Τρόπος χρήσης της λειτουργίας IF στο Excel

Τι πρέπει να γνωρίζετε

Η συνάρτηση IF χρησιμοποιείται για την εκτέλεση μιας λογικής δοκιμής, δηλαδή αν κάτι είναι αλήθεια ή όχι.
Η σύνταξη και τα ορίσματα της συνάρτησης IF είναι = ΕΑΝ(λογική_ δοκιμή, τιμή_if_true, [value_if_false]).
Για παράδειγμα = ΕΑΝ(A2> A3, «Μεγαλύτερο», «Μικρότερο»).

Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IF για να εκτελέσετε μια λογική δοκιμή σε όλες τις εκδόσεις του Excel, συμπεριλαμβανομένων των Excel 2019 και Microsoft 365. Περιγράφονται αρκετά παραδείγματα.

Τι είναι η λειτουργία IF;

Η συνάρτηση IF στο Excel χρησιμοποιείται για την εκτέλεση μιας λογικής δοκιμής. Ένας τύπος που χρησιμοποιεί αυτήν τη συνάρτηση ονομάζεται επίσης Δήλωση IF ή ένα εάν / μετά δήλωση. Όλοι οι τύποι που χρησιμοποιούν αυτήν τη συνάρτηση μπορούν να έχουν ένα από τα δύο αποτελέσματα. Ο τρόπος που λειτουργεί, όπως θα δούμε στα παρακάτω παραδείγματα, είναι ότι ο τύπος έχει ρυθμιστεί για να ελέγξει εάν κάτι είναι αλήθεια. Αν είναι αλήθεια, ένα πράγμα συμβαίνει, αλλά αν είναι λάθος, κάτι άλλο συμβαίνει.

Η συνάρτηση IF είναι μία από τις πολλές λογικές συναρτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel. Άλλα περιλαμβάνουν AND, IFERROR, IFS, NOT και OR.

IF Συνάρτηση και Επιχειρήματα

Κάθε τύπος που χρησιμοποιεί τη συνάρτηση IF έχει μερικά μέρη:

= ΕΑΝ(λογική_ δοκιμή, value_if_true, [value_if_false])

λογική_ δοκιμή: Η κατάσταση που δοκιμάζετε. Απαιτείται.
value_if_true: Τι πρέπει να συμβεί εάν λογική_ δοκιμή είναι αλήθεια. Απαιτείται.
value_if_false: Τι πρέπει να συμβεί εάν λογική_ δοκιμή είναι ψεύτικο. Είναι προαιρετικό.

Η σύνταξη μιας δήλωσης του Excel IF είναι εύκολη αν τη διαβάσετε λίγο διαφορετικά: εάν το πρώτο μέρος είναι αλήθεια, τότε κάντε αυτό. Εάν το πρώτο μέρος είναι ψεύτικο, τότε κάντε αυτό το άλλο. Λάβετε υπόψη αυτούς τους κανόνες:

Επιστρέφει το Excel ΨΕΥΔΗΣ αν λογική_ δοκιμή είναι ψεύτικο και value_if_false παραλείπεται.
Για να επιστρέψετε το κείμενο ως value_if_true ή value_if_false, πρέπει να περικλείεται σε εισαγωγικά, με εξαίρεση τις λέξεις TRUE and FALSE.
Η συνάρτηση IF δεν είναι διάκριση πεζών-κεφαλαίων.
Το Excel 2010 και νεότερο επιτρέπουν έως και 64 δηλώσεις IF να υπάρχουν στον ίδιο τύπο. Οι παλαιότερες εκδόσεις του Excel περιορίζονται σε επτά.

Παραδείγματα συναρτήσεων IF

Εδώ είναι μερικοί από τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τύπους IF στο Excel:

Γράψτε κείμενο εάν η δήλωση είναι αληθινή

= IF (A2> A3, «Μεγαλύτερο», «Μικρότερο»)

Αυτό είναι ένα πραγματικά βασικό παράδειγμα μιας δήλωσης IF στο Excel. Η δοκιμή είναι να δούμε αν Α2 είναι μεγαλύτερο από Α3. Εάν είναι, γράψτε Μεγαλύτερος, αλλιώς γράψτε Μικρότερος.

Κάνετε μαθηματικά εάν η δήλωση είναι αληθινή

= IF (A2> A3, A2-A3)

Αυτή η δήλωση IF γράφεται λίγο διαφορετικά. Αντί να έχει το value_if_true το αποτέλεσμα είναι μια λέξη, αφαιρεί τη μία τιμή από την άλλη. Οπότε αν Α2 είναι στην πραγματικότητα μεγαλύτερο από Α3, η διαφορά θα είναι το αποτέλεσμα. Εάν δεν είναι αλήθεια, αφού παραλείψαμε το value_if_false μέρος, επιστρέφει το Excel ΨΕΥΔΗΣ.

