Τρόπος εξαγωγής δεδομένων από μια φόρμα Word στο Excel

Σε αυτό το άρθρο

Το Microsoft Word δεν έχει την επιλογή να αποθηκεύει απευθείας δεδομένα φόρμας ως φύλλο εργασίας του Excel. Ωστόσο, με λίγα επιπλέον βήματα, είναι πολύ εύκολο να εξαγάγετε δεδομένα από μια φόρμα Word στο Excel. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. Excel για Mac και Excel Online.

Κατανοήστε τις μορφές του Word

Μια φόρμα Word περιέχει κενά που διευκολύνουν τα άτομα να συμπληρώνουν σημαντικές πληροφορίες. Συνήθως, αυτά τα έντυπα διανέμονται έτσι ώστε πολλά άτομα να μπορούν να τα συμπληρώσουν και να τα επιστρέψουν. Η συλλογή όλων των πληροφοριών από αυτές τις φόρμες και η μεταφορά τους σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel είναι μια κουραστική χειροκίνητη διαδικασία. Ευτυχώς, είναι πολύ εύκολο να εξαγάγετε δεδομένα φόρμας Word στο Excel χρησιμοποιώντας αρχεία οριοθετημένα με κόμματα.

Χρησιμοποιήστε τις Επιλογές για να επιλέξετε Μορφή οριοθετημένη με κόμματα

Χρειάζονται μόνο μερικές προσαρμογές στο έγγραφο φόρμας του Word για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα φόρμας ως αρχείο οριοθετημένο με κόμματα (CSV). Αυτή η μορφή αρχείου διαχωρίζει κάθε εγγραφή φόρμας με κόμματα. Χρησιμοποιήστε αρχεία CSV για εισαγωγή δεδομένων στο Excel. Το Microsoft Word είναι αρκετά έξυπνο για να αποθηκεύει μόνο τα δεδομένα από τη φόρμα στο αρχείο CSV. Το επιπλέον κείμενο στο έγγραφο δεν προστίθεται στο αρχείο CSV. Με ανοιχτό το έντυπο της φόρμας και συμπληρωμένο με δεδομένα, επιλέξτε Αρχείο > Επιλογές.

1. Επιλέγω Προχωρημένος στον πίνακα στα αριστερά του παραθύρου διαλόγου Επιλογές.

2. Στην ενότητα Διατήρηση πιστότητας κατά την κοινή χρήση αυτού του εγγράφου, τοποθετήστε μια επιλογή στο πλαίσιο δίπλα Αποθήκευση δεδομένων φόρμας ως οριοθετημένο αρχείο κειμένου.

3. Τύπος Εντάξει για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές λέξεων.

Σε αυτό το σημείο, υπάρχουν δύο τρόποι εξαγωγής των δεδομένων στο Excel. Αποθηκεύστε το έγγραφο ή εξαγάγετε τα δεδομένα.

Χρησιμοποιήστε το Save As για εξαγωγή σε CSV

Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο σε μορφή CSV:

1. Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση ως. Το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως ανοίγει με το κείμενο η μορφή αρχείου έχει ήδη επιλεγεί.

2. Ονομάστε το αρχείο και επιλέξτε Εντάξει.

3. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου με προεπισκόπηση των δεδομένων που εξάγετε από τη φόρμα σε μορφή CSV.

4. Τύπος Εντάξει για εξαγωγή των δεδομένων.

Το Word εξάγει τα δεδομένα φόρμας που πληκτρολογήθηκαν στη φόρμα ως .csv αρχείο, το οποίο μπορεί να ανοίξει με το Excel. Το Word εισάγει κόμματα μεταξύ των πεδίων. Το Excel χρησιμοποιεί τα κόμματα για να διαχωρίσει τα δεδομένα σε συγκεκριμένα κελιά.

Χρησιμοποιήστε την Εξαγωγή για αποθήκευση σε CSV

Για εξαγωγή δεδομένων σε αρχείο CSV:

1. Επιλέγω Αρχείο > Εξαγωγή.

2. Επιλέγω Αλλαγή τύπου αρχείου.

3. Στην ενότητα Τύποι αρχείων εγγράφου, επιλέξτε Απλό κείμενο (* .txt).

4. Επιλέγω Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

5. Επιλέξτε την τοποθεσία στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο, εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και επιλέξτε Σώσει για εξαγωγή των δεδομένων.

Εισαγωγή δεδομένων φόρμας στο Excel

Μετά την εξαγωγή δεδομένων φόρμας Word σε μορφή CSV, τα δεδομένα είναι έτοιμα για εισαγωγή στο Microsoft Excel.

