Τι πρέπει να γνωρίζετε
- Επιλέγω Σπίτι > Ταξινόμηση & φίλτρο > Φίλτρο. Επιλέξτε ένα αναπτυσσόμενο μενού κεφαλίδας και επιλέξτε Φίλτρα αριθμού ή Φίλτρα κειμένου για να δείτε τις επιλογές φίλτρου.
- Αφαίρεση φίλτρου: Επιλέξτε το βέλος φίλτρου της ίδιας κεφαλίδας και επιλέξτε Εκκαθάριση φίλτρου.
- Τα φίλτρα λειτουργούν με εγγραφές ή σειρές δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας. Οι συνθήκες που ορίζετε συγκρίνονται με ένα ή περισσότερα πεδία στην εγγραφή.
Το φιλτράρισμα δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο επιτρέπει την εμφάνιση μόνο συγκεκριμένων δεδομένων. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν θέλετε να εστιάσετε σε συγκεκριμένες πληροφορίες σε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων ή πίνακα. Σε αυτόν τον οδηγό, σας παρουσιάζουμε πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel 2019, το Excel 2016, το Excel 2013, το Excel 2010 και το Excel για Microsoft 365, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου λειτουργίας του φιλτραρίσματος και ορισμένων βέλτιστων πρακτικών.
Πώς να φιλτράρετε δεδομένα στο Excel
Εάν θέλετε να φιλτράρετε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε.
-
Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε.
-
Εάν η καρτέλα Αρχική δεν εμφανίζεται ήδη, επιλέξτε την κορδέλα Σπίτι. Στο Επεξεργασία ομάδα, επιλέξτε Ταξινόμηση & φίλτρο > Φίλτρο.
-
Κάθε κεφαλίδα στο υπολογιστικό φύλλο σας εμφανίζει τώρα ένα μικρό αναπτυσσόμενο βέλος. Επιλέξτε ένα βέλος για να φιλτράρετε με βάση τις πληροφορίες σε αυτήν τη στήλη. Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου φιλτραρίσματος.
-
Επιλέγω Φίλτρα αριθμού ή Φίλτρα κειμένου για να δείτε επιλογές φιλτραρίσματος των δεδομένων σας.
-
Συνεχίζοντας το παράδειγμα από ψηλά, ως υπεύθυνος πωλήσεων θέλετε να επιλέξετε εκείνους τους πωλητές των οποίων τα κέρδη του 4ου τριμήνου ήταν πάνω από 19.500 $. Από το μενού επιλογών, επιλέξτε Μεγαλύτερος από.
-
Στο Προσαρμοσμένο αυτόματο φίλτρο πλαίσιο διαλόγου, στο Μεγαλύτερος από πεδίο, τύπος 19.500. Επιλέγω Εντάξει.
-
Το Excel εμφανίζει μόνο τις εγγραφές των οποίων οι τιμές Q4 είναι μεγαλύτερες από 19.500 $. Παρατηρήστε στη στήλη αριθμών στα αριστερά υπάρχουν διπλές γραμμές μεταξύ αριθμών γραμμής εάν δεν εμφανίζονται σειρές δεδομένων μεταξύ αυτών των σειρών. Επίσης, παρατηρήστε ότι το κάτω βέλος στην κεφαλίδα Q4 εμφανίζει τώρα ένα εικονίδιο φίλτρου για να δείξει ότι τα δεδομένα φιλτράρονται με βάση τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη.
-
Αν θέλετε να φιλτράρετε δεδομένα με διαφορετικό τρόπο, επιστρέψτε στο βήμα 5 και επιλέξτε μια διαφορετική επιλογή από το μενού. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες της οθόνης για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας με τον τρόπο που θέλετε.
-
Για να αφαιρέσετε το φίλτρο, επιλέξτε το ίδιο βέλος φίλτρου και επιλέξτε Εκκαθάριση φίλτρου.
Πώς λειτουργεί το φιλτράρισμα
Βέλτιστες πρακτικές για φιλτράρισμα
Εξοικονομήστε προβλήματα με τις οδηγίες βέλτιστης πρακτικής για τη χρήση φιλτραρισμένων δεδομένων:
- Εάν δεν υπάρχει καλός λόγος, μην αποθηκεύσετε ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο με ενεργά φίλτρα. Άλλοι χρήστες ενδέχεται να μην παρατηρήσουν ότι το αρχείο φιλτράρεται.
- Αν και μπορείτε να φιλτράρετε ταυτόχρονα σε πολλές στήλες, αυτά τα φίλτρα είναι πρόσθετα και όχι αποκλειστικά. Με άλλα λόγια, το φιλτράρισμα μιας λίστας επαφών για να εμφανιστεί σε όλους στην Πολιτεία της Καλιφόρνια που είναι μεγαλύτεροι από 60 ετών θα αποφέρει σε όλους όσους είναι άνω των 60 στην Καλιφόρνια. Ένα τέτοιο φίλτρο θα δεν να σας δείξω όλους τους 60χρονους ή όλους τους Καλιφορνέζους στο υπολογιστικό σας φύλλο.
- Τα φίλτρα κειμένου λειτουργούν μόνο όπως επιτρέπει τα υποκείμενα δεδομένα. Τα ασυνεπή δεδομένα οδηγούν σε παραπλανητικά ή εσφαλμένα φιλτραρισμένα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, το φιλτράρισμα για άτομα που ζουν στο Ιλινόις δεν θα καταγράψει αρχεία για άτομα που ζουν σε «IL» ή με λάθος γράμματα «Ilinois».
Να είστε προσεκτικοί κατά την ταξινόμηση φιλτραρισμένων δεδομένων. Η ταξινόμηση μερικώς φιλτραρισμένων δεδομένων μπορεί να προκαλέσει αναδιάρθρωση του αρχείου δεδομένων, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε επιπλέον προβλήματα. Εάν πρέπει να ταξινομήσετε ένα φιλτραρισμένο σύνολο δεδομένων, αντιγράψτε τα φιλτραρισμένα δεδομένα σε ένα νέο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, ταξινομήστε το.