Τρόπος ορισμού αυτόματων απαντήσεων στο Outlook

Τι πρέπει να γνωρίζετε

• Λογαριασμός χωρίς ανταλλαγή: Δημιουργήστε ένα νέο πρότυπο μηνύματος email και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν κανόνα για την αποστολή αυτόματης απάντησης.
• Λογαριασμός ανταλλαγής: Αρχείο > Πληροφορίες > Αυτόματες απαντήσεις > Αποστολή αυτόματων απαντήσεων > σύνταξη μηνύματος> επιλέξτε ώρες έναρξης και λήξης> Εντάξει.
• Στο Outlook.com: Ρυθμίσεις > Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook > Ταχυδρομείο > Αυτόματες απαντήσεις > Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις > σύνταξη> Σώσει.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να δημιουργήσετε ένα μήνυμα απάντησης εκτός γραφείου για το Outlook 2019, 2016, 2013. Το Outlook για Microsoft 365 και το Outlook.com, ανάλογα με τον τύπο λογαριασμού που χρησιμοποιείτε. Εξηγεί επίσης πώς να προσδιορίσετε εάν έχετε λογαριασμό Exchange.

Τρόπος ορισμού αυτόματων απαντήσεων στο Outlook

Μια αποτελεσματική αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook διασφαλίζει ότι ενώ βρίσκεστε μακριά, οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι όταν θα επιστρέψετε και τι πρέπει να κάνουν εάν έχουν κάποιο πρόβλημα που χρειάζεται άμεση προσοχή. Η ρύθμιση για απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook διαφέρει ανάλογα με το αν ο λογαριασμός email σας βρίσκεται σε διακομιστή Microsoft Exchange ή είναι λογαριασμός email IMAP ή POP (όπως κοινές υπηρεσίες email όπως το Gmail, το Yahoo Mail και άλλα).

Πώς να πει εάν έχετε λογαριασμό Exchange

Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με λογαριασμό Exchange, αναζητήστε στη γραμμή κατάστασης στο κάτω μέρος του παραθύρου του Outlook. Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό Exchange, θα δείτε Συνδεδεμένο με: Microsoft Exchange στη γραμμή κατάστασης.

Δημιουργήστε το Πρότυπο αυτόματης απάντησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Για να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook για λογαριασμό email IMAP ή POP (για Exchange, δείτε παρακάτω παρακάτω), χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα κανόνων του Outlook. Ξεκινήστε δημιουργώντας ένα πρότυπο email για το email αυτόματης απάντησης που θα σταλεί στους παραλήπτες ενώ βρίσκεστε μακριά.

1. Επιλέγω Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα.

   

2. Εισάγετε το Θέμα για το email και το κείμενο του μηνύματος που ενημερώνει τον παραλήπτη ότι δεν είστε διαθέσιμοι. Ενημερώστε τους παραλήπτες πότε μπορούν να αναμένουν μια προσωπική απάντηση από εσάς και να γνωρίζουν πόσες πληροφορίες αποκαλύπτετε στην αυτόματη απάντησή σας, επειδή η αποκάλυψη πάρα πολλών πληροφοριών μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο.

3. Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του μηνύματος αυτόματης απάντησης, επιλέξτε Αρχείο.

   

4. Επιλέγω Αποθήκευση ως.

   

5. Επίλεξε το Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Πρότυπο του Outlook.

   

6. Το Outlook χρησιμοποιεί το θέμα του προτύπου από προεπιλογή ως το όνομα στο Ονομα αρχείου πλαίσιο κειμένου. Αλλάξτε αυτό σε ό, τι σας αρέσει που σας ενημερώνει ότι είναι το αρχείο προτύπου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου.

7. Επιλέγω Σώσει.

   

8. Κλείστε το παράθυρο μηνύματος.

Δημιουργήστε έναν κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου

Το επόμενο βήμα για λογαριασμούς email IMAP ή POP είναι να δημιουργήσετε έναν κανόνα του Outlook. Αυτός ο κανόνας θα στείλει μια απάντηση χρησιμοποιώντας το πρότυπο που δημιουργήσατε στην προηγούμενη ενότητα.

