Τρόπος μετατροπής εγγράφων Excel σε μορφή PDF

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να μετατρέψετε ένα αρχείο Excel σε μορφή PDF. Ένας λόγος για να κάνετε αυτόν τον τύπο μετατροπής είναι ότι το αρχείο Excel είναι πιο άνετο για άνοιγμα και ανάγνωση σε άλλους υπολογιστές, τηλέφωνα και tablet, όλα χωρίς να χρειάζεται να έχετε εγκατεστημένο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ή εφαρμογή. Τα αρχεία Excel που παραμένουν σε μορφή XLSX ή XLS είναι 100% επεξεργάσιμα με το Excel ή άλλο παρόμοιο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων (π.χ. OpenOffice Calc και LibreOffice Calc), αλλά τα PDF δεν είναι. Ενώ υπάρχουν διαθέσιμα προγράμματα επεξεργασίας PDF, συνήθως δεν λειτουργούν όπως και η επεξεργασία του πρωτογενούς αρχείου.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε τη μορφή PDF

Τα αρχεία Excel απαιτούν ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα για την ανάγνωσή τους και την επεξεργασία τους, οπότε μπορεί να είναι δύσκολο να μοιραστείτε τέτοια έγγραφα με άτομα που δεν διαθέτουν το απαραίτητο λογισμικό. Ωστόσο, η μορφή PDF είναι πολύ πιο πανταχού παρούσα, αρκεί να υπάρχει εγκατεστημένο ένα πρόγραμμα προβολής PDF στον υπολογιστή, μπορείτε να προβάλετε το αρχείο χωρίς να χρειάζεται πρόγραμμα προβολής / επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Excel για να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF

Εάν εργάζεστε με έγγραφα του Excel, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να έχετε ήδη Excel στον υπολογιστή σας. Εάν ναι, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε το XLS σε PDF ή το νεότερο XLSX σε PDF. Αυτές οι οδηγίες ισχύουν για τις εκδόσεις Excel 2019, 2016, 2013, 2010 και Excel για Microsoft 365.

Εξαγωγή σε υπολογιστή με Windows

Οι χρήστες των Windows μπορούν να μετατρέψουν έγγραφα Excel σε PDF μέσω του Εξαγωγή μενού:

1. Ανοιξε το Αρχείο > Εξαγωγή μενού.

2. Επιλέγω Δημιουργία PDF / XPS.

3. Ελέγξτε ξανά αυτό PDF (* .pdf) επιλέγεται δίπλα Αποθήκευση ως τύπου. Η άλλη επιλογή είναι η δημιουργία ενός αρχείου XPS.

   Μπορείτε προαιρετικά να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φορά πριν κάνετε το PDF για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ορισμένες σύνθετες επιλογές. Μπαίνω Επιλογές στο πλαίσιο διαλόγου αποθήκευσης για να κάνετε πράγματα όπως εξαγωγή μόνο συγκεκριμένων σελίδων σε PDF, εξαγωγή όλων των φύλλων εργασίας και πολλά άλλα.

4. Επιλέγω Δημοσιεύω για να αποθηκεύσετε το αρχείο Excel σε PDF.

Εξαγωγή σε Mac

Εάν βρίσκεστε σε υπολογιστή Mac, η δημιουργία ενός PDF από ένα αρχείο Excel μπορεί να ολοκληρωθεί μέσω του Αποθήκευση ως στοιχείο μενού.

1. Παω σε Αρχείο > Αποθήκευση ως για να ανοίξετε ένα αναδυόμενο πλαίσιο για την αποθήκευση του εγγράφου Excel.

2. Δίπλα στο Μορφή αρχείου, στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου, επιλέξτε PDF.

   

   Σημειώστε τις επιλογές ακριβώς κάτω από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο επιλογής μορφής. Μπορείς να διαλέξεις ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ή Σεντόνι για να μετατρέψετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σε PDF (όλα τα φύλλα που περιέχουν δεδομένα) ή απλά το φύλλο που είναι ανοιχτό αυτήν τη στιγμή.

3. Επιλέγω Σώσει για να μετατρέψετε το αρχείο Excel σε PDF στο Mac σας.

Online μετατροπείς

Μια άλλη επιλογή για την αποθήκευση του Excel ως PDF είναι η χρήση ενός μετατροπέα αρχείων. Δεδομένου ότι τα αρχεία XLS και XLSX είναι έγγραφα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν δωρεάν μετατροπέα αρχείων εγγράφων. Υπάρχουν ακόμη και μερικοί μετατροπείς Excel σε PDF που διευκολύνουν την αποθήκευση εγγράφων Excel σε μορφή PDF και επειδή λειτουργούν με οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης στο Web, μπορούν να μετατρέψουν το Excel σε PDF σε οποιοδήποτε λειτουργικό σύστημα. Μερικά από τα αγαπημένα μας περιλαμβάνουν Smallpdf, iLovePDF, Soda PDF και Online2PDF. Ένα άλλο που μας αρέσει, φαίνεται παρακάτω, είναι το FileZigZag. Ανεβάστε εκεί το αρχείο Excel και επιλέξτε PDF ως μορφή εξόδου. Επιλέγω Ξεκινήστε τη μετατροπή για να μετατρέψετε το αρχείο Excel σε PDF και να λάβετε τον σύνδεσμο λήψης.

«Εκτύπωση» σε PDF

Εάν δεν έχετε εγκαταστήσει το Excel, μπορείτε να αποθηκεύσετε το αρχείο XLSX ή XLS σε PDF με το δωρεάν πρόγραμμα Excel Viewer της Microsoft. Ωστόσο, δεδομένου ότι το Excel Viewer είναι μόνο ένα αρχείο Excel θεατής (όχι πρόγραμμα επεξεργασίας), πρέπει να εγκαταστήσετε ένα άλλο πρόγραμμα μαζί του για να το υποστηρίξετε τη μετατροπή PDF. Ένας τρόπος είναι με έναν δωρεάν εκτυπωτή PDF. Οι εκτυπωτές PDF λειτουργούν ζητώντας να «εκτυπώσετε» το έγγραφο σε PDF, ο οποίος είναι ένας εύκολος τρόπος για να στείλετε το αρχείο Excel στον μετατροπέα PDF, μετά τον οποίο το πρόγραμμα θα το αποθηκεύσει σε μορφή PDF.

1. Ανοίξτε το Excel Viewer και επιλέξτε το αρχείο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε PDF.

2. Χρησιμοποιήστε το κουμπί στην επάνω αριστερή πλευρά του προγράμματος για να επιλέξετε Τυπώνω.

3. Αλλάξτε τον εκτυπωτή από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Ονομα για να είναι ο εκτυπωτής PDF που εγκαταστήσατε.

   

   Στο παράδειγμά μας, μπορούμε να επιλέξουμε Εκτυπωτής Foxit Reader PDF από το αναπτυσσόμενο μενού.

4. Πραγματοποιήστε οποιεσδήποτε άλλες αλλαγές θέλετε στις προτιμήσεις εκτύπωσης, όπως εκτύπωση συγκεκριμένου αριθμού σελίδων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εντάξει για να ξεκινήσετε το λογισμικό εκτυπωτή PDF, το Foxit Reader σε αυτήν την περίπτωση. Ορισμένοι εκτυπωτές PDF θα ανοίξουν το πρόγραμμα με περαιτέρω οδηγίες και άλλοι θα αποθηκεύσουν το PDF χωρίς άλλες οδηγίες.

5. Αυτό είναι! Έχετε δημιουργήσει ένα αρχείο PDF από το έγγραφο του Excel!