Τρόπος δημιουργίας ομάδας επαφών (Λίστα διανομής) στο Outlook

Σε αυτό το άρθρο

Το Outlook χρησιμοποιεί ομάδες επαφών για την αποθήκευση των μελών μιας λίστας διανομής. Αφού δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών και προσθέσετε επαφές, δημιουργήστε ένα μήνυμα email και απευθύνετέ το στην ομάδα επαφών. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι στη λίστα διανομής λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και εξοικονομείτε χρόνο. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Outlook 2019, το Outlook 2016, το Outlook 2013, το Outlook 2010 και το Outlook για Microsoft 365.

Πώς να ρυθμίσετε μια λίστα διανομής στο Outlook

Για να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook, δημιουργήστε τη λίστα και επιλέξτε πού θα την αποθηκεύσετε. Δείτε πώς:

1. Ανοίξτε το Outlook.

2. μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και επιλέξτε Νέα αντικείμενα.

3. Επιλέγω Περισσότερα είδη > Επικοινωνήστε με την ομάδα. Ή πατήστε Ctrl+Βάρδια+μεγάλο.

   

4. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, τοποθετήστε το δρομέα στο Ονομα πλαίσιο κειμένου και πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα διανομής. Για να στείλετε ένα email στη λίστα διανομής, εισαγάγετε το όνομα της λίστας στο Προς την πλαίσιο κειμένου ενός νέου παραθύρου μηνύματος.

5. ΑΣΕ το Επικοινωνήστε με την ομάδα ανοιχτό παράθυρο.

Προσθήκη μελών σε μια ομάδα επαφών του Outlook

Αφού δημιουργηθεί και αποθηκευτεί η ομάδα, προσθέστε επαφές στη λίστα διανομής. Για να προσθέσετε επαφές σε μια ομάδα επαφών:

1. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, μεταβείτε στο Επικοινωνήστε με την ομάδα αυτί.

2. Επιλέγω Προσθήκη μελών > Από τις Επαφές του Outlook.

   

3. Στο Επιλέξτε Μέλη: Επαφές πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε μια επαφή και επιλέξτε Μέλη για να προσθέσετε αυτήν την επαφή στη λίστα διανομής. Εάν μια επαφή δεν αναφέρεται, αναζητήστε την επαφή με όνομα ή διεύθυνση email. Εάν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να βρείτε την επαφή, επιλέξτε το Βιβλίο διευθύνσεων αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε μια διαφορετική λίστα.

4. Επαναλάβετε το βήμα 3 για καθεμία από τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα διανομής.

5. Επιλέγω Εντάξει.

6. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Δημιουργήστε μια νέα επαφή σε μια λίστα διανομής

Για να προσθέσετε παραλήπτες που δεν βρίσκονται στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook σε μια ομάδα επαφών:

1. Μεταβείτε στο Outlook Ανθρωποι και κάντε διπλό κλικ στη λίστα διανομής.

2. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, μεταβείτε στο Επικοινωνήστε με την ομάδα καρτέλα και επιλέξτε Προσθήκη μελών > Νέα επαφή e-mail.

3. Στο Εμφανιζόμενο όνομα πλαίσιο κειμένου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την επαφή.

   

   Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα της επαφής, εισαγάγετε τη διεύθυνση email τους ή πληκτρολογήστε ένα ψευδώνυμο.

4. Στο Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πλαίσιο κειμένου, εισαγάγετε τη διεύθυνση email της νέας επαφής.

5. Εάν δεν θέλετε να προσθέσετε το νέο μέλος στο βιβλίο διευθύνσεων, διαγράψτε το ΠΡΟΣΘΗΚΗ στις επαφες πλαίσιο ελέγχου.

6. Επιλέγω Εντάξει.

7. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, επιλέξτε Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη λίστα διανομής.

Τρόπος κοινής χρήσης μιας ομάδας επαφών στο Outlook

Υπάρχουν άλλοι άνθρωποι που θα επωφελούνταν εάν είχαν τη λίστα διανομής σας; Αντί να τους κάνετε να δημιουργήσουν την ίδια ομάδα επαφών από το μηδέν, μοιραστείτε μαζί τους την ομάδα επαφών. Είναι τόσο εύκολο όσο η αποστολή συνημμένου email. Για να μοιραστείτε μια ομάδα επαφών:

1. Παω σε Προσωπικά άτομα.

2. Κάντε διπλό κλικ στην ομάδα διανομής που θέλετε να μοιραστείτε.

3. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, μεταβείτε στο Επικοινωνήστε με την ομάδα καρτέλα και επιλέξτε Προώθηση ομάδας > Ως επαφή του Outlook.

   

   Επιλέγω Σε μορφή Διαδικτύου (vCard) για να επισυνάψετε ένα αρχείο κειμένου που περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις των μελών της ομάδας.

4. Στείλτε το μήνυμα στο άτομο που θέλετε να λάβετε τη λίστα διανομής.

5. Επιλέγω Στείλετε.

Εισαγάγετε μια ομάδα επαφών του Outlook που σας έχει κοινοποιηθεί μέσω email

Εάν κάποιος δημιούργησε μια λίστα διανομής στο Outlook και σας το έστειλε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο επαφών του Outlook, εισαγάγετε τη λίστα στο βιβλίο διευθύνσεών σας και να τη χρησιμοποιήσετε ως δική σας.

1. Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει το συνημμένο αρχείο επαφής του Outlook για την ομάδα.

2. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος του συνημμένου.

   

3. Επιλέγω Ανοιξε.

4. Στο Επικοινωνήστε με την ομάδα παράθυρο, πηγαίνετε στο Αρχείο > Πληροφορίες.

5. Επιλέγω Μετακίνησε στο φάκελο > Αντιγραφή στο φάκελο.

   

6. Στο Αντιγραφή στοιχείου σε πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε το Επαφές ντοσιέ.

   

7. Επιλέγω Εντάξει.

8. Με τη λίστα διανομής σας στη θέση της και έτοιμη, μπορείτε να ξεκινήσετε την αποστολή μηνυμάτων στα μέλη της.

Εάν θέλετε περισσότερο έλεγχο στις λίστες διανομής σας, χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες επαφών για να δημιουργήσετε κομψές λίστες αλληλογραφίας.