Saltar al contenido

Τρόπος χρήσης συνδεδεμένου κειμένου για ενημέρωση εγγράφων του Word

22 de abril de 2021

Τι να ξέρετε

  • Δημιουργήστε ένα έγγραφο με το κείμενο για σύνδεση και αποθηκεύστε το. Αντιγράψτε το κείμενο στο οποίο θέλετε να συνδέσετε.
  • Τοποθετήστε τον κέρσορα στο νέο έγγραφο. Παω σε Σπίτι > Ειδική επικόλληση > Επικόλληση συνδέσμου > Μορφοποιημένο κείμενο (RTF). Τύπος Εντάξει.

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να συνδέσετε κείμενο από ένα έγγραφο του Microsoft Word σε άλλο. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για τα Word για Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 και Word 2010.

Τρόπος εισαγωγής συνδέσμου κειμένου στο Word

Χρησιμοποιήστε συνδέσμους κειμένου για να αντικαταστήσετε κείμενο ταυτόχρονα σε πολλά έγγραφα του Word. Οι σύνδεσμοι κειμένου είναι χρήσιμοι όταν εισάγετε το ίδιο τμήμα κειμένου σε πολλά έγγραφα και αυτό το κείμενο θα πρέπει να ενημερωθεί κάποια στιγμή.

  1. Σε ένα νέο έγγραφο του Microsoft Word, εισαγάγετε το κείμενο στο οποίο θα συνδέσετε από τα άλλα έγγραφα. Μορφοποιήστε τον όπως θέλετε να εμφανίζεται στα έγγραφα. Για παράδειγμα, αυτό το έγγραφο θα μπορούσε να περιέχει τις 20 διευθύνσεις ή τα στοιχεία επικοινωνίας για έναν νέο μισθωτό.

  2. Αποθηκεύστε το αρχείο για να δημιουργήσετε τον σύνδεσμο. Αποθηκεύστε το αρχείο σε οποιαδήποτε τοποθεσία και σημειώστε αυτήν την τοποθεσία. Αν μετακινείτε το αρχείο που περιέχει το κείμενο, εισάγετε έναν ενημερωμένο σύνδεσμο στο κείμενο σε όλα τα συνδεδεμένα έγγραφα.

  3. Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να συνδέσετε.

  4. Κάντε δεξί κλικ ή πατήστε παρατεταμένα το επιλεγμένο κείμενο και μετά επιλέξτε αντίγραφο. Για να χρησιμοποιήσετε το πληκτρολόγιο, πατήστε Ctrl + C σε υπολογιστή ή Εντολή + C σε Mac.

    Μενού επιλογών στο Word με επισημασμένη την επιλογή Αντιγραφή

  5. Στο έγγραφο που θα περιέχει το συνδεδεμένο κείμενο, τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε να μεταβεί το συνδεδεμένο κείμενο. Η θέση του συνδεδεμένου κειμένου μπορεί να αλλάξει αργότερα, όπως και κατά τη μετακίνηση οποιουδήποτε κειμένου.

  6. μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα, επιλέξτε το Επικόλληση αναπτυσσόμενο βέλος και επιλέξτε Ειδική επικόλληση.

    Επικόλληση αναπτυσσόμενου μενού στο Word με επισημασμένη την επιλογή Επικόλληση ειδικής

  7. Στο Ειδική επικόλληση πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε Επικόλληση συνδέσμου.

  8. Για να επικολλήσετε το συνδεδεμένο κείμενο ακριβώς όπως εμφανίζεται στο πρωτότυπο έγγραφο, επιλέξτε Μορφοποιημένο κείμενο (RTF).

    Επικόλληση ειδικού μενού στο Word με επισημασμένες τις επιλογές Επικόλληση συνδέσμου και μορφοποιημένου κειμένου

  9. Επιλέγω Εντάξει.

  10. Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία όσες φορές χρειάζεστε για κάθε έγγραφο που θέλετε να συνδέσετε με το αρχικό κείμενο.

Κατανόηση της σύνδεσης

Η σύνδεση είναι χρήσιμη εάν το κείμενο είναι το ίδιο σε όλα τα έγγραφα και όταν το κείμενο πρέπει να ενημερωθεί. Αυτό είναι ένα πολύ συγκεκριμένο σενάριο, αλλά μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Για παράδειγμα, 20 έγγραφα του Microsoft Word που έχουν ρυθμιστεί για εκτύπωση 20 φύλλων ετικετών διευθύνσεων και κάθε σελίδα έχει δεκάδες ετικέτες. Εάν οι διευθύνσεις σε αυτά τα έγγραφα του Word 20 πρέπει να ενημερωθούν στο μέλλον, μην ενημερώσετε κάθε έγγραφο με μη αυτόματο τρόπο. Αντ ‘αυτού, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό έγγραφο που παραθέτει τις διευθύνσεις. Στη συνέχεια, συνδέστε τα 20 έγγραφα στη μία σελίδα των διευθύνσεων, έτσι ώστε όταν ενημερώνετε μια διεύθυνση, θα ενημερώνεται επίσης κάθε έγγραφο που συνδέεται με αυτήν. Αυτός ο τύπος σύνδεσης κειμένου δεν είναι ίδιος με τους υπερσυνδέσμους που ανοίγουν ιστοσελίδες ή άλλα αρχεία όταν κάνουν κλικ. Ένα άλλο παράδειγμα είναι όταν πολλά έγγραφα του Word περιλαμβάνουν το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας για έναν πρόσφατα προσληφθέντα υπάλληλο και αυτά τα έγγραφα δίνονται σε κάθε νέο υπάλληλο. Αντί να πληκτρολογείτε αυτές τις πληροφορίες σε κάθε έγγραφο, εισαγάγετε έναν σύνδεσμο σε ένα έγγραφο που περιέχει τις πληροφορίες του υπαλλήλου. Με αυτόν τον τρόπο, τα στοιχεία επικοινωνίας τους είναι πάντα σωστά και μορφοποιούνται με τον ίδιο τρόπο σε κάθε έγγραφο.