ώστε να μπορείτε να βρείτε αρχεία γρήγορα. Αναπτύξτε ένα σύστημα ονομάτων και δεν θα χρειαστεί ποτέ να περιηγηθείτε στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας ή να ανοίξετε αρχεία για να βρείτε τις πληροφορίες που θέλετε. Δείτε πώς μπορείτε να αναπτύξετε ένα σύστημα ονομάτων που θα επιταχύνει την αναζήτησή σας.
Το σωστό σύστημα ονομάτων
Δεν υπάρχει σωστός ή λάθος τρόπος για να ονομάσετε αρχεία και τα συστήματα ονομάτων διαφέρουν από χρήστη σε χρήστη. Βρείτε μια μέθοδο που σας έχει νόημα και εφαρμόστε τη με συνέπεια. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα πληροφοριών που πρέπει να συμπεριληφθούν στο όνομα του αρχείου για να είναι γρήγορη και εύκολη η εύρεση αρχείων:
- Η ημερομηνία σύνθεσης του εγγράφου: Προσθέστε μια ημερομηνία στο όνομα αρχείου των περισσότερων εγγράφων, ειδικά με αλληλογραφία. Εάν δεν θυμάστε πότε συνθέσατε ένα έγγραφο, περιορίστε την αναζήτησή σας σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
- Το όνομα του παραλήπτη: Συμπεριλάβετε το όνομα του παραλήπτη όταν εργάζεστε με γράμματα και άλλους τύπους εγγράφων, όπως συμβόλαια, σημειώματα και σημειώσεις.
- Ο τύπος του εγγράφου: Παραδείγματα τύπων εγγράφων περιλαμβάνουν επιστολή, σύμβαση, πρόταση, ανάρτηση ιστολογίου και αναφορά. Εάν αναζητάτε ένα γράμμα που έχετε γράψει, μπορείτε να καταργήσετε αρχεία που έχουν σύμβαση ή πρόταση στο όνομα του αρχείου.
Οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε στο όνομα του αρχείου θα πρέπει να είναι με την ίδια σειρά σε όλα τα αρχεία σας. Αυτή η σταθερή σειρά βοηθά κατά την αναζήτηση χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ελέγχου ταξινόμησης στο παράθυρο διαλόγου Word Open ή στην Εξερεύνηση των Windows. Τα στοιχεία ελέγχου ταξινόμησης ταξινομούν τα αρχεία αλφαβητικά (ή αριθμητικά) έτσι ώστε τα αρχεία να ταξινομούνται κατά τον πρώτο χαρακτήρα στο όνομα του αρχείου. Αυτή δεν είναι μια πλήρης λίστα με συμβουλές για την ονομασία αρχείων, αλλά είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε. Μόλις ξεκινήσετε μια πρακτική ονομασίας αρχείων με συνεπή τρόπο, θα αναπτύξετε ένα σύστημα που λειτουργεί καλύτερα για εσάς και θα βρείτε μερικά δικά σας κόλπα.