1. Επιλέγω Αρχείο > Πληροφορίες.

   

2. Επιλέγω Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.

   

3. Επίλεξε το Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτί.

   

4. Υπό Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν το φάκελο, επιλέξτε τον λογαριασμό email για τον οποίο δημιουργείτε την αυτόματη απάντηση. Θα έχετε την επιλογή να εφαρμόσετε τον νέο σας κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς σε μεταγενέστερο βήμα.

5. Επιλέγω Νέος κανόνας.

   

6. Στο Ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα ενότητα, επιλέξτε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω.

   

7. Επιλέγω Επόμενο.

8. Υπό Βήμα 1: Επιλογή συνθηκών, επίλεξε το Όπου το όνομά μου είναι στο πλαίσιο Προς πλαίσιο ελέγχου. Ο κανόνας αυτόματης απόκρισης απαντά σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα εάν καταργήσετε όλα τα πλαίσια ελέγχου της κατάστασης.

   

9. Επιλέγω Επόμενο.

10. Υπό Βήμα 1: Επιλογή ενεργειών, επίλεξε το απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο πλαίσιο ελέγχου.

    

11. Υπό Βήμα 2: Επεξεργασία της περιγραφής κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή), επίλεξε το ένα συγκεκριμένο πρότυπο Σύνδεσμος.

    

12. Επίλεξε το Κοιτάξτε μέσα αναπτυσσόμενο βέλος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων.

    

13. Επισημάνετε το πρότυπο που δημιουργήσατε.

    

14. Επιλέγω Ανοιξε.

15. Στο Οδηγός κανόνων πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε Επόμενο.

16. Υπό Βήμα 1: Επιλογή εξαιρέσεων, επίλεξε το εκτός εάν πρόκειται για αυτόματη απάντηση πλαίσιο ελέγχου.

    

17. Επιλέγω Επόμενο.

18. Υπό Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα αυτόματης απάντησης.

19. Υπό Βήμα 2: Ρύθμιση επιλογών κανόνα, επίλεξε το Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση. Εάν δεν θέλετε να είναι ενεργή η αυτόματη απάντηση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου. Εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς email στους οποίους θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την αυτόματη απάντηση, επιλέξτε το Δημιουργήστε αυτόν τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς πλαίσιο ελέγχου.

20. Επιλέγω Φινίρισμα.

21. Στο Κανόνες και ειδοποιήσεις πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε Εντάξει.

Το Outlook στέλνει μια αυτόματη απάντηση στη διεύθυνση κάθε email που λαμβάνεται μία φορά ανά συνεδρία. μια δεύτερη αυτόματη απάντηση αποστέλλεται αφού το Outlook κλείσει και ανοίξει ξανά.

Πώς να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς email IMAP και POP

Για λογαριασμούς email IMAP και POP, ενεργοποιήστε την αυτόματη απόκριση όποτε τη χρειάζεστε. Παω σε Αρχείο > Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων > Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στον κανόνα αυτόματης απόκρισης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εντάξει. Για να απενεργοποιήσετε τον αποκριτή, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εντάξει.

Αυτόματες απαντήσεις για λογαριασμούς Microsoft Exchange

Εάν ο λογαριασμός email σας είναι λογαριασμός Microsoft Exchange (μπορείτε να ρυθμίσετε έναν λογαριασμό Outlook.com ως λογαριασμό Exchange στο Outlook), μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου απευθείας στο διακομιστή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για το Outlook 2019, 2016 και το Outlook για Microsoft 365.

1. Επιλέγω Αρχείο > Πληροφορίες.

2. Επιλέγω Αυτόματες απαντήσεις.

