Η ομαδική εργασία είναι μια από τις πιο σημαντικές πτυχές του σύγχρονου χώρου εργασίας. Ωστόσο, η ευρεία διαθεσιμότητα στο Διαδίκτυο σημαίνει ότι τα μέλη της ομάδας θα μπορούσαν να είναι σχεδόν οπουδήποτε στον κόσμο. Για να είναι αποτελεσματική η ομαδική εργασία, είναι σημαντικό για τις εταιρείες να υιοθετήσουν σύγχρονες εργασιακές πρακτικές και τεχνολογίες που βοηθούν τους συναδέλφους, όπου κι αν βρίσκονται, να μοιράζονται την εργασία τους με απλό και αποτελεσματικό τρόπο. Εδώ μπαίνει ένα καλό εργαλείο συνεργασίας στο διαδίκτυο. Εάν σκέφτεστε να υιοθετήσετε – ή να προτείνετε την υιοθέτηση – εργαλείων διαδικτυακής συνεργασίας, η λίστα με τα οφέλη διαδικτυακής συνεργασίας παρακάτω μπορεί να βοηθήσει εσάς και τον οργανισμό σας να αποφασίσετε σχετικά με αυτήν τη χρήσιμη τεχνολογία.
Είναι εύκολο να παρακολουθείτε τα έργα
Τα διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας έχουν μια ποικιλία δυνατοτήτων παρακολούθησης έργων που διευκολύνουν τα μέλη της ομάδας να δουν την εξέλιξη ενός έργου από την πρώτη μέρα. Από την παρακολούθηση ποιος έκανε τις πιο πρόσφατες αλλαγές σε ένα έγγραφο, στον τρόπο που το έγγραφο ήταν πριν από τις αλλαγές, έως την επισήμανση ενός συναδέλφου για έλεγχο του εγγράφου, δεν ήταν ποτέ πιο εύκολο να διαχειριστείτε ένα έργο. Τα διαδικτυακά εργαλεία συνεργασίας καταργούν την ανάγκη χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως το κύριο μέσο επικοινωνίας με τα μέλη της ομάδας, οπότε η ανάγκη αναζήτησης εισερχομένων για ένα χαμένο έγγραφο, για παράδειγμα, καταργείται εντελώς.
Τα μέλη της ομάδας μπορούν να είναι οπουδήποτε
Εφόσον έχουν σύνδεση στο Διαδίκτυο, τα μέλη της ομάδας μπορούν να εργάζονται εξ αποστάσεως από οπουδήποτε στον κόσμο. Αυτό σημαίνει ότι είναι πιθανό μια ομάδα να είναι πλήρως διασκορπισμένη, ενώ εξακολουθεί να εργάζεται με οργανωμένο τρόπο. Οι συνάδελφοι σε διαφορετικές πολιτείες ή ακόμα και σε χώρες μπορούν εύκολα να συνεργαστούν στο ίδιο έργο, βοηθώντας τους οργανισμούς να συνθέσουν την καλύτερη δυνατή ομάδα για ένα έργο, ανεξάρτητα από τη θέση των εργαζομένων. Σημαίνει επίσης ότι, ενώ οι εργαζόμενοι είναι μακριά από το γραφείο σε ένα επαγγελματικό ταξίδι, δεν χρειάζεται να αποσυνδεθούν από το έργο, και μπορούν να συμβάλουν σε αυτό σαν να ήταν στα γραφεία τους.
Ευκολία αναφοράς
Σχεδόν όλα τα έργα εργασίας σχετίζονται με κάποιο είδος αναφοράς και ο χρόνος αναφοράς είναι συνήθως αγχωτικός. Μερικές φορές, είναι εύκολο να ξεχάσετε μερικές από τις δραστηριότητες που έχουν γίνει για ένα συγκεκριμένο έργο, ειδικά όταν εργάζεστε με μια μεγάλη ομάδα. Ωστόσο, χρησιμοποιώντας ένα καλό διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας, είναι εύκολο να δημιουργήσετε γρήγορα λεπτομερείς αναφορές που περιλαμβάνουν όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, δίνοντας στα μέλη της ομάδας περισσότερο χρόνο για να εργαστούν σε δραστηριότητες που δημιουργούν αποτελέσματα.
Οι ενέργειες γίνονται γρήγορα
Με ένα καλό διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας, δεν χρειάζεται πλέον να οργανώνετε μια συνάντηση ή μια τηλεφωνική κλήση για να ελέγχετε τα έγγραφα. Τα έγγραφα μπορούν να μεταφορτωθούν στο εργαλείο και οι αναθεωρητές μπορούν να ειδοποιηθούν αυτόματα μέσω email ότι έχουν μεταφορτωθεί έγγραφα. Οι αναθεωρητές μπορούν στη συνέχεια να σχολιάσουν το έγγραφο και να κάνουν οποιεσδήποτε απαραίτητες αλλαγές και να ειδοποιήσουν όλα τα μέλη της ομάδας ότι το έγγραφο έχει ελεγχθεί και είναι έτοιμο. Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο να διατηρήσετε μια σταθερή και οργανωμένη ροή εργασίας σε ένα έργο, με τα μέλη της ομάδας να συνεισφέρουν άμεσα όταν είναι απαραίτητο.
Όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ένα μόνο μέρος
Αυτό διευκολύνει όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα έγγραφα, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Επίσης, οι υπάλληλοι δεν χρειάζεται να αποθηκεύουν έγγραφα σε μια μονάδα USB ή σε άλλα μέσα αποθήκευσης εάν σκοπεύουν να εργαστούν σε αυτά από απόσταση και τυχόν ενημερώσεις σε ένα έγγραφο εμφανίζονται αμέσως. Δεν χρειάζεται να αποστέλλονται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου και τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν ανά πάσα στιγμή πού να βρουν την τελευταία έκδοση ενός εγγράφου.