Σε αυτό το άρθρο
Το Microsoft Teams είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας που υποστηρίζει συνομιλία, βιντεοκλήσεις, κοινή χρήση αρχείων, κοινή χρήση οθόνης και άλλα εργαλεία για τη διευκόλυνση της συντονισμένης παραγωγικότητας. Κάθε χρήστης του Microsoft Office πρέπει να γνωρίζει πώς να χρησιμοποιεί το Microsoft Teams. Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για την έκδοση υπολογιστή του Microsoft Teams, την έκδοση Microsoft 365 για προγράμματα περιήγησης ιστού και τις εφαρμογές για κινητά για iOS και Android.
Ποιος μπορεί να συμμετάσχει στις ομάδες Microsoft;
Όταν ρυθμίζετε το Microsoft Teams για έναν οργανισμό, ο αριθμός των χρηστών που έχουν πρόσβαση στις πλήρεις δυνατότητές του εξαρτάται από τον αριθμό των αδειών που αγοράστηκαν. Μπορείτε να προσκαλέσετε επιπλέον χρήστες του Microsoft 365 που δεν έχουν πρόσβαση στο Microsoft Teams ως επισκέπτες χωρίς να αγοράσουν επιπλέον άδειες, αλλά θα έχουν περιορισμένη πρόσβαση. Μια μεμονωμένη ομάδα μπορεί να έχει έως 2.500 μέλη, συμπεριλαμβανομένων αδειοδοτημένων χρηστών και επισκεπτών. Δεν απαιτείται συνδρομή στο Microsoft 365 για τη χρήση του Microsoft Teams, αλλά απαιτείται η χρήση ορισμένων λειτουργιών.
Πώς να χρησιμοποιήσετε ομάδες
Το Microsoft Teams μοιάζει πολύ με το Slack. Για παράδειγμα, όταν αναφέρετε άλλα μέλη της ομάδας σε συνομιλίες πληκτρολογώντας @όνομα, ο χρήστης λαμβάνει μια ειδοποίηση στο Δραστηριότητα αυτί. Όλοι οι χρήστες μπορούν να δουν ολόκληρα τα αρχεία καταγραφής συνομιλίας στις ομάδες και στα κανάλια στα οποία έχουν πρόσβαση. Όταν δημιουργείτε μια ομάδα, δημιουργείτε επίσης αυτόματα τα ακόλουθα:
- Μια ομάδα του Office 365
- Ένα πρόγραμμα Microsoft Planner
- Ένας ιστότοπος ομάδας του SharePoint
- Ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote
Όταν κάνετε αλλαγές σε οποιαδήποτε από αυτές τις εφαρμογές, συγχρονίζονται αυτόματα με τις άλλες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsft Planner για να ορίσετε υπενθυμίσεις για ομάδες και οι συναντήσεις που έχουν προγραμματιστεί στο Microsoft Teams συγχρονίζονται αυτόματα με το ημερολόγιο του Outlook. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή εντολών στο επάνω μέρος της διεπαφής για αναζήτηση συνομιλιών, εφαρμογών και αρχείων. Πληκτρολογήστε εμπρός-κάθετο (/) για να αποκαλύψετε μια λίστα συντομεύσεων εντολών.
Πώς να δημιουργήσετε μια ομάδα στο Microsoft Teams
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα στην εφαρμογή συνεργασίας της Microsoft:
-
Επιλέγω Της ομάδας στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία ομάδας.
-
Επιλέγω Δημιουργήστε μια ομάδα από το μηδέν.
Επιλέγω Δημιουργήστε από εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια ομάδα χρησιμοποιώντας μια υπάρχουσα ομάδα Microsoft 365.
-
Επιλέγω Ιδιωτικός, Δημόσιο, ή Όργανο για να προσδιορίσετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στην ομάδα.
Όταν προσθέτετε μέλη σε μια ιδιωτική ομάδα, μπορείτε να τα ορίσετε ως Μέλος ή ένα Ιδιοκτήτης. Μόνο οι κάτοχοι μπορούν να προσκαλέσουν επιπλέον μέλη.
-
Δώστε στην ομάδα ένα όνομα και περιγραφή και μετά επιλέξτε Δημιουργώ.
-
Μπορείτε να ξεκινήσετε να προσκαλείτε χρήστες να εγγραφούν αμέσως ή να επιλέξετε Παραλείπω να το κάνω αργότερα.
-
Τώρα μπορείτε να επιλέξετε τις ελλείψεις (…) δίπλα στο όνομα της ομάδας για προσθήκη ή κατάργηση μελών, διαχείριση ρυθμίσεων ομάδας και άλλα. Για παράδειγμα, αν το επιλέξετε Λάβετε σύνδεση με την ομάδα, θα λάβετε μια διεύθυνση URL που μπορείτε να αντιγράψετε και να στείλετε σε άλλους για να τους προσκαλέσετε να συμμετάσχουν.