Δοκιμάστε τη δήλωση με μαθηματικά

= IF (A2 / A3 = 5, A2 / A3, «»)

Ένας άλλος τρόπος για να γράψετε μια δήλωση IF είναι να εκτελέσετε έναν υπολογισμό στο λογική_ δοκιμή Ενότητα. Η συνθήκη IF είναι εδώ A2 / A3 = 5. Εάν αυτό ισχύει, τότε κάνουμε τον υπολογισμό Α2 / Α3. Εάν δεν είναι ίσο με 5, θέλουμε το αποτέλεσμα να μην είναι τίποτα, επομένως χρησιμοποιούμε διπλά εισαγωγικά.

Ελέγξτε αν είναι ημερομηνία σήμερα

= IF (A2 = ΣΗΜΕΡΑ (), «Αυτό είναι σήμερα», «»)

Άλλες συναρτήσεις του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε μια δήλωση IF. Σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιούμε τη συνάρτηση ΣΗΜΕΡΑ για να ελέγξουμε εάν Α2 είναι η σημερινή ημερομηνία. Εάν είναι, γράφει ο τύπος Αυτό είναι σήμερα, διαφορετικά δεν γράφεται τίποτα.

Χρήση του τύπου ΚΑΙ με IF

= IF (E2 <= ΣΗΜΕΡΑ (), "Τώρα", "Σύντομα")
= IF (AND (F2 = «Now», D2> = (B2-C2)), «Ναι», «Όχι»)

Αυτό το παράδειγμα της λειτουργίας IF είναι λίγο πιο εμπλεκόμενο. Η ιδέα εδώ είναι να δούμε αν ένα στοιχείο στο οποίο οφείλουμε τα χρήματα είναι καθυστερημένο, και αν είναι, βλέπουμε αν το ποσό αυτό είναι στον προϋπολογισμό μας ή όχι, ώστε να μπορούμε να το εξοφλήσουμε. Εάν και οι δύο αυτές δηλώσεις είναι αληθείς, μπορούμε να δούμε στη στήλη Ζ εάν ήρθε η ώρα να τις πληρώσουμε.

ΕΑΝ (E2 <= ΣΗΜΕΡΑ (), "Τώρα", "Σύντομα") είναι μέσα στο Επείγον στήλη. Μας λέει εάν το στοιχείο είναι καθυστερημένο ή αν οφείλεται σήμερα συγκρίνοντας την ημερομηνία λήξης με τη σημερινή ημερομηνία. Εάν η προθεσμία είναι σήμερα ή στο παρελθόν, Τώρα είναι γραμμένο στη στήλη F, διαφορετικά γράφουμε Σύντομα. Η δεύτερη δήλωση IF εξακολουθεί να είναι δομημένη σαν μια δήλωση IF παρόλο που το AND χρησιμοποιείται σε αυτήν. Το τολμηρό μέρος εδώ είναι όπου βρίσκεται η συνάρτηση AND, και δεδομένου ότι βρίσκεται μέσα στο πρώτο σετ κόμματα, είναι αυτό που χρησιμοποιούμε λογική_ δοκιμή: = ΕΑΝ (ΚΑΙ (F2 = «Τώρα», D2> = (B2-C2)), «Ναι», «Όχι») Εδώ γράφεται διαφορετικά για να δείξει ότι είναι ακριβώς όπως και άλλες δηλώσεις IF: = IF (δοκιμάστε αυτήν τη λειτουργία AND,γράφω Ναί αν είναι αλήθεια ή γράψτε Οχι αν είναι λάθος) Στη συνάρτηση AND υπάρχουν δύο δηλώσεις IF:

F2 = «Τώρα» είναι μέρος των τύπων στη στήλη Ζ. Ελέγχει εάν Τώρα είναι μέσα ΣΤ2.
D2> = (B2-C2) έχει δύο μέρη: εκτελεί πρώτα τον υπολογισμό Β2-Γ2 για να δούμε πόσα έχουμε απομείνει για να πληρώσουμε για το είδος και στη συνέχεια ελέγχει τον διαθέσιμο προϋπολογισμό σε Δ2 για να δούμε αν έχουμε τα χρήματα για να τα ξεπληρώσουμε.

Έτσι, αν οφείλουμε χρήματα τώρα, και έχουμε τα χρήματα για να τα εξοφλήσουμε, θα το λέμε αυτό Ναί, ήρθε η ώρα να εξοφλήσετε το προϊόν.

Παραδείγματα ένθετης δήλωσης IF

Οι ένθετες δηλώσεις IF είναι αυτό που ονομάζεται όταν περισσότερες από μία δηλώσεις IF περιλαμβάνονται στον τύπο. Η εγκατάσταση είναι σχεδόν πανομοιότυπη, αλλά αντί να κλείσουμε την παρένθεση στο τέλος του πρώτου σετ, βάζουμε κόμμα και γράφουμε μια άλλη δήλωση.

