Όταν χρησιμοποιείτε το PowerPoint ή άλλο λογισμικό παρουσίασης για μια τεχνική παρουσίαση, οι κύριες ανησυχίες σας πρέπει να είναι:
- Πόσο τεχνική πρέπει να είναι αυτή η παρουσίαση;
- Μπορώ να κάνω αυτές τις πληροφορίες σαφείς και συνοπτικές;
Μια τεχνική παρουσίαση είναι ο πιο δύσκολος τύπος παρουσίασης. Το κοινό σας μπορεί να περιλαμβάνει άτομα με υψηλή εξειδίκευση, καθώς και άτομα που δεν είναι τόσο εξοικειωμένα με τις έννοιες ή την ορολογία. Θα πρέπει να αντιμετωπίσετε και τα δύο στυλ μάθησης. Η ανάλυση κοινού είναι μια σημαντική ικανότητα από μόνη της και πρέπει να είναι ένα από τα πρώτα στοιχεία στη λίστα ελέγχου παρουσίασης.
Τα Dos
- Διατηρήστε τις γραμματοσειρές συνεπείς τόσο στο στυλ όσο και στο μέγεθος σε όλη την παρουσίαση.
- Χρησιμοποιήστε κοινές γραμματοσειρές που είναι διαθέσιμες σε κάθε υπολογιστή, όπως Arial, Times New Roman ή Calibri. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα υπάρξουν εκπλήξεις εάν ο υπολογιστής που χρησιμοποιείται για την παρουσίαση δεν διαθέτει την ασυνήθιστη γραμματοσειρά που επιλέξατε να εγκαταστήσετε και επομένως αντικαθιστά άλλη γραμματοσειρά.
- Συμπεριλάβετε σχετικές φωτογραφίες και γραφικά, όπως απλά γραφήματα ή διαγράμματα. Σκεφτείτε εάν το κοινό μπορεί να κατανοήσει τις πληροφορίες που παρουσιάζονται ή εάν πρέπει να απλοποιήσετε το διάγραμμα / διάγραμμα για σαφήνεια.
- Βεβαιωθείτε ότι τα γραφικά είναι καλής ποιότητας, ώστε οι πληροφορίες να αποκρυπτογραφούνται εύκολα στο πίσω μέρος του δωματίου.
- Κάντε ετικέτες σε διαγράμματα αρκετά μεγάλα ώστε να διαβάζονται από απόσταση.
- Χρησιμοποιήστε αυξημένη αντίθεση στις διαφάνειες σας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε την ίδια παρουσίαση σε δύο μορφές – μία παρουσίαση με σκούρο κείμενο σε ανοιχτόχρωμο φόντο και μια δεύτερη, διπλή παρουσίαση χρησιμοποιώντας ανοιχτό κείμενο σε σκούρο φόντο. Με αυτόν τον τρόπο, είστε έτοιμοι είτε για ένα πολύ σκοτεινό δωμάτιο είτε για πολύ φωτεινό δωμάτιο για παρουσία και μπορείτε να επιλέξετε την κατάλληλη παρουσίαση αναλόγως.
- Μειώστε τον αριθμό των διαφανειών στο ελάχιστο. Παρουσιάστε μόνο ό, τι είναι απαραίτητο και μην κατακλύζετε το κοινό με πάρα πολλές πληροφορίες. Οι τεχνικές πληροφορίες είναι αρκετά δύσκολες για πέψη.
- Αφήστε χρόνο για μια περίοδο ερώτησης στο τέλος της παρουσίασής σας.
- Μάθετε τα πάντα για το θέμα σας, ώστε να είστε προετοιμασμένοι όποιος ερώτηση που προκύπτει, ακόμη και αν η ερώτηση δεν καλύπτεται στο υλικό που παρουσιάσατε.
- Έχετε αναλυτικά φυλλάδια έτοιμα να δώσετε μετά την παρουσίαση. Αυτό επιτρέπει στο κοινό να μελετήσει αργότερα την παρουσίαση και οι πληροφορίες είναι έτοιμες για οποιαδήποτε απαραίτητη συνέχεια.
Δεν πρέπει
- Μην συγχέετε το κοινό με αποδιοργανωμένες διαφάνειες, ώστε ο σκοπός της παρουσίασης να μην είναι ξεκάθαρος.
- Μην κατακλύζετε το κοινό σας με πολυάσχολες διαφάνειες. Σκεφτείτε το παλιό κλισέ – «το λιγότερο είναι περισσότερο.»
- Μην χρησιμοποιείτε μικρές εικόνες ή μικρό κείμενο στις διαφάνειες σας. Σκεφτείτε αυτούς τους ανθρώπους στο πίσω μέρος του δωματίου.
- Μην χρησιμοποιείτε γραμματοσειρές τύπου σεναρίου. Είναι διαβόητα δύσκολο να διαβαστούν στις καλύτερες στιγμές, πόσο μάλλον σε μια οθόνη.
- Μην χρησιμοποιείτε περισσότερα από τρία ή τέσσερα σχετικά σημεία σε κάθε διαφάνεια.
- Μην χρησιμοποιείτε φανταχτερό φόντο. Μπορεί να είναι όμορφο ή ακόμη και στο θέμα, αλλά το κείμενο θα είναι δύσκολο να διαβαστεί. Διατηρήστε ένα λεπτό σκηνικό για τις πληροφορίες.
- Μην προσθέτετε φωτογραφίες για λόγους διακόσμησης. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει κάποιο σημείο που πρέπει να γίνει και ότι οι πληροφορίες είναι προφανείς στον θεατή.
- Μην χρησιμοποιείτε ήχους ή κινούμενα σχέδια, εκτός εάν πρόκειται να δώσετε έμφαση σε ένα σημείο. Ακόμα και τότε, είναι επικίνδυνο καθώς μπορούν να μειώσουν την εστίαση της παρουσίασης.
- Μην χρησιμοποιείτε ακρωνύμια εκτός αν όλα τα μέλη του κοινού είναι εξοικειωμένα με αυτά.
- Μην συμπεριλάβετε περισσότερα από τέσσερα ή πέντε στοιχεία σε ένα γράφημα. Ακόμα κι αν τα γραφήματα του Excel μπορούν να δημιουργηθούν για να δείχνουν εξαιρετικές λεπτομέρειες, μια παρουσίαση δεν είναι το κατάλληλο μέρος για αυτές τις πληροφορίες. Παραμείνετε σε σημαντικά γεγονότα μόνο.