Σε αυτό το άρθρο
Σε μια εποχή που οι προϋπολογισμοί εκδηλώσεων μειώνονται και η ευρυζωνική πρόσβαση στο Διαδίκτυο αυξάνεται, τα διαδικτυακά σεμινάρια γίνονται όλο και πιο δημοφιλή. Τα διαδικτυακά σεμινάρια είναι διαδικτυακά σεμινάρια, τα οποία συνήθως περιλαμβάνουν περισσότερους από 30 συμμετέχοντες και χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή παρουσιάσεων, εργαστηρίων, διαλέξεων και συναντήσεων μεγάλης κλίμακας. Δεδομένου ότι τα διαδικτυακά σεμινάρια πραγματοποιούνται στο Διαδίκτυο, επιτρέπουν στις εταιρείες να εξοικονομούν χρήματα για ταξίδια, τροφοδοσία και χώρους, που είναι όλα τα κόστη που συνδέονται συνήθως με πρόσωπο με πρόσωπο σεμινάρια. Ωστόσο, λόγω της μεγάλης παρουσίας τους, τα διαδικτυακά σεμινάρια χρειάζονται προσεκτικό σχεδιασμό για να είναι επιτυχημένα. Γι ‘αυτό όσοι σχεδιάζουν να φιλοξενήσουν ένα διαδικτυακό σεμινάριο πρέπει να αφιερώσουν χρόνο για να διασφαλίσουν ότι περνούν σωστά όλα τα απαραίτητα βήματα που θα διασφαλίσουν την επιτυχία του διαδικτυακού σεμιναρίου. Για να σας βοηθήσουμε να οργανώσετε το διαδικτυακό σας σεμινάριο, έχουμε επισημάνει τα πιο σημαντικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε παρακάτω.
Επιλέξτε μια ημερομηνία πολύ νωρίτερα
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν σχεδιάζετε ένα διαδικτυακό σεμινάριο, ή μια σειρά διαδικτυακών σεμιναρίων, είναι να ανατρέξετε σε ένα ημερολόγιο διακοπών και εκδηλώσεων πολύ νωρίτερα. Λάβετε υπόψη ότι θα προσκαλέσετε πολλά άτομα με πολυάσχολα προγράμματα, οπότε τους δώστε αρκετή ειδοποίηση για να αφιερώσετε χρόνο στο webinar σας. Για παράδειγμα, η εβδομάδα πριν από το χριστουγεννιάτικο διάλειμμα θα μπορούσε να είναι εξαιρετικά απασχολημένη, καθώς οι άνθρωποι προσπαθούν να δέσουν όλα τα χαλαρά τους άκρα πριν πάνε διακοπές. Λαμβάνοντας προσεκτικά υπόψη τις επιλεγμένες ημερομηνίες, μπορείτε να εξασφαλίσετε τη μέγιστη συμμετοχή.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε τον σωστό χρόνο
Εξετάστε τις διαφορές ζώνης ώρας. εάν βρίσκεστε στη δυτική ακτή, αλλά προσκαλείτε επίσης συμμετέχοντες από την ανατολική ακτή (και το αντίστροφο), μην προγραμματίσετε ένα διαδικτυακό σεμινάριο για το πότε οι συμμετέχοντες θα είναι εκτός γραφείου. Επίσης, μην προγραμματίσετε το διαδικτυακό σας σεμινάριο πολύ κοντά στο τέλος της ημέρας – αυτό είναι που οι συμμετέχοντες θα θέλουν να κλείσουν και να δουν τι πρέπει να κάνουν ακόμη για να το κάνουν εγκαίρως. Εάν προσκαλείτε άτομα από άλλες χώρες, επιλέξτε είτε μια ώρα που γενικά μπορεί να λειτουργήσει για όλους τους συμμετέχοντες (κάτι που είναι σπάνιο), ή σχεδιάστε να κρατήσετε το διαδικτυακό σας σεμινάριο αρκετές φορές για να λάβετε υπόψη διαφορετικές ζώνες ώρας.
Επιλέξτε το Εργαλείο Webinar σας
Τα περισσότερα διαδικτυακά εργαλεία συσκέψεων έχουν επιλογές διαδικτυακού σεμιναρίου, απλώς πρέπει να επιλέξετε το σχέδιο που αντιστοιχεί στον αριθμό των συμμετεχόντων που περιμένετε να προσκαλέσετε. Δοκιμάστε τα διάφορα διαθέσιμα εργαλεία και επιλέξτε ένα με τα χαρακτηριστικά και τη λειτουργικότητα που σας ταιριάζει καλύτερα. Ανάλογα με το είδος του διαδικτυακού σεμιναρίου που θα παρουσιάζετε, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε εύκολα μεταξύ των ηχείων ή να καταγράψετε το διαδικτυακό σεμινάριο για δημοσίευση στο διαδίκτυο. Ερευνήστε όλες τις δυνατότητες από πολλά διαφορετικά εργαλεία και σίγουρα θα βρείτε το τέλειο λογισμικό για την περίπτωσή σας. Βεβαιωθείτε ότι μόλις επιλέξετε το εργαλείο, ότι ο πάροχός σας είναι πρόθυμος να σας εκπαιδεύσει, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο το διαδικτυακό σας σεμινάριο.