Δύο δηλώσεις IF σε έναν τύπο

= IF (B2 = «F», «Class A», IF (B2 = «M», «Class B»))

Αυτό το πρώτο παράδειγμα χρησιμοποιείται για την κατηγοριοποίηση των μαθητών ανά φύλο, όπου οι γυναίκες έχουν την τάξη Α και οι άνδρες Κατηγορία Β. Ο τύπος φά και Μ σε Β2 και μετά γράφει Κατηγορία Α ή Κατηγορία Β ανάλογα με τη δήλωση που είναι αλήθεια. Ο αριθμός παρενθέσεων που χρειάζεστε στο τέλος ενός τύπου με ένθετες συναρτήσεις IF είναι ο ίδιος αριθμός φορών που γράφεται IF. Στο παράδειγμά μας, το IF γράφεται δύο φορές, οπότε χρειαζόμαστε δύο παρενθέσεις στο τέλος.

Τρεις δηλώσεις IF σε έναν τύπο

= IF (A2 = ΣΗΜΕΡΑ (), «Αυτό είναι σήμερα», IF (A2 ΣΗΜΕΡΑ (), «Μελλοντική ημερομηνία»)))

Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός τύπου με πολλές δηλώσεις IF. Είναι πανομοιότυπο με το παραπάνω ΣΗΜΕΡΑ παραπάνω, αλλά με ένα ακόμη λογικό τεστ:

ΕΑΝ (A2 = ΣΗΜΕΡΑ (), «Αυτό είναι σήμερα» ελέγχει εάν Α2 είναι η σημερινή ημερομηνία και επιστροφές Αυτό είναι σήμερα εάν είναι.
IF (A2 δοκιμάζει εάν σήμερα είναι μεγαλύτερο από Α2 για να προσδιορίσετε εάν Α2 είναι παλαιότερη ημερομηνία και επιστρέφει Παλαιά ημερομηνία εάν είναι.

ΕΑΝ (A2> ΣΗΜΕΡΑ (), «Μελλοντική ημερομηνία» κάνει το αντίθετο και ελέγχει εάν η σημερινή ημερομηνία είναι μικρότερη από την ημερομηνία στο Α2, και επιστρέφει Μελλοντική ημερομηνία εάν είναι.

Αντιγραφή τιμής εάν οι δηλώσεις είναι ψευδείς

= IF (C2 = «Bill», «», IF (C2 = «Food», «», B2))

Σε αυτό το τελικό παράδειγμα ένθετου τύπου IF, πρέπει να προσδιορίσουμε γρήγορα το συνολικό ποσό όλων των αγορών που δεν εμπίπτουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία. Συγκεντρώνουμε όλες τις περιττές αγορές μας και με μια μεγάλη λίστα, αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να το κάνουμε. Έχουμε αποφασίσει ότι οποιαδήποτε περιγραφή του στοιχείου λέει Νομοσχέδιο ή Τροφή είναι σημαντικό, έτσι η τιμή, σε Β2, πρέπει να εμφανίζεται για όλα τα άλλα στοιχεία. Αυτό συμβαίνει:

C2 = «Bill», «»: Αν Γ2 λέει Νομοσχέδιο, αφήστε το κελί κενό.

C2 = «Τρόφιμα», «»: Αν Γ2 λέει Τροφή, αφήστε το κελί κενό.

Β2: Εάν κάποια από αυτές τις δηλώσεις είναι ψευδής, γράψτε τι περιέχει Β2.

Αυτό που μας αφήνει αυτός ο τύπος είναι μια λίστα τιμών που μπορούμε στη συνέχεια να συνοψίσουμε με τη συνάρτηση SUM για να αξιολογήσουμε γρήγορα πόσα χρήματα δαπανήθηκαν σε αντικείμενα που δεν χρειαζόμασταν.

Ένας ευκολότερος τρόπος για τη σύνταξη ένθετων δηλώσεων IF

Καθώς δημιουργείτε όλο και περισσότερο τη φόρμουλα, μπορεί γρήγορα να γίνει μη διαχειρίσιμο και δύσκολο να το επεξεργαστείτε αργότερα. Ένας τρόπος για να κάνετε ευκολότερη τη χρήση ένθετων δηλώσεων IF είναι να βάλετε ένα διάλειμμα γραμμής μετά από κάθε δήλωση, ως εξής: =
ΕΑΝ (A2 = ΣΗΜΕΡΑ (), «Αυτό είναι σήμερα»,
IF (A2IF (A2> ΣΗΜΕΡΑ (), «Μελλοντική ημερομηνία»)))
Για να το κάνουμε αυτό στο Excel, πρέπει να επεξεργαστούμε από τη γραμμή τύπων:

Επιλέξτε τη γραμμή τύπων στην κορυφή του Excel.

Τοποθετήστε το ποντίκι κάτω από το χώρο κειμένου έως ότου ο κέρσορας αλλάξει σε βέλος διπλής όψης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε το πλαίσιο προς τα κάτω για να παρέχει περισσότερο χώρο εργασίας.

Βάλτε τον κέρσορα μετά το σύμβολο ίσο και πατήστε Alt + Enter (Windows) ή Ctrl + Option + Enter (Μακ). Αυτό βάζει τον υπόλοιπο τύπο σε μια νέα γραμμή.

Επαναλάβετε το Βήμα 3 πριν από κάθε δήλωση IF έτσι ώστε κάθε παρουσία να βρίσκεται στη δική της γραμμή.