- Επιλέγω Προσθήκη καναλιού για να δημιουργήσετε μια ξεχωριστή ενότητα στην ομάδα για συγκεκριμένα θέματα.
- Για να συμμετάσχετε σε υπάρχουσες ομάδες ή να δημιουργήσετε μια νέα, επιλέξτε Εγγραφείτε ή δημιουργήστε μια ομάδα στην κάτω αριστερή γωνία στο παράθυρο του Teams.
Επιλέξτε το συν (+) στα δεξιά του ονόματος της ομάδας για να προσθέσετε συντομεύσεις σε διάφορες εφαρμογές, κοινόχρηστα αρχεία και σελίδες Wiki.
Κλήσεις βίντεο σε ομάδες Microsoft
Ενώ βρίσκεστε σε μια συγκεκριμένη ομάδα ή κανάλι, επιλέξτε το βίντεο κάμερα εικονίδιο στο κάτω μέρος του παραθύρου συνομιλίας για να ξεκινήσετε μια βιντεοκλήση. Θα σας ζητηθεί να στείλετε συνδέσμους πρόσκλησης σε άλλα μέλη της ομάδας μέσω email. Μπορείτε να προγραμματίσετε συναντήσεις με το Microsoft Outlook ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή όπως το Ημερολόγιο BOT.
Κατά τη συνομιλία, μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας επιλέγοντας το Μερίδιο εικονίδιο (η οθόνη με το επάνω βέλος) στην επάνω δεξιά γωνία της διεπαφής συνομιλίας.
Ενσωματώσεις εφαρμογών Microsoft Teams
Η ομάδα Microsoft ενσωματώνεται με εκατοντάδες εφαρμογές και υπηρεσίες ιστού τρίτων όπως το Trello, το GitHub και το Evernote. Επιλέγω Εφαρμογές στη γραμμή εργαλείων για να δείτε όλες τις επιλογές σας. Ορισμένες εφαρμογές τρίτων απαιτούν επιπλέον συνδρομή επί πληρωμή, αλλά πολλές είναι δωρεάν. Μόλις προσθέσετε μια εφαρμογή, επιλέξτε τις ελλείψεις (…) στη γραμμή εργαλείων για πρόσβαση σε αυτήν.
Κοινή χρήση αρχείων στο Microsoft Teams
Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά συνεργασίας του Microsoft Teams είναι η δυνατότητα κοινής χρήσης αρχείων μεταξύ χρηστών. Η κοινή χρήση αρχείων με την ομάδα σας είναι απλή και μπορεί να γίνει με λίγα απλά βήματα.
-
Εισαγάγετε μια ομάδα ή ένα κανάλι και επιλέξτε το Αρχεία καρτέλα στο επάνω μέρος της διεπαφής για να ανεβάσετε και να κατεβάσετε αρχεία.
-
Μπορείτε να επιλέξετε Αρχεία στη γραμμή εργαλείων για να δείτε όλα τα αρχεία στα οποία έχετε πρόσβαση για καθεμία από τις ομάδες σας.
-
Επιλέγω Προσθήκη χώρου αποθήκευσης στο cloud για συγχρονισμό με το Google Drive, το Dropbox ή άλλο πάροχο αποθήκευσης αρχείων. Έχετε επίσης την επιλογή αποθήκευσης αρχείων στο προσωπικό σας OneDrive.
Ρυθμίσεις απορρήτου του Microsoft Teams
Εάν διαθέτετε επιχειρηματικό σχέδιο Microsoft 365, ο διαχειριστής λογαριασμού μπορεί να διαχειριστεί όλους τους χρήστες, τις ρυθμίσεις και τις εφαρμογές τρίτων κατασκευαστών του Microsoft Teams από το Κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365. Οποιοσδήποτε μπορεί να αλλάξει το θέμα του Microsoft Teams από το μενού ρυθμίσεων.
Βέλτιστες πρακτικές του Microsoft Teams
Ακολουθούν μερικές γενικές συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ομάδες:
- Δημιουργήστε οργανωτικούς κανόνες για την ονομασία αρχείων και καναλιών ώστε να είναι συνεπείς.
- Αναγνωρίστε και απαντήστε σε αιτήματα χρησιμοποιώντας το κουμπί «Like» για να επιταχύνετε τη διαδικασία έγκρισης.
- Επωφεληθείτε από τα bots για να αυτοματοποιήσετε εργασίες όπως ο προγραμματισμός συναντήσεων.
- Δοκιμάστε το βίντεο και τον ήχο του υπολογιστή σας πριν ξεκινήσετε ή συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη.
Μπορείτε να βρείτε εκπαιδευτικά βίντεο για Microsoft Teams και δωρεάν εκπαιδευτικό υλικό Microsoft Teams στον ιστότοπο υποστήριξης του Microsoft Office.