Εάν ανοίξετε το αρχείο χρησιμοποιώντας το Excel, δεν θα δείτε το αρχείο στο φάκελο όπου το αποθηκεύσατε, επειδή το Excel είναι προεπιλεγμένο να εμφανίζει μόνο αρχεία Excel Ανοίξτε το αρχείο CSV ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Excel.

2. Επιλέγω Αρχείο > Ανοιξε.

3. Επιλέγω Ξεφυλλίζω.

4. Στην αναπτυσσόμενη λίστα τύπου αρχείου, επιλέξτε Ολα τα αρχεία (*.*).

5. Περιηγηθείτε στο φάκελο στον οποίο βρίσκονται τα εξαγόμενα δεδομένα φόρμας του Word και επιλέξτε το αρχείο κειμένου CSV.

6. Επιλέγω Ανοιξε.

7. Το Excel ανοίγει τον Οδηγό εισαγωγής κειμένου. Επιλέγω Οριοθετημένοκαι επιλέξτε Επόμενο.

8. Αποεπιλέξτε το Αυτί πλαίσιο ελέγχου και επιλέξτε το Κόμμα πλαίσιο ελέγχου. Στη συνέχεια, επιλέξτε Επόμενο.

9. Επιλέγω Φινίρισμα.

Τα δεδομένα από τη φόρμα του Word εμφανίζονται στο φύλλο Excel.

Εισαγωγή δεδομένων φόρμας στο υπάρχον υπολογιστικό φύλλο με το Excel 2019 και 2016

Εάν θέλετε να μεταφέρετε δεδομένα από νέες φόρμες της Microsoft στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το αποθηκευμένο αρχείο Excel.

2. Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο πατώντας το + σύμβολο στο κάτω μέρος του υπάρχοντος φύλλου.

3. Επιλέξτε κελί Α’1.

4. Στο μενού Δεδομένα, επιλέξτε Λήψη δεδομένων > Από το αρχείο,> Από Κείμενο / CSV (Στο Microsoft 2010 ή 2013, επιλέξτε Από το κείμενο).

5. Επιλέξτε το νέο αρχείο κειμένου με τα δεδομένα φόρμας και επιλέξτε Εισαγωγή.

6. Στον Οδηγό, επιλέξτε Φορτώνω > Φόρτωση σε.

7. Στην ενότητα Πού θέλετε να βάλετε τα δεδομένα, επιλέξτε Υφιστάμενο φύλλο εργασίαςκαι σιγουρευτείτε Α’1 έχει επιλεγεί.

8. Τύπος Εντάξει.

Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα φόρμας, προσθέστε τα νέα δεδομένα φόρμας του Word στο κύριο φύλλο εργασίας σας:

1. Στο Word, επισημάνετε ολόκληρη τη σειρά μόνο με τα δεδομένα.

2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε αντίγραφο.

3. Στο Excel, επιλέξτε το κύριο φύλλο εργασίας σας.

4. Επισημάνετε το κελί ακριβώς κάτω από την τελευταία εγγραφή στο φύλλο.

5. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση.

Εισαγωγή δεδομένων φόρμας σε υπάρχον υπολογιστικό φύλλο με το Excel 2013 και 2010

Για να μεταφέρετε δεδομένα από νέες φόρμες της Microsoft στο Excel 2013 ή 2010, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ανοίξτε το αποθηκευμένο αρχείο Excel.

2. Επιλέξτε το κελί στην πρώτη στήλη ακριβώς κάτω από τα υπάρχοντα δεδομένα σας.

3. Επιλέγω Δεδομένα > Από το κείμενο.

4. Επιλέξτε το νέο αρχείο κειμένου με τα δεδομένα φόρμας και επιλέξτε Εισαγωγή.

5. Στον Οδηγό, επιλέξτε Οριοθετημένοκαι πατήστε Επόμενο.

6. Αποεπιλέξτε το Αυτί πλαίσιο ελέγχου, επιλέξτε το Κόμμα πλαίσιο ελέγχου και επιλέξτε Επόμενο.

7. Τύπος Φινίρισμα.

8. Υπό Πού θέλετε να βάλετε τα δεδομένα, επιλέξτε Υφιστάμενο φύλλο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το κελί όπου θέλετε να πάει η νέα σειρά.

9. Τύπος Εντάξει.

Αυτό προσθέτει τα νέα δεδομένα φόρμας του Word στην επόμενη σειρά στο κύριο φύλλο εργασίας σας.