   

3. Επιλέγω Αποστολή αυτόματων απαντήσεων. Συνθέστε το μήνυμα αυτόματης απάντησης στο πλαίσιο κειμένου. Για να απενεργοποιήσετε μια αυτόματη απάντηση, μεταβείτε στο Αυτόματες απαντήσεις πλαίσιο διαλόγου και επιλέξτε Μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις. Οι αυτόματες απαντήσεις δεν αποστέλλονται πλέον.

4. Προαιρετικά, δet το χρονικό πλαίσιο κατά το οποίο θέλετε να είναι ενεργή η αυτόματη απάντηση. Επίλεξε το Αποστολή μόνο σε αυτό το χρονικό διάστημα πλαίσιο ελέγχου. Στη συνέχεια, ορίστε το Ωρα έναρξης και Τέλος χρόνου. Μόνο τα μηνύματα που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια αυτού του εύρους θα λάβουν μια αυτόματη απάντηση.

5. Εάν εργάζεστε σε εταιρεία ή οργανισμό, ενδέχεται να έχετε επιπλέον επιλογές για τις αυτόματες απαντήσεις σας:

   • Μέσα στον οργανισμό μου: Αυτό το μήνυμα αποστέλλεται σε μηνύματα που λαμβάνονται από άλλους εντός της ίδιας εταιρείας ή οργανισμού με εσάς.
   • Εκτός του οργανισμού μου: Το μήνυμα αποστέλλεται σε άτομα εκτός του οργανισμού σας. Επίλεξε το Αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός του οργανισμού μου πλαίσιο ελέγχου.

   Υπάρχουν κίνδυνοι ασφαλείας που σχετίζονται με τις αυτόματες απαντήσεις.

6. Επιλέγω Εντάξει.

Εργαλεία και πρόσθετα αυτόματης απόκρισης του Outlook

Αντί να ρυθμίσετε έναν κανόνα στο Outlook με μη αυτόματο τρόπο, χρησιμοποιήστε ένα πρόσθετο όπως το Mail Responder για το Outlook ή εργαλεία όπως το Email Responder (FreeBusy) ή το Auto Reply Manager. Αυτά τα εργαλεία είναι έξυπνα για την αποστολή μόνο των απαραίτητων απαντήσεων εκτός γραφείου. Για να διατηρήσετε τις απαντήσεις εκτός γραφείου πιο κεντρικά σε έναν διακομιστή Exchange (συμπεριλαμβανομένων προτύπων με πεδία που έχουν συγχωνευθεί με την υπηρεσία καταλόγου Active Directory), δοκιμάστε το Symprex Out-of-Office Manager.

Πώς να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook.com

Η ενεργοποίηση των αυτόματων απαντήσεων στο Outlook.com είναι μια απλή διαδικασία. Η δυνατότητα δεν προσφέρει τόσες επιλογές όπως το λογισμικό του Outlook, αλλά είναι εύκολο στη χρήση.

1. Στη σελίδα Outlook.com Mail, επιλέξτε Ρυθμίσεις > Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.

   

2. Επιλέγω Ταχυδρομείο > Αυτόματες απαντήσεις.

   

3. Αναψε το Ενεργοποιήστε τις αυτόματες απαντήσεις μεταβάλλω. Για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις, απενεργοποιήστε το Οι αυτόματες απαντήσεις είναι ενεργοποιημένες μεταβάλλω.

   

4. Προαιρετικός: Επίλεξε το Αποστολή απαντήσεων μόνο για μια χρονική περίοδο πλαίσιο ελέγχου. Καθορίστε το Ωρα έναρξης και Τέλος χρόνου. Οι αυτόματες απαντήσεις αποστέλλονται μόνο κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού πλαισίου.

5. Εισαγάγετε το μήνυμα που θέλετε να στείλετε ενώ είναι ενεργοποιημένες οι αυτόματες απαντήσεις.

   

6. Προαιρετικά, επιλέξτε το Αποστολή απαντήσεων μόνο σε επαφές πλαίσιο ελέγχου για αποστολή αυτόματων απαντήσεων μόνο σε άτομα και διευθύνσεις email στις επαφές σας στο Outlook.com.

7. Επιλέγω Σώσει.