Πρακτική εκτέλεση διαδικτυακού σεμιναρίου
Ως οικοδεσπότης, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι το διαδικτυακό σεμινάριο λειτουργεί ομαλά. Δεν υπάρχουν δικαιολογίες για το να μην ξέρετε πώς να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των ηχείων, να κάνετε μια ψηφοφορία ή να καταγράψετε το διαδικτυακό σεμινάριο, για παράδειγμα. Προσκαλέστε μερικούς συναδέλφους να σας βοηθήσουν να δοκιμάσετε το εργαλείο αρκετές φορές μετά την προπόνησή σας με τον πάροχο. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι παρουσιαστές σας είναι εξοικειωμένοι με το εργαλείο διαδικτυακού σεμιναρίου.
Αναπτύξτε μια ατζέντα και μια πρόσκληση
Προτού προσκαλέσετε το κοινό σας, ρυθμίστε προσεκτικά το διαδικτυακό σας σεμινάριο. Σκεφτείτε για πόσο καιρό θα διαρκέσει το διαδικτυακό σας σεμινάριο και για τα κύρια θέματα που θέλετε να συζητήσετε με τη σειρά που θέλετε να τα συζητήσετε. Προγραμματίστε επίσης μια συνεδρία Q&A, καθώς οι συμμετέχοντες θα έχουν πιθανώς κάποιες ερωτήσεις στο τέλος της παρουσίασής σας. Στη συνέχεια, περιγράψτε την ημερήσια διάταξη στην πρόσκληση. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να γνωρίζουν οι συμμετέχοντες εάν το διαδικτυακό σας σεμινάριο θα είναι σχετικό με αυτούς. Η πρόσκληση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει έναν σύνδεσμο που επιτρέπει στους συμμετέχοντες να συνδεθούν στο διαδικτυακό σεμινάριο, καθώς και έναν αριθμό κλήσης, σε περίπτωση που προτιμούν να ακούσουν μέσω τηλεφώνου.
Προσκαλέστε το κοινό σας
Σκεφτείτε προσεκτικά τι θέλετε να παρουσιάσετε και επιλέξτε το κοινό σας ανάλογα. Φροντίστε να παρακολουθείτε τις απαντήσεις σας, ώστε να γνωρίζετε ποιος θα παρακολουθήσει το διαδικτυακό σας σεμινάριο. Παρακολουθώντας εκ του σύνεγγυς τη λίστα των παρευρισκομένων σας, θα μπορείτε να προγραμματίσετε την παρακολούθηση σας μπροστά.
Προγραμματίστε την παρουσίασή σας
Λάβετε υπόψη ότι οι καλύτερες διαδικτυακές παρουσιάσεις συσκέψεων είναι εξαιρετικά οπτικές και ελκυστικές. Εάν χρησιμοποιείτε το PowerPoint, για παράδειγμα, μην γεμίζετε διαφάνειες μόνο με λέξεις. Συμπεριλάβετε εικόνες που σχετίζονται με αυτό που παρουσιάζετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε βίντεο και ακόμη και διαδικτυακά παιχνίδια, εάν χρειάζεται, για να ζωντανέψετε την παρουσίασή σας. Ορισμένοι σχεδιαστές διαδικτυακών σεμιναρίων στέλνουν ακόμη και υλικό στα γραφεία των συμμετεχόντων πριν από τη συνάντηση. Μάθετε να σκέφτεστε δημιουργικά και το διαδικτυακό σας σεμινάριο θα ζωντανέψει.
Καταγράψτε το διαδικτυακό σας σεμινάριο
Κάνοντας μια καταγραφή του διαδικτυακού σας σεμιναρίου, όσοι θα ήθελαν να ξαναεπισκεφτούν κάποια από τη συζήτηση ή εκείνοι που δεν μπορούσαν να το κάνουν, είναι σε θέση να ακούσουν όσα ειπώθηκαν στον δικό τους χρόνο. Εάν συνδέετε το διαδικτυακό σας σεμινάριο με μια διαδικτυακή καμπάνια μάρκετινγκ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εγγραφή σε οποιαδήποτε e-mail που στέλνετε, ενισχύοντας το μήνυμά σας.
Ακολουθω
Όπως και με τις διαδικτυακές συναντήσεις, η παρακολούθηση σε διαδικτυακό σεμινάριο είναι εξαιρετικά σημαντική. Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες σας τι συζητήθηκε και πραγματοποιήστε μια έρευνα για να συγκεντρώσετε τις σκέψεις τους για το πώς πήγε το διαδικτυακό σεμινάριο. Εάν σχεδιάζετε ένα άλλο διαδικτυακό σεμινάριο που μπορεί να ενδιαφέρει το κοινό σας, φροντίστε να το ενημερώσετε πότε μπορούν να περιμένουν μια πρόσκληση.
Ελέγξτε τα σχόλιά σας
Πάντα φροντίστε να ελέγξετε τυχόν σχόλια που έχετε λάβει στα διαδικτυακά σας σεμινάρια. Έτσι μπορείτε να βελτιώσετε τα επόμενα. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα σχόλια που σχετίζονται με την παρουσίαση, καθώς αποτελούν τον πυρήνα του διαδικτυακού σεμιναρίου.