Δεν υπάρχουν σκληροί και γρήγοροι κανόνες εθιμοτυπίας email σχετικά με την τοποθέτηση της υπογραφής σας. Όπως συμβαίνει με τις περισσότερες πτυχές της επικοινωνίας, ο γενικός στόχος είναι να μεταδώσετε το μήνυμά σας με σαφήνεια και αξιομνημόνευτη, αλλά όχι πολύ ενοχλητικά – γι ‘αυτό λάβετε υπόψη τις ακόλουθες οδηγίες.
Τοποθέτηση υπογραφής email
Οι παραλήπτες email αναμένουν γενικά να δουν την υπογραφή του email σας ακριβώς κάτω από το τέλος του κειμένου σας. Αυτό το καθιστά την καλύτερη επιλογή για νέα μηνύματα. Στις απαντήσεις, ωστόσο, μια συμπυκνωμένη έκδοση ή καμία δεν είναι καθόλου καλή επιλογή. σε τελική ανάλυση, ο παραλήπτης γνωρίζει ήδη ποιος είσαι. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μεγάλα νήματα με πολλούς συμμετέχοντες, στις οποίες οι επαναλαμβανόμενες υπογραφές μπορεί να είναι δύσκολες και ενοχλητικές.
Επιλογές προγράμματος email
Οι προτιμήσεις που ορίζετε στο πρόγραμμα email σας καθορίζουν πού και πώς θα εμφανίζεται η υπογραφή σας.
- Εάν συμπεριλάβετε πρωτότυπα μηνύματα χρησιμοποιώντας εσοχή και επιλεκτική αναφορά, η υπογραφή σας θα εμφανιστεί στο κάτω μέρος του μηνύματος.
- Αν παραθέτω τεμπέλης—Ie, τοποθετήστε το μήνυμά σας πάνω από το αρχικό μήνυμα – η υπογραφή σας θα εμφανίζεται συνήθως μεταξύ του μηνύματός σας και του αρχικού μηνύματος που αναφέρατε, ακριβώς πάνω από το –Αρχικό Μήνυμα– γραμμή.
Η διαφορά μεταξύ τεμπέλης και επιλεκτικής προσφοράς είναι συχνά συνάρτηση του πελάτη email που χρησιμοποιείτε ή των προτύπων του επαγγέλματός σας. Οι χρήστες Linux, για παράδειγμα, συχνά βασίζονται σε επιλεκτική αναφορά, ενώ το Microsoft Outlook είναι προεπιλεγμένο σε τεμπέληδες.
Λάθη τοποθέτησης υπογραφής email για αποφυγή
Προφυλάξτε αυτά τα κοινά λάθη τοποθέτησης για να αποφύγετε τη σύγχυση:
- Υπογραφή στην κορυφή, απάντηση στην παρακάτω γραμμή: Οι αναγνώστες είναι υποχρεωμένοι να μην κοιτάζουν πέρα από κάθε υπογραφή που συναντούν. Εάν το πρόγραμμα email σας έχει ρυθμιστεί για να τοποθετήσει την υπογραφή σας πάνω από το κείμενο που αναφέρεται σε απαντήσεις και προς τα εμπρός, μην γράψετε τίποτα στο αναφερόμενο κείμενο. Οι πιθανότητες είναι, οι παραλήπτες θα παζλίσουν την κενή απάντησή σας – αλλά πιθανώς όχι αρκετά καιρό για να βρουν τις απαντήσεις σας στο αναφερόμενο τμήμα. Αντ ‘αυτού, απαντήστε πάνω από την υπογραφή ή μετακινήστε την υπογραφή στο κάτω μέρος.
- Υπογραφή στο κάτω μέρος, απάντηση όλων στην κορυφή: Οι παραλήπτες ενδέχεται να μην δουν ποτέ την υπογραφή ή, εάν το κάνουν, η υπογραφή μπορεί να τους στείλει να αναζητήσουν κείμενο απάντησης που ενδέχεται να έχουν χάσει. Αντ ‘αυτού, μετακινήστε την υπογραφή πάνω από το αναφερόμενο μέρος και κάτω από την απάντησή σας.
Γενικές οδηγίες υπογραφής
Λάβετε υπόψη αυτές τις συμβουλές κατά τη δημιουργία και τη χρήση της υπογραφής σας:
- Η υπογραφή του email σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τέσσερις ή πέντε γραμμές κειμένου.
- Αν και δεν είναι τόσο κοινό όσο ήταν κάποτε, πολλές υπογραφές email χρησιμοποιούν τον τυπικό οριοθέτη υπογραφών.
- Βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή δεν είναι μεγαλύτερη από 75 χαρακτήρες.
- Σκεφτείτε δύο φορές για να συμπεριλάβετε εικόνες. ορισμένα προγράμματα email αντιμετωπίζουν τις ενσωματωμένες εικόνες ως συνημμένα, ανάλογα με το πρόγραμμα και τον τρόπο με τον οποίο οι παραλήπτες ορίζουν τις προτιμήσεις τους.