Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα συντόμευσης Excel για να αποθηκεύσετε γρήγορα την εργασία σας

Σε αυτό το άρθρο

Έχετε βάλει πολλή δουλειά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, μην το αφήσετε να φύγει, επειδή ξεχάσατε να το αποθηκεύσετε. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να διατηρήσετε την εργασία σας ασφαλή και αποθηκευμένη για την επόμενη φορά που χρειάζεστε αυτό το σημαντικό αρχείο. Όταν θέλετε να μοιραστείτε την εργασία σας, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε μορφή PDF. Οι οδηγίες σε αυτό το άρθρο ισχύουν για το Excel 2019, 2016, 2013, 2010. Excel για Microsoft 365 και Excel για Mac.

Χρησιμοποιήστε το Excel Αποθήκευση πλήκτρων συντόμευσης

Υπάρχουν τρεις τρόποι για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο στο Excel:

• Επιλέγω Αρχείο > Αποθήκευση ως. Στο Excel 2019, επιλέξτε Αρχείο > Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο.
• Επιλέγω Σώσει στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Χρησιμοποιήστε το Ctrl+μικρό πλήκτρο συντόμευσης.

Εάν εργάζεστε σε Mac, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο Command αντί για το πλήκτρο Control.

Εάν το αρχείο έχει ήδη αποθηκευτεί, ο δείκτης αλλάζει σε εικονίδιο κλεψύδρας ενώ πραγματοποιείται η αποθήκευση. Εάν το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται για πρώτη φορά, το Αποθήκευση ως ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου.

Αποθήκευση πρώτης ώρας

Όταν ένα αρχείο αποθηκεύεται για πρώτη φορά, δύο κομμάτια πληροφοριών πρέπει να καθοριστούν στο Αποθήκευση ως πλαίσιο διαλόγου. Εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο και επιλέξτε τη θέση όπου θα αποθηκευτεί. Τα ονόματα αρχείων μπορούν να περιέχουν έως και 255 χαρακτήρες, συμπεριλαμβανομένων κενών.

Εξοικονομήστε συχνά

Η χρήση του Ctrl + S είναι ένας εύκολος τρόπος αποθήκευσης δεδομένων. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη συντόμευση συχνά, τουλάχιστον κάθε πέντε λεπτά, για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων.

Καρφίτσωμα Αποθήκευση τοποθεσιών

Εάν ανοίγετε συχνά αρχεία ή φακέλους συχνά στο Excel, καρφιτσώστε τα στη λίστα των αρχείων που ανοίξατε πρόσφατα. Αυτό διατηρεί την τοποθεσία εύκολα προσβάσιμη στην κορυφή της λίστας Πρόσφατα. Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των τοποθεσιών που μπορούν να καρφιτσωθούν. Για να καρφιτσώσετε μια τοποθεσία αποθήκευσης:

1. Για να καρφιτσώσετε ένα φάκελο, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως.

   

2. Επιλέγω Πρόσφατος και, στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το βιβλίο εργασίας ή το φάκελο που θέλετε να καρφιτσώσετε. Μια μικρή οριζόντια εικόνα ενός πείρου ώθησης εμφανίζεται για αυτήν τη θέση.

   

3. Επίλεξε το καρφίτσα για αυτήν την τοποθεσία. Ο φάκελος μετακινείται στη λίστα καρφιτσωμένων και ο οριζόντιος ακροδέκτης αλλάζει σε κατακόρυφο πείρο.

   

4. Για να ξεκαρφιτσώσετε μια τοποθεσία, επιλέξτε το κάθετη καρφίτσα για να το αλλάξετε σε οριζόντιο πείρο και να το αφαιρέσετε από τη λίστα καρφιτσωμένων.

Αποθηκεύστε τα φύλλα εργασίας του Excel ως αρχεία PDF

Όταν θέλετε ένα αντίγραφο ενός φύλλου εργασίας ή ενός ολόκληρου βιβλίου εργασίας που κανείς δεν μπορεί να επεξεργαστεί και ο καθένας μπορεί να δει, να μετατρέψει ή να αποθηκεύσει τα αρχεία Excel σε μορφή PDF. Ένα αρχείο PDF (Portable Document Format) επιτρέπει σε άλλους να βλέπουν έγγραφα χωρίς να χρειάζεται το αρχικό πρόγραμμα, όπως το Excel, εγκατεστημένο στον υπολογιστή τους. Αντ ‘αυτού, οι χρήστες ανοίγουν το αρχείο με ένα δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF όπως το Adobe Acrobat Reader.

Αποθήκευση του ενεργού φύλλου εργασίας σε μορφή PDF

Κατά την αποθήκευση ενός αρχείου σε μορφή PDF, από προεπιλογή μόνο το τρέχον ή το ενεργό το φύλλο εργασίας (το φύλλο εργασίας στην οθόνη), αποθηκεύεται. Για να αποθηκεύσετε ένα φύλλο εργασίας του Excel σε μορφή PDF:

1. Επιλέγω Αρχείο.

   

2. Επιλέγω Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το παράθυρο Αποθήκευση ως.

   

3. Επιλέξτε την τοποθεσία στην οποία θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο.

   

4. Εισαγάγετε ένα όνομα για το αρχείο.

   

5. Επίλεξε το Αποθήκευση ως τύπου κάτω βελάκι.

   

6. Μετακινηθείτε στη λίστα για να βρείτε και να επιλέξετε PDF (* .pdf).

   

7. Επιλέγω Σώσει για να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μορφή PDF και να κλείσετε το παράθυρο.

   

Αποθηκεύστε ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας σε μορφή PDF

Η προεπιλεγμένη επιλογή Αποθήκευση ως αποθηκεύει μόνο το τρέχον φύλλο εργασίας σε μορφή PDF. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αποθηκεύσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας σας ως αρχείο PDF:

1. Επιλέγω Αρχείο > Αποθήκευση ως.

   

2. Επιλέγω Ξεφυλλίζω για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

   

3. Επιλέγω Αποθήκευση ως τύπου για να ανοίξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτε PDF. Το κουμπί Επιλογές εμφανίζεται στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

   

4. Επιλέγω Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.

   

5. Επιλέγω Ολόκληρο το βιβλίο εργασίας στην ενότητα Δημοσίευση τι.

   

6. Επιλέγω Εντάξει για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

   

7. Επιλέγω Σώσει για να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σε μορφή PDF και να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου.

Αυτόματη αποθήκευση στο OneDrive

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft 365, το Excel αποθηκεύει αυτόματα την εργασία σας όταν επιλέγετε να αποθηκεύσετε αρχεία στο λογαριασμό σας στο OneDrive cloud storage. Όταν τα αρχεία σας αποθηκεύονται στο OneDrive, τα έγγραφα αποθηκεύονται αυτόματα κάθε λίγα δευτερόλεπτα, εξαλείφοντας την ανάγκη συνεχούς επιλογής Αποθήκευση ή χρήση πλήκτρων συντόμευσης. Για να λειτουργήσει η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης, αποθηκεύστε έγγραφα σε μια θέση στο φάκελο OneDrive. Η λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης δεν λειτουργεί με καμία τοποθεσία στον υπολογιστή ή το Mac σας. Εάν διαθέτετε Microsoft 365 και αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στο OneDrive, ενεργοποιήστε την Αυτόματη αποθήκευση επιλέγοντας το διακόπτη εναλλαγής στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης του Excel. Όταν είναι ενεργοποιημένος, ο διακόπτης θα λέει Ενεργό. Για να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία και να αποθηκεύσετε τη δουλειά σας με μη αυτόματο τρόπο, αλλάξτε την σε Απενεργοποίηση.