Σε αυτό το άρθρο
Υπάρχουν πολλοί τρόποι για κοινή χρήση ενός φακέλου στο Outlook με άλλους. Μπορεί να κάνει την εργασία με μια ομάδα ή ένα έργο πολύ πιο εύκολη όταν όλες οι επικοινωνίες βρίσκονται σε ένα μέρος και μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη διαχείριση των οικιακών δραστηριοτήτων, των οικονομικών και πολλά άλλα. Μάθετε πώς να δημιουργείτε κοινόχρηστους φακέλους του Outlook και να οργανώνετε την εργασία σας. Πρέπει να έχετε πρόσβαση στον Exchange Server. Αυτός είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να διαχειριστείτε ή να μοιραστείτε τους φακέλους σας στο Outlook.
Τρόπος κοινής χρήσης φακέλου στο Outlook 2016
Κάτι που θέλετε να ελέγξετε προτού προσπαθήσετε να μοιραστείτε έναν φάκελο είναι εάν ο διαχειριστής σας το επιτρέπει. Εάν ναι, αυτό είναι που πρέπει να κάνετε:
-
Ανοίξτε το Outlook όπως θα κάνατε κανονικά.
-
Βρείτε το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε με κάποιον.
-
Μόλις εντοπιστεί, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες
-
Στο παράθυρο ιδιοτήτων, επιλέξτε το Άδειες αυτί.
-
Επιλέγω Προσθήκη.
-
Από τη λίστα διευθύνσεων email στο διακομιστή, επιλέξτε αυτήν με την οποία θέλετε να μοιραστείτε το φάκελο στο Outlook.
Πώς να ανοίξετε έναν κοινόχρηστο φάκελο στο Outlook
Εάν κάποιο άλλο άτομο έχει μοιραστεί έναν φάκελο μαζί σας, βεβαιωθείτε ότι σας έχει δώσει τα σωστά δικαιώματα. Πιθανότατα θα λάβετε μια πρόσκληση κοινής χρήσης μέσω email και το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε Ανοίξτε αυτό το Σημειώσεις / Εργασίες / Εφημερίδα / Επαφές / Ημερολόγιο στην επάνω αριστερή γωνία. Εξετάστε το ενδεχόμενο να διατηρήσετε το email πρόσκλησης για τον κοινόχρηστο φάκελο. Εάν διαγράψετε το email πρόσκλησης, το κοινόχρηστο περιεχόμενο εξακολουθεί να είναι προσβάσιμο σε εσάς, υπάρχουν μόνο μερικά επιπλέον βήματα. Απλώς επιλέξτε το Ντοσιέ και στη συνέχεια επιλέξτε Άνοιγμα κοινόχρηστου ημερολογίου / Επαφές / Εφημερίδα / Σημειώσεις / Εργασίες. Αυτό λειτουργεί σε Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 και Outlook 2019
Πώς να αφαιρέσετε έναν κοινόχρηστο φάκελο
Είτε μοιράζεστε έναν φάκελο είτε αφαιρείτε έναν κοινόχρηστο φάκελο, η διαδικασία είναι σχεδόν ίδια. Εάν μοιραστήκατε έναν φάκελο μαζί σας, ο ευκολότερος τρόπος για να τον ξεφορτωθείτε θα ήταν να ζητήσετε από το άτομο που σας παραχώρησε πρόσβαση να ανακαλέσει όλα τα δικαιώματα. Εάν πρέπει να καταργήσετε κάποιον από την προβολή του κοινόχρηστου φακέλου σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
-
Κάντε δεξί κλικ στον κοινόχρηστο φάκελο στο Outlook και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες.
-
Επίλεξε το Κοινή χρήση φακέλων αυτί.
-
Επιλέξτε με ποιον χρήστη δεν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση του φακέλου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αφαιρώ.
Επίπεδα δικαιωμάτων σε κοινόχρηστους φακέλους στο Outlook
Υπάρχει ένας τρόπος για να περιορίσετε τι μπορούν να κάνουν οι χρήστες σε έναν κοινόχρηστο φάκελο χρησιμοποιώντας ένα ολόκληρο εύρος οδηγιών αδειών. Ανοίξτε το Outlook, κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ιδιότητες > Άδειες. Από εκεί, επιλέξτε το Επίπεδο άδειας αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε ένα διαφορετικό επίπεδο για κάθε διαφορετικό άτομο με το οποίο ενδέχεται να μοιραστείτε το φάκελο. Για παράδειγμα, αν το επιλέξετε Ιδιοκτήτης, αυτό το άτομο μπορεί να κάνει οτιδήποτε και τα πάντα, αλλά αν το επιλέξετε Κριτής, το μόνο πράγμα που μπορούν να κάνουν είναι να διαβάσουν τα αντικείμενα και τίποτα άλλο.
